Comunicazione professionale/Scrivere e correggere
Scrivere, rivedere e correggere un testo modifica
Distinguere il processo di scrittura in varie fasi è il segreto per riuscire ad organizzare il lavoro e ottimizzare il risultato. Per scrivere un testo è fondamentale procedere in maniera ordinata; il primo passo è scriverne una prima versione, solo successivamente procedere con la revisione e infine con l'editing. Tali fasi sono caratterizzate da diversi approcci metodologici. Ciò significa che dedicarsi al processo creativo della scrittura vuol dire, almeno in un primo momento, mettere da parte tanto la correttezza strutturale quanto quella formale dell'elaborato che, così come il tono e il registro stilistico vanno organizzati nelle fasi successive.
La prima stesura modifica
L'obiettivo della prima stesura è scrivere un testo provvisorio da migliorare con la revisione. Per fare ciò bisogna seguire il flusso delle idee e mettere su carta tutto ciò che la mente ha elaborato durante la lettura e la ricerca del materiale. Per rendere più agevole questo processo creativo risulta utile seguire un indice contenente le principali linee guida. Per ottimizzare il processo di scrittura è funzionale dividere l'indice in più sezioni o sotto-sezioni e lavorare su un aspetto per volta. Per una buona prima stesura bisogna:
- non interrompere il lavoro in caso di informazioni mancanti;
- non cercare la perfezione a tutti i costi e non preoccuparsi degli errori;
- scrivere velocemente;
- darsi un tempo limite ed eliminare le distrazioni;
Il risultato sarà provvisorio, poco limato e certamente migliorabile. Ciò significa pronto per essere rivisto!
La revisione modifica
La revisione è la fase più importante del lavoro di scrittura perché consente di rielaborare la prima stesura rendendola realmente aderente agli obiettivi comunicativi del mittente oltre che all'interesse del suo destinatario. E' grazie alla revisione che è possibile ottenere un risultato migliore in termini di: accuratezza, brevità, concisione, chiarezza, credibilità, concretezza e completezza [1]. Come prima cosa bisogna scegliere il livello della revisione, che dipende sia dall'accuratezza con cui è stata elaborata la prima stesura, sia dalla minore o maggiore formalità di cui deve essere caratterizzato il testo. Alcuni consigli pratici per la revisione sono:
- stampare e usare matite colorate per correggere;
- leggere ad alta voce;
- trovare un secondo lettore;
- prendere le distanze dal proprio lavoro e approcciarlo in maniera oggettiva;
- capire se il testo è vicino al lettore;
- controllare la logica del testo;
- organizzare in maniera coerente i paragrafi;
Rendere un testo conciso, chiaro e credibile modifica
Uno degli aspetti più importanti che un qualsiasi elaborato scritto deve avere è la concisione; la comprensione immediata del suo contenuto da parte del destinatario. Perché ciò avvenga è fondamentale che il testo sia breve e contenente tutte le informazioni necessarie senza però che queste siano espresse con parole superflue e fuorvianti. La concisione è un aspetto molto apprezzato dal fruitore di un elaborato perché fa risparmiare tempo e non crea fraintendimenti. Per ridurre la lunghezza di un testo senza ridurre le informazioni bisogna usare la forma attiva e spezzare le frasi lunghe in più frasi[2]. L'uso della forma attiva ha il vantaggio di rendere lo scritto più dinamico. Perché un testo risulti chiaro bisogna evitare l'uso di termini tecnici e stranieri, che il lettore potrebbe non conoscere, e sciogliere sigle e acronimi non immediatamente comprensibili. E' importante, nella fase revisionale, porre attenzione all'uso di verbi, avverbi e aggettivi. In genere, in funzione della chiarezza, è preferibile usare un verbo che sia il più specifico possibile per l'azione descritta invece di uno generico e accompagnato da un avverbio o un aggettivo che ne completa il significato. E' vantaggioso porre attenzione all'organizzazione visiva di un testo sostituendone alcune parti con grafici, foto e tabelle. Aumentare la credibilità di un elaborato significa innanzi tutto controllare la fonti di cui si avvale e creare un prodotto il cui messaggio risulta specifico e non vago. Per questo è utile evitare le ripetizioni e i luoghi comuni che fanno apparire il testo banale e privo di forza.
L'editing modifica
L'editing è la limatura finale dell'elaborato scritto. Attraverso il lavoro compiuto in questa fase si possono scovare gli errori sfuggiti durante le due precedenti e rendere il risultato finale definitivo. Ci sono diverse tecniche che rendono possibile tale risultato; innanzi tutto è utile far passare del tempo tra la fase revisionale e quella di correzione, l'abitudine alla lettura dell'elaborato potrebbe rendere difficile scovare errori nascosti. Leggere lentamente, compiendo anche delle pause rende più agevole il lavoro. Correggere lo scritto usando carta e penna e successivamente sottoporlo ad una persona di fiducia fa aumentare la probabilità di trovare dei refusi. E' utile anche:
- leggere una riga per volta;
- leggere al contrario;
- leggere ad alta voce;
- cerchiare ogni segno di punteggiatura;
- controllare date, numeri e simboli;
- controllare che il soggetto concordi con il predicato verbale;