Archiviazione documenti cartacei/Archivi facoltativi

Archiviazione documenti cartacei

Copertina Archiviazione documenti cartacei/Copertina

Gli archivi facoltativi sono quelli che molte ditte non ritengono di organizzare, semplicemente perché non li ritengono utili, o anche perché il tempo che richiede la loro tenuta può essere meglio impiegato. Questo può essere vero nelle piccole ditte dove le carte “sparse” sono poche e quindi recuperabili in breve tempo anche se non catalogate. Il discorso cambia quando la ditta si allarga e si gonfiano a dismisura i mucchietti solitamente etichettati con “Varie” o qualcosa di simile. Con una parvenza di ordine, nelle aziende di piccole dimensioni tutte queste carte, cioè tutte quelle che sinora non abbiamo menzionato, vanno messe in un unico raccoglitore, spesso alla rinfusa o al massimo in ordine di data. Che si opti per un singolo raccoglitore con la scritta VARIE sul dorso va anche bene, ma cerchiamo di fare un buon ordine all’interno. Basterà dividerne il contenuto in gruppi separati dai cartoncini, farne un elenco ed inserirlo come primo foglio nel raccoglitore.

Forse l’unico problema è individuare quali possono essere questi gruppi che, nelle aziende grandi, conterranno tante carte da richiedere un raccoglitore (o più) ciascuno. La prima regola è cercare di inserire queste carte negli archivi di cui già abbiamo parlato. Se ad esempio ci perviene un opuscolo pubblicitario di un macchinario, possiamo metterlo tra i Possibili Fornitori. Se vogliamo conservare un ritaglio di giornale che parla di un nostro cliente, lo inseriamo tra le carte di quel cliente. Se si tratta di un numero di telefono scarabocchiato in fretta su un pezzo di carta, inseriamolo nella rubrica telefonica e buttiamo via l’appunto. Se la nostra banca ci comunica qualsiasi cosa, inseriamo tale lettera tra le Comunicazioni della banca, ma se l’opuscolo ci perviene da una banca di cui non ci serviamo, sarà opportuno metterlo tra i Possibili Fornitori (anche le banche sono fornitori, dato che forniscono un servizio). Cerchiamo insomma in tutti i modi di non incrementare il Varie o Miscellanea o Da Archiviare o come altro abbiamo deciso di chiamare questo raccoglitore delle cose che non servono ma che non vogliamo buttare. Se le conserviamo, teniamole sempre in ordine e impegniamoci a buttare periodicamente via quanto non può più servire.

Manuali

Parliamo per esempio dei manuali e delle istruzioni per l’uso dei macchinari. Sono certamente documenti molto utili e ne dobbiamo tenere conto, ma se ad esempio un macchinario viene venduto, le istruzioni per il suo uso se ne vanno con esso, a noi non servono. Se un software viene eliminato dalla rete, non conserviamo il suo manuale. In questo modo l’archivio sarà aggiornato e non troppo voluminoso. Conserveremo i fascicoletti in buste trasparenti nel raccoglitore ISTRUZIONI PER L’USO, mentre i manuali staranno su uno scaffale assieme ai libri che l’azienda eventualmente possiede.

Listini

Terremo anche per un certo tempo i cataloghi ed i listini superati. Parliamo ovviamente di cataloghi e listini che emettiamo noi, non quelli che ci vengono inviati dai fornitori e che di conseguenza vanno conservarti nell’archivio dei Fornitori. I nostri cataloghi e listini possono servire solo di confronto o forse come falsariga per le nuove edizioni, perciò ne salviamo solo quelli che potrebbero servire.

In molte aziende però si salvano con cura tutte le edizioni, per disporre di un completo archivio storico. In questo caso i cataloghi non vengono forati per l’archiviazione, ma vengono raggruppati in annate o periodi e racchiusi in raccoglitori a falde larghe che poi si ripongono orizzontalmente con la scritta sul dorso tipo CATALOGHI 1998 oppure, se ne abbiamo più tipi, CATALOGHI DISEGNI 1997 e CATALOGHI FOTOGRAFIE 1997.

Fiere

Se la ditta partecipa a fiere, esposizioni e altri tipi di mercato fuori sede, dovremo tenere un archivio per tutti i documenti che ne derivano. Si tratta di opuscoli nostri e di altri, di resoconti delle dimostrazioni, di elenchi dei contatti avuti con i visitatori, ma anche delle modalità di accesso a queste strutture, delle procedure per gestire uno stand, degli elenchi di persone da impiegare per il tempo necessario, delle indicazioni logistiche per il personale. Tutte queste carte vanno conservate perché possono essere di grande utilità. Il raccoglitore FIERE o ESPOSIZIONI conterrà una busta trasparente per ogni fiera, della quale verrà indicato il nome ed il periodo sul primo foglio ben in vista. Come già detto per altri archivi simili, se le carte relative ad una fiera sono tante da richiedere più spazio, bisognerà provvedere con più buste e con i cartoncini separatori. In questo caso potremmo avere dei sottogruppi di documenti tipo Allestimento, Personale, Costi, Contatti con il pubblico, Rendiconti.

Legislazione

Un archivio che non si trova spesso, ma che dovrebbe esistere in ogni ditta, è quello della legislazione che regola l’attività specifica di quella azienda. Si tratta di una piccola raccolta di leggi e di regolamenti a cui ricorrere quando sorgono dei dubbi sulla gestione pratica dell’attività. Non sono documenti legali, ma solo ritagli di giornali o fotocopie della Gazzetta Ufficiale, talvolta solo appunti.

Per chiarire il concetto pensiamo alla famosa Legge 626 di recente applicazione: non c’è azienda che la possa ignorare, eppure ben poche aziende ne hanno il testo. Sarebbe invece corretto non soltanto procurarsi una copia del testo, ma conservare pure eventuali articoli apparsi su giornali specializzati che hanno cercato di spiegarla. Quelle aziende che per vari motivi non hanno degli obblighi specifici da adempiere in ottemperanza a questa legge, ne conserveranno il testo in un raccoglitore generico tipo LEGISLAZIONE, ma quelle che devono tenere qualche evidenza, faranno bene a riservare un raccoglitore alla sola LEGGE 626 dove conservare, sopra il testo della legge, tutta la documentazione richiesta dalla stessa.

Vale lo stesso discorso per esempio quando la ditta produce articoli che vanno poi venduti imballati. La legge sugli imballi è molto articolata e bisogna conoscerla bene, dedichiamo anche ad essa un raccoglitore perché ne avremo bisogno. Analogamente ci saranno altre leggi per altri tipi di attività e in ditta ci deve essere qualcuno che le conosca e che abbia cura di farle ottemperare: lo farà meglio se avrà a disposizione un buon archivio specifico.

Tipografia

Ogni azienda ha dei contatti di lavoro con le tipografie, se non altro per creare una propria carta intestata, ma in particolari tipi di attività succede che il contatto con il tipografo sia praticamente giornaliero.

Comunque sia, tutte le stampe iniziano con un’idea, con un disegno che poi si sviluppa in vari modi, viene sottoposto a varie approvazioni e poi passato in tipografia. Tutti questi preliminari devono venir conservati, dal primo abbozzo, passando per le varie correzioni, fino agli abbozzi di stampa, le approvazioni e la stampa definitiva. Ogni carta stampata ha una sua storia ed è molto utile poterla rivedere quando si presenta la necessità di una riedizione.

Di conseguenza, ogni carta stampata presente in ditta (anche se si tratta solo di una piccola etichetta) deve venir archiviata in una busta trasparente che conterrà tutta la documentazione dei vari stadi che la realizzazione di quella stampa ha richiesto. Man mano che una data stampa viene aggiornata o modificata, un esemplare del nuovo layout viene aggiunto alla busta, e quando non si fanno più modifiche, ma viene creata una stampa ex-novo, aggiungiamo una nuova busta trasparente al raccoglitore.

Le buste saranno raggruppate per contenuto, cioè metteremo assieme ad esempio le varie carte intestate, mentre le fatture andranno sotto un altro separatore, gli imballaggi verranno tenuti a parte, eccetera, dipende in definitiva da quanta carta stampata circola in azienda.

Oltre a ciò vi si conservano gli eventuali ritagli di giornale che riportano articoli sulla nostra azienda. Ognuno di questi ritagli va incollato su un foglio di carta A4 o piegato fino ad avere queste dimensioni, e deve riportare per esteso il nome della pubblicazione sulla quale è apparso e la relativa data. Visto però che comunque questi ritagli tendono a sciuparsi, sarà bene fare largo uso di buste trasparenti.

Questi documenti sono da archiviare in ordine di data con un ben evidente separatore tra anno e anno, in quanto, di solito, la pubblicità viene quantificata e considerata per anno contabile di gestione.

Statistiche

Specialmente nelle aziende più grandi si fa largo uso di indagini statistiche. È un campo che produce molti documenti e sono tutti inservibili se mal riposti.

Dobbiamo tenere presente che ogni elenco presente in ditta è a suo modo una statistica, si tratti di un elenco clienti che di un bilancio, ma non li conserveremo in questo archivio finché non avremo dato loro una “forma” statistica, cioè un riassunto in percentuale oppure una rappresentazione grafica. Se perciò abbiamo ad esempio un elenco delle vendite fatte da un rappresentante, lo archivieremo nella cartella di quel rappresentante; ma se questo elenco è corredato da un riassunto che riporta la percentuale di queste vendite rispetto al complessivo ammontare delle vendite aziendali, oppure se possiamo produrre una “torta” dove le vendite aziendali sono ripartite tra i vari rappresentanti, ecco che abbiamo una statistica da conservare in questo archivio.

Se le statistiche vengono fatte sporadicamente, basterà un raccoglitore per contenerle tutte quante. Ma se la statistica dell’azienda è seguita con criterio, dovremo archiviarne i vari risultati per contenuto.

Ricerche di mercato

È del tutto simile il discorso sulle ricerche di mercato. Anche una telefonata ad un probabile acquirente è una ricerca di mercato, ma la conserveremo nell’archivio di quel cliente o di quella operazione. Ma un’ampia ricerca di mercato, condotta su molti campioni, è una procedura a se stante e va conservata ciascuna nella sua busta trasparente, nell’apposito raccoglitore, unitamente alle varie risultanze che potremmo ricavarne.

Se non teniamo l’archivio dei “Possibili clienti”, metteremo in questo gruppo anche i vari “mailing” di ricerca clienti; conserveremo una copia di ciascuno allegandovi i nominativi dei clienti che vi hanno risposto.

Biblioteca

Rimane da illustrare solo il più classico degli archivi, la biblioteca. È un archivio presente in tutte le aziende, non solo in quelle grandi, perché proprio le aziende individuali devono essere sempre ben documentate se vogliono risultare concorrenziali. Si tratterà magari solo di manuali e di riviste del settore, ma per poterne trarre profitto bisogna tenerli in ordine.

Per praticità, distingueremo tra libri, riviste in abbonamento, e altre riviste. Non è, come si vede, una distinzione per contenuto che sarebbe quella più utile, semplicemente perché, come in ogni biblioteca, prevale la necessità di riporre le pubblicazioni secondo formato. Sarà perciò facile distribuire sugli scaffali i libri in modo per quanto possibile omogeneo, cercando cioè di tenere distinti ad esempio i contratti collettivi di lavoro dai vocabolari e dai libri inerenti al proprio settore di attività. Per le riviste, avremo cura di raggruppare quelle a cui siamo abbonati, in annate, le altre verranno riposte preferibilmente per data. Con ciò il lavoro dell’archivista potrebbe essere finito, al massimo gli si potrà chiedere di evidenziare con cartoncini separatori (infilati tra un libro e l’altro in modo che ne sporgano un po’) le annate o i gruppi di contenuti.

Ma un buon archivista è anche bibliotecario, e questo non è affatto un lavoro da poco, perché prende tanto tempo, e purtroppo il tempo manca sempre. I libri devono essere infatti anche catalogati, deve cioè esisterne un elenco in cui vengono riportati almeno Autore, Titolo, Argomento (non più di una riga). Con l’aiuto del computer, questi dati, variamente ordinati, permettono di trovare subito il libro che si cerca. Se la biblioteca occupa più scaffali, l’elenco dovrebbe contenere anche l’indicazione dell’Ubicazione.

Analogamente si dovrebbero schedare non le riviste, bensì gli articoli delle riviste, e questo purtroppo non si fa quasi mai, perché non se ne vede l’utilità (in rapporto con il costo orario dell’addetto). È invece un lavoro della massima utilità, in quanto, una volta letta una rivista, si tende a dimenticarne il contenuto, e tanto valeva non leggerla. Se non si ha la possibilità di trovare subito un certo articolo, non vale la pena di conservarlo, alle volte neanche di leggerlo. Ne consegue che è inutile conservare le riviste se non si provvede a catalogarne il contenuto. Ecco perché anche l’ordine fisico delle riviste su di uno scaffale non è tanto importante: quello che conta è poterne trovare il contenuto.

In linea di massima, l’elenco degli articoli sarà simile a quello dei libri: Nome della rivista, Numero/Anno, Autore, Articolo, Argomento. Se questi elenchi vengono gestiti a mano, sarà opportuno conservarli tutti assieme in un raccoglitore. Se invece, come preferibile, vengono compilati con il calcolatore, se ne potranno conservare delle stampe in un raccoglitore, ma la vera ricerca verrà fatta “in macchina”, cioè chiedendo al calcolatore la forma che di volta in volta servirà (elenco per autore, o per titolo, o per annata, ecc.). In questo modo la biblioteca risulterà veramente utile.