Comunicazione professionale/Progettare il testo

Progettare il testo

Il processo di scrittura si può riassumere in quattro importanti fasi

1. Pianificazione
2. stesura
3. revisione
4. correzione

Nella fase di stesura il testo inizia a prendere forma e sostanza, ma solo con la revisione assumerà una forma più solida e definitiva. Nella fase di correzione, dopo aver eliminato eventuali errori di grammatica e ortografia, il testo prende forma per la sua pubblicazione. Il modo di scrivere è diverso per ogni persona: c’è chi attraversa queste fasi in modo sequenziale e preciso e chi si muove più liberamente. Di solito con l’esperienza si impara a unire le fasi, intrecciando pianificazione e stesura o revisione ed editing.

Imparerai a scrivere e poi rivedere un testo fino a renderlo funzionale ai tuoi obiettivi.

Laboratorio di scrittura

Ricerca delle informazioni e pianificazione del lavoro

Ogni testo deve essere pianificato (dall'email di poche righe alla tesi di 350 pagine). Per pianificazione si intende un lavoro riflessivo intorno agli obiettivi, ai destinatari del testo e sul contenuto del testo stesso. La durata di questo lavoro può variare da persona a persona. Non esiste un approccio migliore o peggiore, tutto deve adattarsi al proprio modo personale di lavorare. Un passo da compiere è quello di ritagliarsi un po'di tempo alla fine del lavoro per poterlo rileggere in tutta tranquillità. La prima cosa da fare è raccogliere le informazioni di cui disponi : sono molto importanti tutte le fonti, compresa la propria esperienza. Nel caso della scrittura professionale ci si può basare sulle proprie informazioni personali, sia su quelle disponibili in azienda.

Succede molto spesso, quasi sempre, che fai bene il lavoro di pre- scrittura (definizione del target e degli obiettivi), ma poi ti blocchi sulle informazioni da cui partire. Questa mancanza di informazioni può comportare il cosiddetto blocco dello scrittore o paura del foglio bianco. Il blocco è una sorta di paralisi che coglie le persone che devono scrivere un testo partendo da zero. . Si è in pieno blocco dello scrittore quando il foglio bianco inibisce e procura ansie, ma è superabile grazie ad alcune tecniche che ci accompagnano e ci aiutano nel corso della stesura del testo.

Raccolta di idee e spunti per partire con la scrittura

Tecniche di scrittura creativa per superare il blocco dello scrittore

Ecco alcune delle tecniche particolarmente utili per generare idee per la scrittura professionale:

• Freewriting (o Scrittura libera)
• Freewriting diretto ( looping)
• Listing e mapping
• Cubing
• 5W

• Freewriting o scrittura libera

Prevede che lo scrittore si obblighi a scrivere per un tempo predefinito senza mai fermarsi. Bisogna scrivere tutto ciò che ci passa per la testa in quel momento, senza dare importanza al contenuto del testo. L'importante è iniziare a scrivere per superare il blocco. Questa tecnica consiste nella scrittura di un flusso di coscienza.

• Freewriting diretto o looping

A differenza del precedente, qui c'è un tema dal quale partire. Questo metodo è molto utile per superare il blocco, generando idee relative ad un tema che ci interessa.

• Il listing e il mapping

Si parte da un tema scelto come punto di partenza e si creano della associazioni a cascata. Queste associazioni possono essere fatte con un elenco di testo (listing) o con una mappa visiva (mapping).

• Il cubing

Consiste nel guardare le cose da sei punti di vista differenti. Questo ci obbliga a esaminare l'argomento di partenza del nostro testo da più punti di vista e condurci di fatto a scrivere e vincere il blocco di partenza e la pigrizia. I sei lati del cubo sono così organizzati: Descrizione, Comparazione, Associazione, Analisi, Applicazioni, Contro e a favore

• Le 5W

Le 5W sono le iniziali di Who, What, When, Where, Why che in italiano stanno per Chi, Cosa, Quando, Dove e Perché. Solo dopo aver fornito al lettore questi dati fondamentali, potrò approfondire il mio argomento. Questa tecnica è molto utile per dare ordine ad un argomento confuso.

Organizzare le informazioni

La selezione e l'organizzazione delle informazioni sono i presupposti fondamentali per una scrittura efficace. Raccolte le informazioni utili per il nostro lavoro, occorre organizzarle e iniziare a scrivere. Prima di iniziare a scrivere, bisogna decidere quale organizzazione del testo può essere più utile per gli obiettivi prefissati e più efficaci per il mio ipotetico lettore. Ogni testo è sempre il risultato di più strutture e nessuna tra le organizzazioni che andremo ad elencare è migliore delle altre: ognuna ha vantaggi e limiti. Sostanzialmente, esistono sette modi per organizzare un testo:

1. Importanza delle informazioni: è consigliato strutturare un testo partendo dalle informazioni più importanti, cioè quelle che interessano il destinatario e raggiungono gli obiettivi che ci siamo prefissi.
2. Da semplice a complesso: organizzare le informazioni dalle più semplici alle più complesse per poter permettere ad un lettore non esperto di comprendere il contenuto del testo.
3. Cronologia: descrive l'evoluzione degli eventi in modo temporale. La scrittura cronologica prevede uno studio approfondito di come si sono svolti gli avvenimenti e la correttezza delle informazioni è fondamentale.
4. Categorie: la divisione per categorie è molto utile, perché permette di ridurre i testi complessi in unità informative più semplici e di rapida comprensione.
5. PAR (Problema- Azione- Risultato): buona parte della comunicazione aziendale ha l'obiettivo di far compiere delle azioni come ordinare un prodotto, visitare un sito, chiamare un numero verde (...). Quando la risposta è il tuo obiettivo principale, un modo utile per organizzare il testo è PAR, acronimo di Problema- Azione- Risultato.
6. Domande e risposte: questo schema permette un controllo completo su come il lettore otterrà le informazioni. Il percorso di lettura è molto rigido e non consente libere interpretazioni ma solo di scegliere poche opzioni. Può risultare molto noiosa dal momento che non è una struttura creativa.
7. Organizzazione visiva: con l'organizzazione visiva l'informazione è presentata in grafici, tabelle, schemi, liste ed elenchi puntati. Ci sono dei documenti in cui l'elemento grafico è prevalente rispetto al contenuto.

Creare un indice

Dopo aver pianificato il lavoro, ci sono diverse tecniche per organizzare la prima stesura di un testo. La tecnica più usata prevede la creazione di un indice ( simile ad un elenco) delle cose da scrivere. L'indice indica secondo quale ordine saranno disposte le informazioni e quale relazione intercorre tra le varie parti del testo. Si parte da argomenti più generali per entrare poi sempre più nel dettaglio. Ovviamente questo indice non è definitivo, in quanto viene continuamente revisionato allo scrittore perché solo alla fine scoprirà quali informazioni servono realmente e quali invece si possono eliminare perché poco utili e importanti per il nostro lavoro.

Come creare un indice efficace

L'indice deve essere necessariamente scritto in maniera chiara perché ci organizza l'intero lavoro da fare seguendo un percorso logico. Sviluppare l'indice aiuta a capire se ci sono elementi che non abbiamo preso in considerazione o che probabilmente non serviranno per il lavoro di scrittura.

Scrivere un indice

Prima di iniziare, a inizio pagina scrivi i tuoi destinatari e il tuo obiettivo (ciò eviterà di farti andare fuori tema). Inizia a scrivere le sezioni del tuo testo seguendo l'organizzazione del testo più conforme ai tuoi obiettivi. La scelta dell'organizzazione testuale può essere cambiata anche in corso di stesura se ci accorgiamo che quella scelta non è adeguata. Inizia a scrivere le sezioni dividendole per punti elenco; si scrive un punto elenco per ogni categorie generale per poi scendere sempre più nel dettaglio di sezioni, sotto- sezioni e paragrafi. In questa fase, non stiamo ancora scrivendo, ma stiamo preparando la guida per la tua scrittura futura.

Cercare informazioni e iniziare a scrivere!

Manca solo un passaggio per iniziare a scrivere: cercare, selezionare e organizzare le informazioni per ogni singola voce del tuo indice. Ora è il momento di ricominciare a cercare informazioni utili. La difficoltà non è trovare informazioni, ma capire quali, tra una massa infinita di dati, possano essere considerate attendibili e quindi utili. Per valutare la validità e l'attendibilità dell'informazione richiede un forte senso critico e qualche dritta giusta. Una fonte e, infatti, può essere primaria o secondaria a seconda del contesto o dell'uso che devi farne.

A questo punto il lavoro di preparazione è finito. Sei pronto per iniziare a scrivere!