Comunicazione professionale/Scrivere email

Scrivere email, newsletter e article marketing

Il web copywriter deve saper padroneggiare tutti gli strumenti di comunicazione digitale; tra questi figurano email promozionali e newsletter che rappresentano uno strumento efficace di visibilità per la maggior parte delle aziende.

Scrivere mail promozionali

Il primo ostacolo da superare è lo spamming. La maggior parte delle mail promozionali intasa le caselle di posta rendendo molto bassa la percentuale di lettura da parte dei destinatari; in questo caso è necessario prestare attenzione a due aspetti fondamentali della campagna di email marketing: il consenso del destinatario e il target.

È molto importante che il destinatario acconsenta alla ricezione di mail promozionali, trascurare tale aspetto implica inoltre conseguenze legali per violazione della privacy; per ottenere l'attenzione dei potenziali acquirenti è altresì importante che il servizio o il prodotto pubblicizzato sia in linea con il target.

Dunque, un buon modello di mail promozionale presenta: un mittente conosciuto, l'invio autorizzato da previo consenso, un oggetto chiaro e invitate, e una grafica adatta.

Oggetto

Alla ricezione della mail la percentuale di lettura sarà maggiormente alta se il mittente è conosciuto, è più probabile che in questo caso il destinatario aprirà il messaggio; se invece, come avviene per la maggior parte delle email promozionali, il mittente è sconosciuto il destinatario deciderà di leggere o meno il messaggio in base al contenuto dell'oggetto.

Dunque, come scrivere un oggetto efficace? l'assenza di immagini o di altri elementi grafici di supporto rende il lavoro più difficile. Attraverso il solo uso delle parole l'oggetto deve: incuriosire il lettore, comunicargli un vantaggio e spingerlo all'azione. Un oggetto efficace deve inoltre essere credibile e non promettere scenari difficilmente realizzabili, dev'essere presentato al lettore in modo professionale, con tono rispettoso, evitando espressioni dialettali e termini tecnici di difficile comprensione. Seppure non esiste una lunghezza ideale, la brevità è un altro espediente utile per rendere l'oggetto maggiormente efficace, l'ideale infatti sarebbe scriverlo utilizzando massimo dieci parole.

Corpo del messaggio

Anche il corpo del messaggio dev'essere ben strutturato ed efficace.

Per ottenere un livello di attenzione più alto è consigliabile chiamare il destinatario per nome attraverso un saluto personale che apre il corpo del messaggio.

Segue la stesura del primo paragrafo; a questo punto per non perdere l’attenzione ottenuta è opportuno far leva sull'oggetto della mail ribadendo ad esempio il vantaggio comunicato, evitando di concentrarsi troppo sulla propria azienda, spostando invece il focus sul lettore e sui benefici che otterrebbe proseguendo nella lettura. Anche in questo caso l’ideale è essere brevi, evitando così di annoiare il lettore o portarlo addirittura a chiudere la mail. È preferibile inoltre evitare il cosiddetto effetto "muro di testo", optando invece per una formattazione che agevoli la lettura.

La stesura del paragrafo centrale o di chiusura dev'essere dedicata invece a sottolineare con forza gli argomenti utili a supportare vantaggi e promesse fatte al lettore, e deve infine invitarlo a compiere un’azione attraverso il tipo di contatto che s’intende fornirgli. Ad esempio, se si desidera indirizzare il lettore su una landing page è opportuno indicarne il link e convincerlo a visitare la pagina in questione; se si preferisce invece un mezzo di contatto tradizionale occorrerà ovviamente inserire telefono o fax, preferibilmente accompagnato da nome e cognome del referente.

Altri suggerimenti utili a perfezionare la stesura di una mail promozionale che risulti efficace sono:

• evitare allegati non richiesti e non necessari che creano diffidenza in quanto probabili portatori di virus;
• evitare l’utilizzo del maiuscolo, di emoticon e gif animate;
• controllare accuratamente il testo per evitare errori ortografici o di battitura.

Scrivere newsletter

Pianificare una newsletter è un’ottima strategia di marketing utile a fidelizzare i clienti.
Tale strumento consiste nell'invio periodico di email che hanno lo scopo di aggiornare il destinatario su vari contenuti quali, ad esempio: lancio di nuovi prodotti o servizi, disponibilità di quest’ultimi, variazioni di prezzo, nuove sedi o punti vendita, promozioni, estrazione premi, nuovo catalogo, nuove regolamentazioni, download di aggiornamenti, seminari, mostre, fiere e così via; il tema della newsletter si adatterà ovviamente alla tipologia e alle esigenze dell’azienda.

Per pianificare efficacemente una newsletter occorre innanzitutto definire l’obiettivo principale. A riguardo è utile chiedersi a chi è rivolta la newsletter in questione, che target deve raggiungere, e se ha l'obiettivo di vendere qualcosa o di far ricordare il nome dell'azienda. Le risposte saranno utili a definire se si tratta di:

• promozione diretta: tipologia di newsletter che da poco spazio all'informazione concentrandosi maggiormente su promozioni, sconti e vantaggi per il cliente;
• promozione indiretta: tipologia di newsletter che, fornendo informazioni sull'azienda, tenta di costruire una relazione con il lettore favorendo la conoscenza e il ricordo del brand.

Il secondo passo da compiere durante la pianificazione di una newsletter è prestare attenzione ad alcuni dettagli importanti.

È fondamentale stabilire e rispettare una frequenza d’invio delle mail; ad esempio per una newsletter promozionale, in costante competizione con altre newsletter dello stesso tipo, l’ideale è una frequenza d’invio settimanale, al contrario, per una newsletter informativa andrà bene una frequenza d’invio minore, ad esempio mensile.

Per quanto riguarda la gestione del database degli indirizzi è molto importante evitare lo spamming, è preferibile infatti avere un database più ristretto ma composto da iscritti realmente interessati, favorendo così un indice di lettura più alto.

Infine, è importante essere discreti e proteggere la privacy del destinatario non richiedendo informazioni superflue per l’iscrizione limitandosi a quelle essenziali (nome e cognome, indirizzo email) e rendendo note le istruzioni per cancellarsi liberamente dalla newsletter.

Scrivere article marketing

La pratica dell’article marketing è molto diffusa tra aziende e singoli professionisti con lo scopo di migliorare la propria reputazione sul web attraverso la diffusione di articoli gratuiti. L'obiettivo principale è far emergere il proprio nome in rete, portare visite al sito web e così via; il tutto favorito dall'assenza di costi elevati.
Come per la newsletter, anche per l'article marketing la pianificazione del proprio lavoro risulta fondamentale. Occorre parlare al lettore di un argomento utile, fornendogli informazioni non banali ma chiare e interessanti; l'article marketing ha infatti lo scopo di vendere indirettamente, dunque non deve presentarsi come un esplicito messaggio pubblicitario, dovrebbe invece citare con discrezione il proprio prodotto o servizio concentrando l'attenzione su altri aspetti.

La struttura di un article marketing efficace presenta:

• un titolo che invoglia l'utente a leggere il contenuto;
• un sottotitolo che, accompagnato da alcuni dettagli, ribadisce e rafforza il concetto espresso dal titolo;
• il corpo del testo all'interno del quale vengono fornite ulteriori informazioni in modo chiaro, evitando giri di parole e dettagli superflui;
• l'inserimento di un link al proprio sito, preferibilmente al di fuori del testo principale;
• un invito all'azione così da favorire visite al sito web, iscrizioni alla newsletter o alla propria pagina Facebook.

Per quanto riguarda la pubblicazione dell'article marketing è sconsigliato pubblicare dei duplicati in quanto questi vengono filtrati dai motori di ricerca, rendendoli poco visibili e inutili; occorre dunque scegliere accuratamente dove effettuare la pubblicazione, ad esempio in una sezione specifica del proprio sito web o del blog dell'azienda.