Archiviazione documenti cartacei/Archivi Clienti e Fornitori: differenze tra le versioni

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L’archivio più voluminoso è quello dei '''clienti e dei fornitori'''. Non solo è il più voluminoso, ma nella gestione quotidiana è anche il più consultato. Bisogna perciò idearlo e poi mantenerlo con la massima cura. Sono questi gli archivi che più possono differire da una azienda all’altra, dato che ogni attività ha un diverso rapporto con i clienti ed i fornitori. Cerchiamo comunque di trovare alcune regole valide per tutti.

Grosso modo le possibilità di archiviazione sono due e le chiameremo '''archiviazione generica''' ed '''archiviazione specifica'''. La scelta tra le due dipende dall’attività svolta nell’azienda. L’archiviazione generica è la procedura che più si adatta alla maggior parte delle aziende, sia piccole che grandi, ed è perciò la più usata. Contiene un archivio ''CLIENTI'' ed uno ''FORNITORI''. L’archiviazione specifica invece è una raccolta di fascicoli relativi ad ogni OPERAZIONE. Se nell’archiviazione generica l’unità di riferimento era il ''Cliente'', in quella specifica è l’Operazionel’''Operazione''. Se cioè abbiamo bisogno di rintracciare, ad esempio, un pagamento di un dato cliente, nell’archivio generico cercheremo nel raccoglitore CLIENTI, mentre nell’archivio specifico cercheremo tra le Operazioni.

Sia comunque che si scelga l’archiviazione generica che quella specifica, di solito si tiene anche uno schedario dei clienti, dove su ogni scheda viene riportato non solo il nominativo, ma anche le condizioni di vendita a lui riservate, le persone da contattare, il fido concesso, eccetera. Comprensibilmente questo schedario non è necessario nelle aziende con pochi clienti, in quanto tutti questi dati sono reperibili nei fascicoli personali o addirittura possono essere ricordati. È invece uno strumento indispensabile per l’azienda con molti clienti, e deve essere assolutamente aggiornato e velocemente consultabile. Questo schedario si rinnova continuamente, per cui all’archivista non arriverà mai, ma possono venir archiviate schede di nominativi che certamente non si ripresenteranno. La miglior cosa è tenere tutte queste schede assieme in un apposito raccoglitore, ma possono venir anche cestinate. Se questo schedario viene tenuto in computer, come ormai correntemente si usa, sarà bene farne ogni anno una stampa completa ed archiviarla in un raccoglitore tipo ''NOMINATIVI CLIENTI''.

Decidiamo poi quali sono i '''documenti''' che vogliamo conservare in questi archivi. Di solito vi si conserva tutta la corrispondenza ed in genere tutti i documenti che interessano solo questo nominativo, eventualmente una copia di ogni fattura ed una stampa mensile del suo conto, cioè l’estratto conto della sua situazione contabile. Questo perché tali archivi devono rispecchiare il più chiaramente possibile la posizione di questo nominativo nei confronti della ditta. Rimarranno perciò tra questi documenti anche eventuali appunti presi durante una telefonata, o eventuali progetti, proposte, e soprattutto reclami.

Ad ogni modo, tutte le carte relative ad un certo nominativo vanno tenute in '''ordine di data''', la più recente di sopra. Normalmente basterà una busta trasparente a contenerle e in questo caso vi infileremo sul davanti un foglio con scritto ben in grande il nominativo, l’indirizzo, i numeri di telefono e la persona a cui rivolgersi. Queste buste verranno poi messe in raccoglitori più capaci, in ordine alfabetico, la A di sopra, dove bisognerà mettere un separatore tra ogni lettera dell’alfabeto.
<br />Questo separatore sarà del tipo rubrica, cioè un foglio di cartoncino colorato un po’ più largo del formato A4, con le lettere dell’alfabeto in vista sul bordo destro. Subito sotto questo cartoncino metteremo un elenco sempre aggiornato dei nominativi contenuti sotto quella lettera. Può succedere che un nominativo solo abbia tanta corrispondenza da riempire da solo un intero contenitore, il che non deve preoccupare. Anzi, se questi archivi vengono usati spesso, poniamo che li si usi consultare direttamente anche durante le telefonate, sarà bene che i raccoglitori siano molto stretti, fino ad arrivare a contenere un nominativo solo ciascuno.

Questo sistema è molto pratico ad esempio nella già citata azienda artigianale dove i clienti sono pochi ed i contatti con gli stessi molto frequenti. Sui dorsi dei raccoglitori avremo cura di scrivere ad esempio ''CLIENTI, A - F, 1998'', oppure ''FORNITORI'', ''ADANI'', ''1996'', o simile. Se, come spesso succede, un nominativo è sia cliente che fornitore, lo dobbiamo tenere in tutti e due gli archivi, e per quanto possibile, non dobbiamo far interagire le due “qualifiche”; se dobbiamo archiviare un documento che interessi quel nominativo sia come cliente che come fornitore, facciamone una fotocopia e archiviamolo da ambedue le parti.

L’archivista incaricato di gestire questi fascicoli deve conservarli rigorosamente per numero. Li raggrupperà in raccoglitori o cartelle a falde o faldoni o scatole, come meglio riterrà opportuno, avendo l’accortezza di apporre all’esterno una scritta che evidenzierà l’anno ed il range dei numeri contenuti, ad esempio ''OPERAZIONI 1997 DAL N. 123 AL N. 456'' oppure PRATICHEP''RATICHE PRIMO SEMESTRE 1993 - N. DA 123 A 456'' oppure ''POSIZIONI DAL 001 AL 500 - 01.01.94-31.01.94'', eccetera. Attenzione alle Operazioni che durano a lungo, oltre la scadenza dell’anno. Normalmente i numeri di Operazione iniziano ogni anno ex novo, per cui queste Operazioni possono venir rinumerate o richiamate con appositi riferimenti. L’archivista deve badare che questi fascicoli, conclusa l’operazione, vengano archiviati nell’ultimo anno della loro vita e con l’ultimo numero a loro conferito, perché è dalla conclusione dell’affare che si calcolano i dieci anni previsti per la conservazione della documentazione.

Strettamente connesse a questi archivi sono anche le evidenze dei probabili clienti e dei probabili fornitori. Questi sono semplicemente nominativi con cui sono in corso delle trattative, ma non si è ancora giunti ad una fatturazione. L’archivio si chiamerà ad esempio ''RICERCA CLIENTI'' o ' OFFERTE DI VENDITA'' oppure ''POSSIBILI FORNITORI'' o ''OFFERTE RICEVUTE'' e simili.