Archiviazione documenti cartacei/Regole generiche: differenze tra le versioni
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<br/>La stessa cosa possiamo dire per i classici raccoglitori '''a falda''' che, sebbene possano agevolmente contenere tutti di documenti proprio perché trattenuti dalle falde e dall’elastico, non hanno però il “dorso” sul quale annotarne il contenuto. Solo negli ultimi anni sono stati messi in commercio dei raccoglitori a falda con dorso di un paio di centimetri e si sono dimostrati molto utili non solo per il trasporto di documenti, ma anche per una corretta archiviazione degli stessi. Il solo difetto di questi raccoglitori è il loro prezzo, dal momento che costano circa quanto un raccoglitore classico ma contengono circa un quarto delle carte che quest’ultimo può comprendere. In archiviazione vengono usati perlopiù quando si deve raggruppare pochi documenti che non devono venir mischiati con altri, e dei quali non si prevede un maggior numero nemmeno con il passare degli anni.
Ci sono però dei documenti che non sono del formato [[w: DIN A4|A4]] sopra previsto, e che non è possibile costringere nei raccoglitori classici. Non stiamo parlando di fogli leggermente più grandi che si possono eventualmente piegare (certe fatture ad esempio), ma dei tabulati di formato largo che ancora si usano in certe contabilità.
<br/>Ci sono ancora moltissimi operatori che preferiscono le “lenzuola” come vanno scherzosamente chiamati i fogli larghi (praticamente un [[w:DIN A3|A3]]), sia per abitudine che per avere spazio dove annotare le correzioni sulle stampe di prova. Comunque sia, l’archivista non può decidere in merito, deve solo archiviare queste carte nel modo più corretto possibile. Visto che si tratta di documenti ufficiali di contabilità (libro giornale ad esempio), sarà bene usare i raccoglitori della forma adatta, cioè alti come gli altri, ma profondi (o larghi) il doppio, affinché i documenti non si stropiccino. Dato però che questi raccoglitori sono molto scomodi e prendono tanto spazio, sarà bene riservarli solo per i documenti importanti, non per eventuali stampe di prova o per gli archivi di uso corrente.
Le aziende che archiviano alcuni documenti raggruppandoli in '''fascicoli''', ad esempio i Clienti nell’archiviazione specifica (meglio illustrata più avanti), hanno bisogno di grandi '''faldoni''' in cui contenere questi fascicoli. I faldoni sono cartelle dalla copertina rigida e senza schienale (o con schienale floscio), e si chiudono con tre lacci. Sono un po’ più grandi delle altre cartelle, appunto perché le devono contenere. Non sono molto pratici, in quanto lo schienale floscio e la chiusura a lacci non agevolano una forma compatta, “a cubo”, dell’insieme, bensì creano dei blocchi sformati e “a cuneo” che, sovrapposti, rischiano di scivolare, mentre allineati su uno scaffale lasciano fuoriuscire contenuti di piccolo formato. Oggi i faldoni sono largamente sostituiti dalle '''scatole di archivio''' che sono in pratica degli scatoloni in cartone ondulato o pressato, della giusta misura per contenere un raccoglitore o due.
<br/>In effetti, alcune ditte usano queste scatole per archiviare quanto sta in un raccoglitore e usare quest’ultimo per un nuovo anno, ma non è questo il loro impiego migliore. Le scatole infatti prendono lo spazio che prende un raccoglitore, ma non riescono a conservare il suo l’ordine, perché i documenti ci stanno alla rinfusa.
<br/>Quest’etichetta va incollata sul dorso o su un lato, dipende dall’altezza dello scaffale a disposizione, con l’indicazione del contenuto, ad esempio OPERAZIONI 1996 DAL N. 123 AL N. 456 oppure PROGETTI 1996 GEN-APR oppure PENDENZE LEGALI 1992/1993, eccetera.
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La prima caratteristica che deve interessare all’archivista quando riceve un documento è la '''carta''' sulla quale è stato scritto. Questo perché ogni scritta su carta chimica o su carta tecnica sbiadisce col tempo, fino a cancellarsi totalmente in un periodo relativamente breve.
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Vanno fatte fotocopie anche di tutti quei documenti che dovrebbero stare in due o più archivi diversi, ad esempio la formula di un prodotto creato specificatamente per un certo cliente deve essere archiviata tra i Prodotti, ma una copia va messa senz’altro nella cartella del Cliente. In questi casi, l’archivista deve provvedere non solo a fare le fotocopie necessarie, ma soprattutto avere cura che sulle stesse sia chiaramente indicato dove si trovi l’originale.
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Molte volte poi le fatture vengono numerate non solo con numeri ma con lettere e numeri, ad esempio A00036. In questo caso bisogna innanzitutto sapere a che cosa si riferiscono le lettere. Se, come di norma succede, la lettera indica uno specifico reparto dell’azienda (poniamo A per ingrosso e B per dettaglio), abbiamo due serie di numerazioni che procedono indipendentemente l’una dall’altra. Ma certe aziende mettono delle lettere prima dei numeri per indicare la persona (o il reparto) che ha gestito quell’affare, così A0012 significa che la fattura n. 0012 conclude un affare gestito da Antonio, mentre la B0013 conclude una trattativa di Biagio.
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====Ordine alfabetico====
Dato che tutte le aziende prima o poi in qualche modo escono dall’ambito nazionale, bisogna usare l’'''alfabeto''' inglese, quello di 26 lettere, aggiungendo all’alfabeto italiano, nel giusto ordine, le lettere J K W X Y. Se poi una ditta ha dei contatti con aziende dei paesi slavi o scandinavi o altri ancora, dovrà ampliare di conseguenza l’alfabeto in uso.
<br/>Ad esempio, sarebbe scorretto che un ipotetico sig. Carlo venisse schedato come Karlo; allo stesso modo non è corretto archiviare John sotto Gion...
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<br/>L’unico problema è quello dei punti dopo le singole iniziali (E.N.E.L.) che talune aziende mettono ben in mostra sull’intestazione delle loro fatture, altre invece li omettono. Per il nostro archivio è una cosa senza importanza e possiamo decidere di puntare le iniziali o no, ma dobbiamo fare una regola valida sempre e comunque, e non sgarrare, specialmente se ci serviamo di un computer.
La seconda deroga è quella che ci permette di eliminare gli articoli iniziali. Se dovessimo archiviare l’azienda L’OASI VERDE e tante altre che iniziano con l’articolo, sotto la L, avremmo un’infinità di nominativi sotto la L, il che certamente non facilita le eventuali ricerche. Ecco perché ribattezzeremo questa azienda in “OASI VERDE (L’)”
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<br/>Intanto cerchiamo di usare meno parole possibili, quattro sono già troppe. Se necessario possiamo usare un sottotitolo, ma solo quando non se ne può fare a meno (ad esempio, sul raccoglitore CLIENTI potremmo avere un sottotitolo A - M per differenziarlo dal raccoglitore CLIENTI con il sottotitolo N - Z). Per quanto possibile usiamo sempre la stessa altezza di carattere per i titoli, un po’ minore per i sottotitoli; il fatto che la parola “clienti” sia più breve della parola “fornitori” non ci autorizza a fare la scritta CLIENTI con caratteri più grandi. Non usiamo scritture stravaganti ed artistiche, scegliamo un font classico, marcato e ben visibile a distanza. E sempre lo stesso per tutti i raccoglitori. Non dobbiamo dimenticare che i titoli sui dorsi dei raccoglitori servono a noi ed ai nostri colleghi per trovare le carte, ma sono anche uno specchio della nostra precisione.
Sul dorso di un raccoglitore, di solito in basso, deve essere anche indicato il periodo a cui l’archivio si riferisce, di solito l’anno.
<br/>Avremo così l’indicazioni tipo 1990 oppure 1990-1995 oppure gen-mar 1990, ecc. Evitiamo assolutamente di accorciare gli anni scrivendo solo le due ultime cifre, specialmente in questi anni di passaggio millennio. Abbreviamo invece volentieri i mesi, scrivendo solo le prime tre lettere, mentre eviteremo di indicarli con i numeri.
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Nelle imprese più grandi, quelle cioè con filiali o reparti decentrati, logicamente ogni unità operativa avrà i propri archivi, autonomamente gestiti. Siccome però di solito a fine anno o periodo gestionale gli archivi vengono tutti trasferiti nell’archivio centrale, l’archivista della filiale deve attenersi a qualche ulteriore regola.
Il primo lavoro che deve fare è decidere quali documenti deve trasferire in sede. Di regola si mandano in sede gli archivi che per legge devono venir conservati, mentre restano presso la filiale quei documenti che potrebbero tornare utili solo nella filiale appunto, ma che in sede servirebbero solo ad occupare spazio. Alcuni di questi documenti, ad esempio le copie fatture emesse, in centrale non servono perché ne hanno già un esemplare, mentre in filiale potranno forse servire ancora per qualche riferimento; però quando nemmeno in filiale serviranno più, non devono venir mandate in sede, vanno cestinate. Nell’occasione di questa cernita l’archivista provvede pure all’eliminazione di quei documenti che non vanno conservati per legge e non servono alla filiale, sono dunque cartacce da buttare. Non deve lasciarsi prendere dalla tentazione di demandare il compito al magazziniere o di buttare tutto quanto assieme in un paio di scatoloni “e che si arrangino alla centrale”.
Inizierà col sincerarsi che ogni raccoglitore porti, subito sotto l’intestazione dell’azienda, l’indicazione del reparto o della filiale, ad esempio ROSSI SRL - BOLOGNA se la ditta ha sede a Milano e una filiale a Bologna. Questo dato che al momento della creazione del raccoglitore non sembra degno di nota in quanto tutti gli archivi presenti si riferiscono ovviamente allo stesso luogo, diventa di vitale importanza quando gli archivi vengono unificati, in quanto è l’unico mezzo per distinguere gli archivi della filiale da quelli della sede.
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