Vademecum per notai/Estratto repertoriale

L'estratto repertoriale, anche se non contenente annotazioni, deve pervenire nelle ore mattutine di apertura al pubblico (8,15 - 12,15; fine mese: 8,15- 10,15-almeno per quanto riguarda l'Archivio Notarile Distrettuale di Roma) ed entro il 26 del mese successivo a quello cui si riferiscono le annotazioni in esso contenute; p.e. l'estratto contenente annotazioni relative al mese di gennaio dovrà pervenire entro il 26 febbraio.

Al momento della presentazione dell'estratto vanno versati tasse e contributi; in occasione della presentazione dell'estratto repertoriale relativo al mese di maggio (entro il 26 giugno) va versata anche l'indennità annuale  di maternità nella misura di € 129,11(salvo modifiche intervenute alla data del 31-12-2014, in cui questo vademecum viene riveduto e corretto dall'autore); onde evitare  difficoltà procedurali con l'Ente Poste cui gli assegni vanno immediatamente girati per l'incasso ed il versamento finemensile alle amm.ni interessate, si raccomanda ai Sigg. Notai, in caso di pagamento  con assegno circolare, di controllare che il titolo sia correttamente compilato  con la legenda del beneficiario "archivio notarile di Roma" o "archivio notarile distrettuale di Roma"  e non semplicemente "Archivio di Roma"(che potrebbe intendersi anche "archivio di stato" o altro archivio avente sede nella capitale).

Non sono stati rari i casi di invito rivolto al versante di rivolgersi all'Ufficio postale per il controllo preventivo di un assegno "dubbio" con conseguenti grossi intoppi ;e' superfluo ricordare l'obbligo della presentazione entro il 20 del mese successivo al trimestre cui si riferiscono le annotazioni(quindi 20 gennaio,20 aprile, 20 luglio, 20 ottobre), di un estratto(anche se negativo) dal registro delle somme e dei valori affidati al Notaio; e' notorio che l'Archivio suole accettare,secondo un orientamento consolidato,l'estratto, insieme a quello repertoriale mensile e quindi anche oltre il 20 ma non oltre il 26, ma solo se negativo,cioè non contenente annotazioni relative al trimestre precedente.

Per le frequenti iscrizioni a ruolo e cessazioni dall'esercizio nel distretto, è difficile quantificare con esattezza il numero dei notai. Al 31-12-2004, come già menzionato precedentemente erano 455. Si immagini, pertanto cosa potrebbe succedere se tutti, esercitando il diritto di versare l'ultimo giorno, si presentassero o dessero il relativo incarico, il 26 del mese.
Si creerebbe all'unica cassa dell'Archivio una fila considerevole tale da creare serie difficoltà per tutte le successive operazioni. Si prega pertanto di trarre in merito le debite opportune determinazioni. Il versamento di tasse e contributi oltre il 26 del mese comporta il pagamento di penalità varie dipendenti dai giorni di ritardo e dall'importo da pagare.
Il numero medio di assegni che in ciascun giorno dal 20-21 al 26 del mese affluisce all'Archivio è di parecchie decine creando non pochi problemi, soprattutto considerando il fatto che essi devono essere girati all'Ente Poste entro l'orario mattutino e non essendo in alcun caso possibile differirne, in base all'attuale normativa contabile, il versamento; viene, infatti sempre raggiunto e superato l'importo di € 258,22(500.000 vecchie lit). Al riguardo l'Archivio Notarile di Roma e' costretto, con grave disagio interno, ad effettuare, spesso, due versamenti nell'arco della stessa giornata.

L'esistenza di un'unica cassa dipende da motivi interni dell'amm.ne. 

Di recente si e' adottato il sistema del bonifico bancario e si spera che ,col passar del tempo, esso possa dare i frutti desiderati con sua utilizzazione da parte di tutti o quasi tutti i Notai del distretto evitando un pericolosissimo e disagevole traffico di assegni e contante.

Versamenti per posta

Relativamente ai versamenti effettuati per posta, si prega di evitare arrotondamenti per eccesso: non essendo possibile, in tal caso, dare alcun tipo di resto, entrando a tutti gli effetti l'importo nel conto corrente dell'archivio, la differenza deve comunque essere contabilizzata in sede di emissione di quietanza.
Somme eventualmente ed erroneamente versate in eccesso di cui il Notaio si dovesse accorgere, potranno essere rimborsate, con motivata domanda rivolta all'amministrazione per la t.a. ed alla cassa nazionale per il resto, previo debito visto di conferma da parte dell'archivio notarile;anche se" errare humanum est", si pregano i sigg.Notai di evitare errori di contabilita' di fine mese:la procedura di rimborso almeno per quanto riguarda la t.a. dipende dai tempi di lavorazione:va infatti presentata debita domanda da inoltrarsi all'Ufficio Centrale degli Archivi Notarili, il quale non solo deve concedere l'autorizzazione ma anche decretare il relativo stanziamento sul competente articolo del conto spese delegate. L'estratto che rimane depositato nell'archivio a disposizione di tutti ,fino allo scarto, sarà convenientemente ed opportunamente confezionato, autenticato, munito dell'impronta del sigillo ed il suo frontespizio dovrà contenere tutti i dati negli appositi spazi; in particolare al momento della preparazione dell'estratto si prega di prestare attenzione a riportare tutte le cifre riguardanti esclusivamente il mese evitando di ometterne alcune; poiché i dati risultanti dagli estratti vengono mensilmente registrati e "salvati",usando un termine informatico, nelle apposite apparecchiature elettroniche, per tutti gli usi consentiti, ogni errore, commesso in sede di loro lavorazione, viene subito, dalle stesse, rilevato.
Si ipotizzi, pertanto, che una pagina del repertorio contenga annotazioni relative sia al mese di aprile che a quello di maggio e che si debba presentare all'archivio, l'estratto relativo a quest'ultimo mese: con opportuni accorgimenti dovrà essere confezionata la copia repertoriale evitando, nel lavoro di copia, di includervi anche le annotazioni relative al mese di aprile che all'archivio non interessano assolutamente, calcolando gli importi relativi soltanto al mese di maggio. Non sono stati rari i casi in cui lo scrivente addetto temporaneamente al servizio di ricezione e registrazione degli estratti repertoriali abbia dovuto segnalare all'impiegato dello studio notarile l'esistenza di irregolarità contabili di qualunque genere rilevate dall'apparecchiatura elettronica: il sistema infatti notava un salto di uno o più numeri tra il mese precedente a quello oggetto dell'operazione; oppure venivano constatati errori di calcolo per difetto, nel senso che inseriti nel sistema gli importi degli onorari, il pc, all'uopo programmato, dava degli importi completamente diversi: a volte l'incaricato era in possesso della differenza altre volte no;qualche volta l'importo da pagare in più è stato di 10 euro, altre volte di 200 etc.: ciò ha sempre creato notevoli disagi sia all'operatore sia all'utente.

Le considerazioni che precedono valgono anche per gli altri estratti: se p.e.durante il mese è stato ricevuto un t.p. annotare sul relativo repertorio i seguenti importi=on.74,t.a.7,40.rgt 14,80  e  presentare all'archivio il debito estratto. E cosi' via per i protesti cambiari .