LibreOffice Writer/Commenti e controllo delle versioni

Quando si prepara un lungo documento può essere utile associare dei commenti a determinate parti del testo, sia per ricordarsi di revisionare un paragrafo che non ci è venuto molto bene, sia per indicare che manca qualcosa, sia per scrivere o annotare un'idea che non si vuole dimenticare. Soprattutto quando si lavora in collaborazione con altri (ma alcune persone potrebbero trovarlo utile per l'uso personale) potrebbe anche essere importante mantenere traccia delle modifiche e delle versioni, per tornare indietro nel caso di una modifica non corretta. In questo capitolo parleremo brevemente delle opzioni offerte da Writer per questi compiti.

Commenti

Inserisci → Commento, oppure Ctrl+Alt+C, aggiungerà alla destra della pagina una barra grigia, che può chiudersi o aprirsi con il tasto Commenti nella sua parte superiore, con un riquadro ancorato al punto di inserimento e in attesa di testo. Nella parte inferiore di questo riquadro si trova l'informazione sull'utente che ha introdotto il commento, il giorno e l'ora della sua creazione e un menu che non solo ci permette di eliminare eventualmente il commento ma anche di rispondere se l'utente che modifica il documento è diverso da quello che lo ha commentato.

Commenti in un documento Writer

È anche possibile assegnare i commenti a un'area di testo e non solo a un punto particolare: è sufficiente selezionare il testo d'ancoraggio prima di introdurre il commento.

In Pratica

Il bottone Commenti per aprire o chiudere la barra dei commenti sarà visibile soltanto se il «righello» è attivo: Visualizza → Righelli → Righelli o Ctrl+⇧ Shift+R.

Commenti introdotti da diversi utenti si presentano in diversi colori. Al momento non esiste un'opzione grafica che permetta di personalizzare i colori dei commenti, i quali sono scelti automaticamente, però è possibile configurare il font utilizzato tramite il menu menzionato sopra con l'opzione Formatta tutti i commenti.

Stampare i commenti

È possibile stampare i commenti sia singolarmente sia insieme al documento, sia ai margini della pagina nella quale si trovano (la pagina verrà automaticamente ridotta), sia in una pagina indipendente o alla fine. Tutto questo semplicemente selezionando l'opzione appropriata nella parte inferiore della scheda Generale del menu di stampa che si apre con (Ctrl+P oppure File → Stampa).

Registro delle modifiche

Con il menu Modifica → Revisioni → Registra oppure utilizzando il bottone corrispondente nella barra degli strumenti standard oppure ancora premendo Ctrl+⇧ Shift+E verrà attivata l'opzione di registrazione delle modifiche del documento.

Il registro delle modifiche consente di vedere chi ha fatto cosa e quando

Con il registro delle modifiche attivo vedremo che il testo nuovo avrà un colore diverso e sarà sottolineato. Nel margine sinistro si indicano le linee modificate. Al passaggio del mouse sul testo si presenterà un piccolo messaggio che indica chi ha modificato cosa e quando.

Facendo clic con il tasto destro sul testo marcato risulta possibile accettare o rifiutare un cambiamento. Nel caso lo si accetti, il testo verrà visualizzato come di consueto. Se poi sul testo si fa una modifica, questa verrà nuovamente indicata in un colore diverso e con un formato differente: per esempio, il testo che viene cancellato rimarrà barrato fino a quando non verrà accettata esplicitamente la modifica.

In Modifica → Revisioni → Gestisci → Elenco si trova un elenco completo delle modifiche non ancora accettate: selezionando una delle modifiche della lista la modifica corrispondente sarà indicata nel documento. Se ci sono più autori nel documento ognuno verrà indicato chiaramente. Con un clic destro su di una modifica dell'elenco è possibile aggiungere un commento, che sarà mostrato nella colonna Commento. Questi commenti non hanno relazione con quelli trattati all'inizio del presente modulo.

Nella scheda Filtro è possibile filtrare le modifiche per autore, data di creazione, tipo di azione (inserimento, eliminazione...), eccetera.

Nel menu Strumenti → Opzioni → LibreOffice Writer → Modifiche è possibile personalizzare i colori utilizzati per segnalare le modifiche o il modo in cui si indicano le linee modificate.

È possibile far sì che le modifiche non vengano visualizzate, ma vengano comunque registrate, togliendo la spunta a Modifica → Revisioni → Mostra: in questo modo il documento risulterà più «leggibile» durante il lavoro di modifica.

È importante notare che tutto ciò che viene modificato dallo stesso autore sul documento verrà considerato come un'unica modifica. Quindi, se in un documento con il controllo delle modifiche attivo vengono scritte dieci pagine tutto ciò che è scritto in quelle dieci pagine farà parte di un'unica modifica.

Confronto di documenti

Il menu Modifica → Revisioni → Confronta documento ci permette di prendere due documenti (per esempio, quello originale e una sua copia modificata) e confrontarli per capire le differenze: è sufficiente, da uno dei documenti, andare a questo menu e scegliere l'altro perché Writer marchi automaticamente le differenze, permettendo di accettarle o rifiutarle.

Questo risulta particolarmente utile quando diversi collaboratori lavorano simultaneamente su più copie dello stesso documento: aprendo il documento di riferimento e da lì chiamando la funzione di confronto sarà possibile controllare le modifiche senza paura di dimenticare nulla. La finestra che si presenta funziona esattamente come quella vista nella sezione precedente per confrontare le modifica in un documento con la registrazione delle modifiche attiva.

Versioni

Un altro modo per controllare le modifiche è utilizzare le versioni. Se invece selezionare «salva con nome» periodicamente e utilizzare un altro nome per creare un file diverso per ogni versione usiamo la funzione File → Versioni sarà possibile salvare diverse versioni del documento all'interno dello stesso file. Il menu che si presenta ci permette non solo si salvare una versione nuova ogni volta che vogliamo, ma anche di forzare Writer a creare una nuova versione ogni volta che il documento viene salvato (l'opzione Salva sempre la versione quando chiudi).

Quando una versione viene salvata manualmente si ha la possibilità di scrivere un piccolo commento che potrà essere modificato successivamente, selezionando la versione dalla lista e premendo Mostra.

Il bottone Apri mostra la versione scelta come un nuovo documento in sola lettura, mentre Elimina cancellerà completamente quella versione senza toccare le altre.

Il bottone Confronta funziona nello stesso modo della funzione di confronto vista in precedenza.

È importante notare che il sistema di controllo delle versioni darà dei file più pesanti: una copia completa del contenuto viene salvata nel file ogni volta che si crea una versione. Questo può essere un problema se si lavora con sistemi limitati, perciò sarà meglio lavorare con versioni come file indipendenti che dopo potremo confrontare utilizzando l'opzione vista nella sezione precedente.