Archiviazione documenti cartacei/Archivi personali

Archiviazione documenti cartacei

Copertina Archiviazione documenti cartacei/Copertina

Gli archivi personali sono quelli che ogni impiegato si crea a propria misura, in quanto nello svolgimento della sua attività ne ha bisogno. Non sto parlando di documenti privati, ma di documenti dell’azienda che vengono manipolati prevalentemente da una stessa persona. Molte volte si tratta di documenti che questa persona gestisce solo temporaneamente, per poi consegnarli ad un'altra persona o un altro reparto, ma c'è comunque un periodo in cui queste carte sono reperibili soltanto tra le sue cose. Pensiamo ad esempio ad un progetto: materialmente deve essere compilato da quella persona e non necessariamente in un tempo breve. Si creano così degli archivi personali, costituiti in pratica di quei documenti che si trovano in possesso di una certa persona.

Per questi documenti ci sono solo due regole, una vincola la persona in questione, l’altra vincola tutti i suoi collaboratori:

Ogni persona deve gestire le carte in suo possesso in modo che siano accessibili con facilità ai collaboratori.
Tutti gli altri devono lasciargli la facoltà di organizzarsi come meglio crede, senza mai interferire nel suo modo di organizzarsi gli archivi.

Per esperienza devo dire che non è così facile come sembra. Da un lato ognuno di noi è portato a non manifestare troppo apertamente il proprio modo di lavorare, e per vari motivi che non starò ad elencare. Dall'altro lato specialmente gli anziani, i direttori ed i proprietari sono convinti di avere il diritto di ficcare il naso nel lavoro di chi sta ai livelli inferiori. Ebbene, non è corretto nascondere il proprio lavoro, e non è corretto imporre la propria esperienza.

In ultima analisi, tutti gli archivi personali sono del tutto temporanei, in quanto prima o poi confluiscono in uno degli archivi di cui abbiamo parlato sinora. Perciò è giusto che ognuno se li gestisca come meglio crede. Ripeto però che deve farlo con un occhio alla necessità che possono avere i suoi colleghi a consultare i documenti temporaneamente in suo possesso.

Rubriche telefoniche

Forse l'unico archivio personale non temporaneo è la rubrica telefonica. Ne vorrei parlare in questa sede, sebbene non si tratti nemmeno di vera archiviazione, diciamo piuttosto che si tratta di una materia strettamente connessa ad essa, la classificazione nel senso lato della parola.

Le comuni rubriche telefoniche, quelle stampate per intenderci, sono null’altro che degli elenchi di nomi in ordine alfabetico con dei numeri a fianco. Le rubriche personali ne seguono l'esempio (per quanto possibile), per cui sono semplicemente dei quaderni con alcune pagine per ogni lettera dell'alfabeto, all’interno delle quali pagine l’ordine alfabetico non è più possibile. Ne deriva spesso un bel disordine e scarsa leggibilità.

La soluzione è nel non ispirarsi alle guide telefoniche stampate, ma alle cosiddette "pagine gialle". Una rubrica personale dovrebbe innanzi tutto dividersi in alcune sezioni, ognuna delle quali si dovrebbe riferire ad un gruppo di persone caratterizzato dalla stessa "utilità" per l’utente.
Ad esempio, un gruppo da tenere a parte è quello dei numeri Privati, cioè delle persone che chiamiamo solamente noi e sono praticamente sconosciute ai nostri collaboratori. I rimanenti numeri potrebbero poi venir divisi in almeno quattro sottogruppi, cioè Collaboratori (le persone che lavorano con noi, inclusi i numeri privati dei capiufficio se disponibili), i Fornitori, i Clienti, gli Assistenti (che sono gli addetti all’assistenza delle macchine, ma anche i vari artigiani di cui si può avere bisogno, ad esempio un fabbro quando si inceppa la serratura, un idraulico quando spande l’acqua del bagno, ecc...). Ognuno di questi gruppi si può poi ulteriormente spezzettare, in quanto ogni azienda ha delle necessità peculiari, ma bisogna fare attenzione a non eccedere. Comunque ogni gruppo o sottogruppo deve poi contenere i nomi in ordine alfabetico, cosa difficilmente ottenibile con un quaderno, per cui è preferibile uno schedarietto apposito.
Questi schedarietti sono tanto più raccomandabili in quanto le schedine permettono di memorizzare anche eventuali numeri aggiuntivi o brevi commenti da tenere presenti ogniqualvolta si chiami quel numero, ad esempio un’indicazione dell’orario di ufficio o anche frasi tipo “informarsi sulla salute della moglie” se si tratta di persona particolarmente sensibile a simili cortesie. Ultima raccomandazione, elencare le persone sempre con il cognome, anche quando ci si rivolge a loro solo con il nome; eventualmente annotarle anche sotto il nome, ma con riferimento al cognome, tipo GIGI vedi ROSSI LUIGI, così in breve impareremo anche i cognomi.

Tutto questo discorso si riferisce evidentemente alle rubriche cartacee, ancora molto popolari in tutti gli uffici. Ma un corretto uso del computer deve eliminare per prima cosa proprio questi quadernetti e schedarietti, e lo farà certamente con la prossima generazione di impiegati. La regola di classificazione dei nomi comunque non cambia, anzi, con il computer l’operazione è davvero molto semplificata e se ne ottengono delle rubriche personali perfette.