Archiviazione documenti cartacei/Archivio del personale: differenze tra le versioni

I libri che la legge prevede per il personale dipendente sono il libro Matricola e il libro delle Presenze. Il libro Matricola va conservato assieme agli altri libri bollati tenuti a mano, in quanto sinora non viene compilato a computer. Il libro delle Presenze va invece tenuto aggiornato costantemente, in quanto vi si devono annotare le ore di presenza di ogni singolo dipendente in ogni singola giornata. È perciò un libro di gestione e non un libro di archivio come praticamente tutti gli altri bollati. Per chiarire il concetto, gli altri bollati servono a registrare ufficialmente le operazioni fatte, e una volta stampati si possono mettere da parte perché non dovrebbero più essere consultati se non sporadicamente. Il libro delle Presenze serve invece da prima nota per calcolare gli stipendi ed emettere le buste paga e diventa perciò importante solo quando definitivamente compilato. Trattandosi di un libro bollato, va tenuto con cura, ma dato che lo si deve aprire innumerevoli volte e scriverci moltissimi dati, succede che si sgualcisca o che si macchi o addirittura che si strappi. È perciò consigliabile trovargli una copertina rigida o almeno conservarlo in una cartella rigida e riporlo dove possa essere raggiunto con immediatezza ma dove non sia esposto a logorio. Molto spesso questo libro si trova nel primo cassetto del capoufficio o dell’addetto alla registrazione delle presenze, assieme alla cancelleria ed ai timbri che immancabilmente finiscono per macchiarlo. Altre volte il suo posto è addirittura ben in vista sulla scrivania, ovviamente macchiato di caffè. Sono proprio i due posti da evitare, mettiamolo piuttosto in uno scaffale vicino, ben in piedi nella sua cartellina: occuperà poco spazio, sarà al sicuro e sottomano.▼

Quando poi una persona viene assunta, nell’archivio si apre una cartella a suo nome. Questa cartella conterrà, in quest’ordine, la domanda di assunzione, il commento dell’esaminatore che ha consigliato o approvato l’assunzione, copia della lettera di assunzione, eventuali copie di diplomi o brevetti e qualsiasi documento che si riferisca a questa persona. La cartella verrà poi alimentata nel tempo, in ordine di data, con tutte le comunicazioni dell’azienda al dipendente e viceversa. Ovviamente si conserveranno qui anche le ammonizioni e eventuali multe addebitate al dipendente, non solo quelle formalizzate con lettera, ma anche le ammonizioni verbali ed eventuali appunti dei superiori. Dovrebbero venir inserite in questa cartella, almeno in fotocopia, anche le ricevute delle buste paga e dei vari modelli fiscali e contributivi, ma per comodità non lo si fa quasi mai, in quanto si preferisce tenere un archivio apposito, che ingloba il Libro Matricola, tutte le buste paga, i modelli 101, i riepiloghi INPS e simili. Anche la situazione delle ferie e permessi dovrebbe entrare nel fascicolo personale, ma spesso anche questa viene allegata alle varie buste paga, in quanto così perviene dal consulente che la compila e così la si lascia. Ma mentre fa poca differenza se le buste paga vengono conservate separatamente, la situazione delle ferie risulta molto più utile se presente nella cartella personale, sotto un apposito cartoncino separatore. Sempre in questa cartella, ma separata dal resto, va conservata la documentazione sanitaria del dipendente. Contiene l’eventuale libretto sanitario, gli esiti degli esami medici fatti in sede, possibilmente una cartella clinica aggiornata dal medico personale del dipendente, e soprattutto una situazione delle assenze per malattia. Quest’ultimo documento deve venir compilato riportando fedelmente le date di assenza, le diagnosi dei medici, e le cure ricevute. Non è, come sembra, un’indagine per stanare gli assenteisti, bensì un’ampliazione della cartella clinica che aiuterà a conoscere l’effettivo stato di salute del dipendente, e la valutazione dell’idoneità al posto di lavoro ricoperto.▼