Archiviazione documenti cartacei/Archivi di utilità

Archiviazione documenti cartacei

Copertina Archiviazione documenti cartacei/Copertina

I documenti di cui la legge non prevede la conservazione sono moltissimi e variano da un'azienda all'altra. Sono degli strumenti che facilitano la gestione del lavoro ed è per questo che vengono non solo regolarmente compilati, ma anche conservati per qualche tempo.

Libro Mastro

I più importanti e comuni a tutte le aziende sono i "mastrini", cioè schede del Libro Mastro, la rappresentazione di tutti i movimenti contabili su tutti i conti presenti in bilancio. Quando i mastrini si compilavano a mano, venivano presi in considerazione solo alcuni conti, quelli più importanti, e venivano registrati sulle schede di dare-avere che poi si conservavano in schedari, cioè appositi contenitori di legno e poi metallici. Oggi che queste schede vengono compilate dall'elaboratore automaticamente quando il movimento viene registrato in contabilità, vengono fatti i mastrini di tutti i conti, con grande dispendio di carta, ma il risultato che ne deriva è ben più preciso e leggibile di quanto lo fosse stato con i vecchi sistemi.

In pratica però abbiamo imparato tutti a leggere i mastrini direttamente dal monitor e le stampe ci servono solo per i controlli. Di conseguenza, la stampa completa dei mastrini serve raramente, la si fa perlopiù solo per l'archivio, per permettere cioè un'eventuale ricerca futura di qualche dato. Tant'è vero che normalmente le stampe dei mastrini non si conservano per più di qualche anno, anche perché costituiscono il più voluminoso degli archivi. Visto allora l'impiego che se ne fa, basterebbe che a fine anno si procedesse ad una sola stampa di tutti i movimenti dell'anno, ed in effetti è ciò che molte ditte fanno. Altre invece, forse per agevolare la lettura dei movimenti o forse soltanto per dimostrare una certa diligenza nel lavoro, lo fanno molto più spesso, anche settimanalmente, ed è davvero un'esagerazione. Se in realtà il mastrino di un anno intero può davvero risultare poco utilizzabile perché troppo esteso, specialmente per i conti tipo Merci o Cassa o Banche, il troppo frazionamento ne diminuisce anche di più l'utilità in quanto non se ne può dedurre una logica consecuzione delle operazioni. Prendiamo per esempio l'uso più frequente che si fa dei mastrini, il controllo dei movimenti di un cliente. Se prendiamo in mano il mastrino di tutto un anno, e si tratta di un cliente abituale che ritira merce settimanalmente, la mole di dati che ci viene data è tale che non riusciamo a renderci esattamente conto delle varie fluttuazioni nel consumo e nei pagamenti. Se invece prendiamo il mastrino di un solo mese, non possiamo controllare i pagamenti - che si presumono differiti di 15 o 30 giorni - con le fatture. Ecco allora che, sempre in conformità con le esigenze dell'azienda e con il suo modus operandi, bisogna decidere quale sia il giusto periodo di tempo che si vuole visualizzare, il che significa ogni quanto tempo dovrà venir fatta la stampa dei mastrini. Di solito si opta per il trimestre e si fanno dunque quattro stampe annue. Molte volte l'ultima stampa dell'anno si fa alla fine dell'esercizio prima delle chiusure contabili, ed un'altra poi dopo le chiusure, ma non è una regola.

Comunque sia, l'archivista si trova ogni tanto con un malloppo di mastrini da archiviare. Sempre pensando all'uso che se ne farà, bisognerebbe spezzettare fisicamente questo insieme (tagliare i fogli che lo compongono) per ricavarne i dati di ogni singolo conto, e aggiungerli uno per uno sopra i dati dello stesso conto avuti nel periodo precedente. In questo modo l'archivio risulterebbe composto da gruppi di dati, uno per ogni conto presente in contabilità, conservati in buste trasparenti (o semplicemente pinzati assieme) e messi in ordine di conto, il numero più basso di sopra. Ciascuno di questi gruppi conterrebbe solo tutte le stampe fatte in quell'anno per quel conto e sarebbe davvero un bell'archivio. Per completarlo si potrebbe metterci davanti un Piano dei conti che aiuterebbe a trovare il numero del conto che si cerca.

Nella realtà questa procedura è talmente complessa e prende tanto di quel tempo che si preferisce avere un archivio meno perfetto ma fatto più velocemente, per cui semplicemente si archivia tutto il pacco ricevuto dalla contabilità così come sta e la faccenda è chiusa. In questo modo abbiamo un archivio dove i dati non sono conservati per conto, ma per periodo e una ricerca può non essere molto agevolata. Ma si preferisce un sicuro guadagno di tempo in sede di archiviazione, ad un'eventuale perdita di tempo durante la ricerca. Ad ogni modo, anche quando si archivia in questa maniera, bisogna avere l'accortezza di girare il tabulato in modo che non inizi con il verso bianco del foglio, e che presenti sempre i numeri di conto bassi di sopra. Dato che non sempre un periodo è costituito da un unico pezzo di modulo continuo, mettere sempre dei cartoncini separatori tra i periodi e indicarne gli estremi, ad esempio II° TRIMESTRE 1998. Non guasterà mai un Piano dei Conti all'inizio di ogni raccoglitore, prima del primo cartoncino. Anche all'esterno del raccoglitore stesso bisognerà indicare chiaramente i periodi che contiene, ad esempio MASTRI 1997 - I°-II°-II° TRIMESTRE oppure MASTRI 01.01-30.06 1999.

Primanote o Prime Note

Altri documenti che non occorre conservare sono le varie Prime Note.

La primanota più comune è il libro di Cassa, nel quale vanno annotati tutti i movimenti di denaro contante. È un libro che si tiene non perché qualche legge lo prescriva, bensì per un'utilità propria, per sapere come viene speso il denaro. È perciò indifferente la forma che gli si vuole dare, l'importante è che risulti pratico per la persona che lo deve usare. Alla fine della giornata, quando l'addetto fa il controllo e "chiude" la cassa, il saldo della prima nota rappresenta il denaro contante effettivamente presente e la primanota passa in contabilità per la registrazione ufficiale. Di solito il contabile registra i movimenti della giornata subito il giorno dopo, ma alle volte ci sono degli impegni più urgenti e la cassa viene ufficialmente aggiornata solo dopo qualche tempo. Comunque la primanota va conservata con cura fino alla registrazione in contabilità. Da questo momento in poi è una cartaccia da buttare, non va conservata. In pratica però moltissime volte la primanota di cassa viene conservata perché ci sono dei movimenti che non vengono riportati nei documenti ufficiali. Si tratta innanzitutto dei cosiddetti "buoni" che nelle piccole aziende rappresentano i prestiti a brevissimo termine concessi dalla cassa ai dipendenti ed ai titolari e che si presume debbano rientrare in giornata, al massimo entro un paio di giorni. Trattandosi di operazione che appesantirebbero la contabilità, è anche giusto che non vengano registrati, ma sorge allora il problema della gestione dei buoni. Sono nient'altro che dei foglietti con l'annotazione della data, dell'importo uscito e della firma della persona che l'ha preso, e vengono restituiti alla stessa o stracciati in sua presenza quando il denaro rientra. Va detto subito che questo modo di procedere è scorretto, ma purtroppo generalmente accettato nella maggior parte delle aziende. Il problema va comunque risolto dal contabile, come è pure solo il contabile che deve sincerarsi di passare all'archivio (e dunque al macero) solo carte senza importanza, cioè solo i fogli di primanota totalmente registrati. Per l'archivista anche questi buoni, nel caso che qualcuno gliene venga passato per errore, sebbene si tratti di annotazioni di una certa importanza, non sono da conservare. Altro discorso invece va fatto per le cosiddette "pezze d'appoggio" che sono in pratica delle giustificazioni di spesa e vanno conservate. Parliamo di scontrini, ricevute, fotocopie di fatture con l'annotazione "pagato", o qualsiasi altro pezzo di carta che provi un'uscita di cassa. Questi documenti vanno archiviati per data in un raccoglitore apposito, sul dorso del quale scriveremo ad esempio CASSA, MOVIMENTI DAL 01.01.1991 AL 31.03.1991 oppure USCITE DI CASSA 1995 o altra dicitura simile.

Ci sono ancora svariati tipi di primanota che variano di contenuto e di forma a seconda del tipo di azienda, ma sono tutti da trattare nello stesso modo. Le primanote non si conservano, si stracciano, e questo perché la caratteristica di ogni primanota consiste nella sua provvisorietà. Se i dati che contiene sono eventualmente da conservare, vanno sempre riportati "in bella copia", sia che si tratti di elenchi ufficiali o di semplici raccolte di appunti, di scadenzari o previsioni di budget. In questo modo non abbiamo più una primanota, ma un documento diverso da archiviare.

Banche

Altro archivio voluminoso è la raccolta dei documenti che ci pervengono dalle banche. È un archivio importante e spesso consultato, perciò deve essere tenuto in modo da favorire al massimo ogni ricerca.

Ovviamente la prima distinzione è tra banca e banca, non teniamo mai due banche nello stesso raccoglitore. La seconda distinzione, molto importante, è quella tra i vari conti presenti nella stessa banca; solitamente abbiamo nella stessa banca uno o più conti correnti e vari conti di anticipi, e dobbiamo tenerli assolutamente separati. Nell'ambito dello stesso conto poi, dividiamo gli estratti conto (che comprendono pure i conteggi di fine periodo, gli scalari, e le comunicazioni) dalle contabili dei movimenti. Queste contabili vanno infine divise in entrate e uscite ed archiviate per data, la più recente di sopra.

Vediamo qualche esempio. Se la ditta si serve di due banche, avremo due raccoglitori, uno per banca. Nel raccoglitore di ciascuna delle due banche avremo i seguenti gruppi separati da un cartoncino divisore a pagina intera: Conto Corrente n. 1234, Conto Corrente n. 5678, Conto Anticipi n. 9101 e Conto Anticipi n. 2345. In ciascuno di questi quattro gruppi avremo separato con cartoncini divisori più piccoli i seguenti sottogruppi: Entrate, Uscite, Estratti conto, Comunicazioni. Aggiungeremo qui i cedolini degli assegni emessi, cioè i blocchetti esauriti. Sarà opportuno usare le apposite buste trasparenti che si trovano in commercio e che permettono di archiviare in una sola busta dieci blocchetti. Ad ogni blocchetto vanno tagliate le "copertine" fino a ridurle delle dimensioni dei cedolini, e sulla prima "copertina" (sulla quale rimarranno visibili i numeri degli assegni che conteneva) scriveremo il range di utilizzo, cioè la data del primo e dell'ultimo assegno.

Logicamente, se le contabili da archiviare sono molte, invece di tenere tutta la banca in un solo raccoglitore, ci serviremo di un raccoglitore per ciascun gruppo, cioè per ciascun conto bancario e questo è infatti il modo più corretto di conservazione dei documenti bancari. Scriveremo dunque sui raccoglitori ad esempio: COMIT, C/C n. 1234, dal 01.07.1998 al 31.12.1998 oppure CARIPLO, CONTO ANTICIPI n. 4567, 1996.

Da notare a questo proposito che ogni banca ha il suo modo di lavorare, e possiamo alle volte trovarci in imbarazzo con l'archiviazione. Particolarmente per gli anticipi, alcune banche aprono un conto per ogni singolo anticipo; avremo cura in questo caso di tenere un solo raccoglitore chiamato CONTO ANTICIPI e vi inseriremo tutte le contabili relative agli anticipi. Altre banche possono non servirsi delle contabili, cioè non comunicano per iscritto ogni operazione effettuata, bensì riepilogano tutte le operazioni nell'estratto conto di fine mese; in questo caso non avremo la divisione in Entrate e Uscite, ma basterà una corretta archiviazione in ordine di data degli estratti conto. Anche per la gestione dei titoli alcune banche si servono di notificazioni particolari, ma l'importante è tenere queste comunicazioni separate dalle altre e ordinate per data. In definitiva, tenendo presente la regola del conto separato (cioè per ogni tipo di conto un raccoglitore), potremo adattare gli archivi secondo quanto risulterà di volta in volta più pratico.

Un'ultima serie di documenti bancari è quella delle Lettere di Credito. Questi documenti sono molto importanti e vanno tenuti separati dagli altri in quanto ci sono delle scadenze inderogabili in cui certe operazioni devono venir fatte. Qui il criterio separatore non è tanto la banca quanto la scadenza in cui i documenti devono venir presentati all'incasso. Terremo perciò tutti i documenti relativi ad una stessa lettera di credito nella stessa cartella o busta trasparente, e si tratta non solo della lettera vera e propria, ma di tutte le modifiche, delle eventuali telefonate intercorse con la banca, delle copie fatture, copie lettere di vettura, e simili. La scadenza entro la quale bisogna presentare i documenti all'incasso va scritta ben in grande sul davanti della cartella o della busta trasparente. Queste vanno poi messe in un raccoglitore LETTERE DI CREDITO ATTIVE nell'ordine di queste date, la più recente di sopra. In apertura del raccoglitore ci sarà un elenco aggiornato delle lettere di credito contenute con l'indicazione sommaria delle caratteristiche, cioè: banca, numero, cliente, scadenza. Quando una lettera di credito viene incassata, si può lasciarla in questo raccoglitore e scrivere sull'elenco "evasa" oppure archiviarla tra le carte di quel cliente e depennarla dall'elenco.

Quanto detto per queste lettere di credito ricevute dai clienti, vale anche per quelle che noi abbiamo emesso a favore di fornitori. Avremo in questo caso il raccoglitore LETTERE DI CREDITO PASSIVE, ordinato nello stesso modo. Invece della scadenza per presentare i documenti all'incasso, farà fede la data in cui dobbiamo provvedere al pagamento.

Prodotti

Nelle aziende di produzione, cioè quelle che materialmente producono qualcosa, sia che si tratti di industria che di artigiano o di impresa di servizi, molto spesso si ha bisogno di un archivio dei prodotti. Naturalmente stiamo parlando di aziende che sono in grado di offrire dei prodotti standard, non dell'artigiano-artista che non è in grado o non desidera ripetere la stessa produzione. La necessità di questo archivio si presenta solo quando vendiamo un prodotto del quale il cliente desidera una fornitura regolare e scaglionata nel tempo, per cui dobbiamo produrre esattamente sempre lo stesso tipo di prodotto. Per poterlo fare devono esistere delle regole di produzione, o delle formule, o dei progetti, o delle tabelle di marcia che bisogna rispettare ogniqualvolta è richiesta la fornitura di quel particolare prodotto. Non è certamente professionale affidarsi al caso ed alla memoria, questi procedimenti devono venir scritti, conservati ed ottemperati alla lettera. Si crea così l'archivio dei Prodotti, composto da tanti fascicoli quanti sono i prodotti che possiamo produrre. Molte volte in questi fascicoli c'è tutta la ricchezza dell'azienda, per cui vengono conservati con cura e sotto chiave dal personale responsabile. Comunque sia, ognuno di questi fascicoli deve contenere tutta la procedura con cui il prodotto viene ottenuto, deve riportare la descrizione degli eventuali sbagli commessi e delle correzioni apportate. Deve contenere la descrizione del materiale necessario e dei relativi costi, nonché uno specchietto dei possibili prezzi di vendita per varie fasce di utenti e per vari quantitativi. Nelle aziende maggiori vi si conservano i grafici relativi ai costi orari ed i prospetti delle varie politiche di mercato possibili. Le aziende produttrici di alcuni settori, ad esempio gli alimentaristi, vi conservano le analisi di ogni singolo prodotto. I chimici vi conservano le formule. I geometri ci mettono i progetti completi dei relativi costi. Un'azienda di assistenza farà un fascicolo per ogni pacchetto di servizi offerto all'acquirente, con un'esatta specifica e con un computo dei costi di trasferta rapportato al prezzo richiesto.

Si potrebbe elencare a lungo i documenti che potrebbero venir conservati in questi fascicoli, in quanto praticamente ogni azienda ha un prodotto da offrire ed è giusto che i responsabili dell'azienda stessa si facciano una ben precisa idea di che cosa vendono, ancor prima di sottoporla al cliente. La via più breve è senz'altro la gestione di questo archivio che ognuno si costruirà secondo le proprie necessità.

All'archivista non resta che raccogliere tutti questi fascicoli in uno o più raccoglitori, badando di mettere assieme quelli più simili per contenuto, e metterli su di uno scaffale. L'unica difficoltà sta nella scritta che si vuole apporre sui dorsi di questi raccoglitori. Trattandosi di materiale davvero riservato, non è il caso di metterlo eccessivamente in mostra, ma deve essere comunque accessibile senza troppa difficoltà. Potrebbe bastare un'anonima scritta tipo PRODOTTI oppure OFFERTE oppure PROMOZIONI. Sotto questa scritta bisognerà però elencare il contenuto (quando i raccoglitori sono più di uno), ma sempre con descrizioni un po' vaghe, generiche. La soluzione migliore è quella di numerare o siglare tutti i prodotti e riportarne sui dorsi solo queste cifre o sigle. La legenda di queste cifre si conserverà all'interno del raccoglitore. Avremo così dei raccoglitori tipo PRODOTTI da AA01 a BB99 oppure OFFERTE DA 01 A 1234, e simili.

Pendenze legali

Un ultimo gruppo che rientra nella serie degli archivi utili è quello delle pendenze legali. Purtroppo ogni azienda si trova prima o poi a parlare tramite avvocati, sia per difendersi che per accusare. Molte volte ne nascono delle pratiche voluminose che rimangono attuali per vari anni, per cui bisogna tenerle ben distinte dagli archivi che si ripongono annualmente.

Comprensibilmente ognuna di queste pratiche costituisce di per sé un archivio, perché vi rientrano molti documenti di varia natura. Ogni pratica inizierà perciò con l'"oggetto" della controversia, il motivo per cui si sta discutendo. Potrà trattarsi di una fattura non pagata, di un contratto non mantenuto, della contestazione di una fattura, dell'accertazione di un fatto doloso (furto ad esempio), o altro. Attenzione a non metterci gli originali di quei documenti che devono venir conservati negli archivi ufficiali, fatture ad esempio, una fotocopia basterà. L'importante è avere subito ben chiaro che cosa abbia fatto iniziare la pratica. Aggiungeremo poi, sempre di sopra ed in ordine di data, tutte le carte che avranno qualche attinenza con il caso. Si tratterà innanzi tutto degli inviti a regolarizzare la pendenza, delle risposte a questi inviti, e degli interventi delle Autorità e degli avvocati.

Ci sono dei documenti in questi fascicoli che per la loro importanza devono venir in qualche modo evidenziati. Si tratta per esempio di una prima sentenza del Tribunale alla quale in seguito ci si appella. Questi documenti vanno conservati singolarmente in buste trasparenti, in modo che non si stropiccino e che vengano subito individuati nel contesto della pratica.

Ognuno di questi insiemi costituisce una pratica, sulla copertina della quale (o sul raccoglitore se è voluminosa) scriveremo il nome della controparte ed il nome dell'avvocato che ci assiste in questa causa. Sulla seconda pagina di copertina o su un apposito foglio che terremo sopra tutti gli altri annoteremo il nome dell'avvocato della controparte ed i suoi numeri di telefono.

Solitamente ci si rivolge sempre allo stesso avvocato, ma può senz'altro succedere di trovarsi patrocinati da vari nominativi. In questo caso raggrupperemo le pratiche per avvocato, separando ove necessario con un cartoncino. Non deve mancare nel gruppo di ogni avvocato una lista di tutte le pratiche contenute, cioè l'elenco di tutti i nominativi con i quali siamo in lite e patrocinati da quell'avvocato. Questo elenco deve essere sempre aggiornato e ben leggibile, in quanto è l'unico posto dove appaiono i nomi delle controparti; eviteremo infatti di riportarne i nomi sui dorsi dei raccoglitori che possono essere esposti agli sguardi di eventuali estranei. Avremo in questo modo dei raccoglitori con scritte tipo PENDENZE LEGALI - AVV. BIANCHI, oppure PRATICHE LEGALI - AVV. ROSSI e STUDIO NERI. Se uno stesso avvocato ha abbastanza pratiche da necessitare di più di un raccoglitore, scriveremo tuttalpiù PENDENZE LEGALI - AVV. BIANCHI - A-L, senza maggiore specificazione. Solo nel caso siamo chiamati a tenere l'archivio di uno studio legale potremo permetterci di evidenziare le pratiche con i nomi, in quanto in questo caso i litiganti sono non la controparte, ma il cliente.

Un gruppo di documenti di questo stesso archivio va però sempre tenuto distinto dagli altri, e sono le contestazioni con le Autorità. Qui non si tratta di recupero crediti, ma di ben altro tipo di cause, alle volte molto importanti. La catalogazione dei singoli documenti è la stessa, faremo sempre buon uso delle buste trasparenti, ma non evidenzieremo le cause per avvocato, bensì per Autorità, per cui terremo dei sottili raccoglitori per ciascuna di esse. Sul dorso di questi raccoglitori non è opportuno scrivere ad esempio Contestazione con l'INPS o Rilevamenti dell'Ufficio Igiene o simili. Limitiamoci a indicare INPS e UFFICIO IGIENE, dovrebbe bastare per farci subito individuare la pratica che cerchiamo. Naturalmente terremo nello stesso raccoglitore tutte le pratiche con quell'Autorità, separate con i cartoncini divisori. Non terremo qui, come già detto, le pratiche di rimborso IVA, perché non sono contestazioni, ma normali procedure.

Parco macchine

È un archivio che naturalmente non servirà all'azienda che non possiede mezzi di trasporto, ma sarà molto utile anche in presenza di una sola macchina, e diverrà oltremodo importante ed indispensabile quando i mezzi saranno parecchi. Vi si conserveranno tutti i documenti relativi ad ogni automobile, mezzo di trasporto o mezzo di lavoro presente in azienda. I documenti che devono accompagnare il veicolo verranno fotocopiati, ma non devono mancare. Si conserveranno in fotocopia anche le fatture pagate per riparazioni o migliorie dei mezzi. Aggiungeremo anche copia del foglio aggiornato del Libro Cespiti Ammortizzabili relativo a quel bene, in modo che la situazione degli ammortamenti possa essere controllata in ogni momento.

Tutti i documenti relativi allo stesso veicolo verranno conservati in un fascicolo o in una busta di plastica, sulla quale verrà scritta una breve descrizione dello stesso e la targa. Le buste di plastica verranno poi messe in un raccoglitore con la scritta ad esempio VEICOLI oppure i raccoglitori saranno più numerosi ed avremmo AUTOVETTURE e MEZZI D'OPERA e MOTOCICLI, eccetera. Non guasterà, all'inizio del raccoglitore, un elenco dei mezzi presenti in esso. Quello che però non deve mai mancare è lo scadenzario, posto addirittura prima di questo elenco. Lo scadenzario riporterà in uno schemino aggiornatissimo tutte le operazioni che devono essere fatte entro una certa data, ad esempio le revisioni, ma anche i pagamenti della tassa di circolazione e dell'assicurazione. Così, aprendo il raccoglitore, salterà subito all'occhio l'imminente scadenza.

Altri archivi

Ci sono poi degli archivi minori ma molto importanti e che all'occorrenza devono fornire immediatamente i documenti desiderati. Finché il numero di questi documenti è esiguo, possiamo tenerli tutti nello stesso raccoglitore, debitamente separati per gruppo. Ma è preferibile dare a ciascuna di queste categorie il suo raccoglitore.

Assicurazioni

Il primo di questi gruppi è costituito dalle polizze di assicurazione. Ogni ditta è assicurata per qualche rischio, se non altro si assicura gli autoveicoli. Ognuna di queste polizze va conservata in una busta trasparente assieme ai relativi rinnovi, alle eventuali appendici ed alle estensioni, in ordine di data, la recente sopra. Il raccoglitore inizierà con un elenco di tutte le polizze contenute e delle relative scadenze.

Le aziende più grandi e quelle che trattano un dato tipo di affari (ad esempio i trasportatori) avranno non solo molte polizze, ma molti tipi di polizze. In questo caso le divideremo innanzi tutto per rischio, distinguendo cioè le polizze automobilistiche, quelle che assicurano merci viaggianti, quelle personali (vita e simili), quelle che assicurano beni immobili, e altre.

Quando qualcuno di questi documenti deve venir conservato tra i documenti ufficiali di contabilità (una polizza può essere considerata una fattura), avremo cura di farne una copia e conservarla nel presente archivio come fosse un originale, sia per potervi accedere subito quando necessita, sia anche per avere ben in evidenza la sua scadenza e poter dunque provvedere ad un eventuale rinnovo o disdetta in tempo utile.

Garanzie

Molto simile è l'archivio delle garanzie, in quanto si tratta di documenti che bisogna conservare per il dato periodo, ma che si spera sempre di non dover usare affatto. La prima distinzione è quella tra garanzie in corso e garanzie scadute. Queste ultime vanno conservate ancora per un certo periodo dopo la scadenza, ma poi di solito si buttano.

Le garanzie ancora in vigore invece vanno raggruppate per "oggetto", cioè dipende da che cosa viene garantito. Avremo così gruppi tipo Macchinari di laboratorio, Macchine di ufficio, o simili, per i quali probabilmente basterà una busta trasparente, all'inizio della quale avremo inserito un elenco delle garanzie presenti e la loro scadenza. Le buste verranno poi inserite in un raccoglitore con la scritta GARANZIE D'USO o simile.

Contratti

Un altro di questi gruppi è costituito dai contratti. I contratti sono la parte scritta di un accordo e ci si può mettere d'accordo su un'infinità di cose, per cui infiniti sono i tipi di contratto che si possono stipulare. Quelli che principalmente si possono incontrare in un'azienda sono comunque i seguenti: contratti di erogazione energia (Enel, Acega), contratti di compravendita, contratti di collaborazione, contratti di assistenza.

Alcuni archivisti preferiscono tenere tutti i contratti ben separati da ogni altro archivio, indipendentemente dal loro contenuto, proprio per potervi accedere immediatamente nel caso di qualche controversia. In questo caso basterà archiviarli con lo stesso criterio delle polizze assicurative.

Un altro criterio è invece quello della "continuità". Ogni contratto segna ovviamente l'inizio di qualche tipo di attività e di conseguenza ci saranno sempre delle carte da aggiungervi. Ad esempio i contratti di erogazione energia o installazione di telefoni e simili andranno nei Documenti sull'assetto dell'azienda, i contratti di compravendita fanno parte degli archivi Clienti e Fornitori, i contratti di collaborazione vanno custoditi tra i Documenti del personale, i contratti di assistenza sono comunque accordi con un dato Fornitore.

Tutti e due sono dei criteri validi e possiamo attenerci sia all'uno che all'altro. L'importante è solo che il criterio sia sempre lo stesso, non dobbiamo fare distinzioni tra un tipo di contratto e l'altro. Per orientarci meglio possiamo chiederci quanto spesso potrà accadere di dover consultare quei contratti, perché il criterio primo dell'archiviazione, ricordiamolo, è quello di favorire la ricerca di un documento quando si ha bisogno di consultarlo.