Archiviazione documenti cartacei/Regole generiche: differenze tra le versioni

Ci sono però dei documenti che non sono del formato [[w: DIN A4|A4]] sopra previsto, e che non è possibile costringere nei raccoglitori classici. Non stiamo parlando di fogli leggermente più grandi che si possono eventualmente piegare (certe fatture ad esempio), ma dei tabulati di formato largo che ancora si usano in certe contabilità. E’È vero che la maggior parte dei contabili oggi opta per la scrittura “stretta” che permette di stampare su normale carta A4, ma non è certo una regola.

<br/>In effetti, alcune ditte usano queste scatole per archiviare quanto sta in un raccoglitore e usare quest’ultimo per un nuovo anno, ma non è questo il loro impiego migliore. Le scatole infatti prendono lo spazio che prende un raccoglitore, ma non riescono a conservare il suo l’ordine, perché i documenti ci stanno alla rinfusa. E’È vero che i raccoglitori costano di più, ma anche valgono di più. Le scatole sono invece indispensabili quando vanno a sostituire i faldoni, cioè quando contengono i fascicoli di qualche tipo. Sono molto più solide dei faldoni, più squadrate, e - da non sottovalutare - preservano i documenti dalla polvere. Oltre a ciò vi si può incollare un’etichetta, cosa che sullo schienale floscio dei faldoni era praticamente impossibile.

<br/>E’È il caso dei fax e degli scontrini, come pure di certi lucidi. Archiviarli come stanno non servirebbe a nulla, equivarrebbe a buttarli. Bisogna perciò farne delle '''fotocopie''' e pinzarle sull’originale prima di procedere all’archiviazione. Non guasterà il timbro “Copia conforme all’originale” e la firma dell’addetto.

<br/>E’È un sistema che si può definire perlomeno complicato, ma chi lo usa da anni si trova bene. Ora, la differenza con il caso precedente è enorme, perché qui abbiamo una sola serie di numeri, solo che di volta in volta hanno una diversa lettera davanti. In questo caso l’archiviazione va fatta ignorando le lettere. In sostanza, tutto sta nel distinguere le serie di numerazioni, e archiviare ogni serie autonomamente.

Dato che tutte le aziende prima o poi in qualche modo escono dall’ambito nazionale, bisogna usare l’'''alfabeto''' inglese, quello di 26 lettere, aggiungendo all’alfabeto italiano, nel giusto ordine, le lettere J K W X Y. Se poi una ditta ha dei contatti con aziende dei paesi slavi o scandinavi o altri ancora, dovrà ampliare di conseguenza l’alfabeto in uso. E’È importante infatti comprendere che se un linguaggio ha avuto il bisogno di creare una lettera, significa che il suo popolo ne ha bisogno e noi dobbiamo rispettare i nostri partner.

E’È un problema di computer anche quando dobbiamo archiviare nominativi che iniziano per numero. Di solito infatti i numeri si mettono prima di tutte le lettere, per cui la ditta ufficialmente denominata “4 NOVEMBRE” verrà prima di ANDREA ROSSI SRL. Ma per alcuni programmi di computer la descrizione del nominativo non è un campo alfanumerico, per cui non accetta numeri. Dobbiamo perciò ripiegare sulla descrizione QUATTRO NOVEMBRE e riporre le carte sotto la Q, come già abbiamo fatto per la ditta ufficialmente denominata “QUATTRO SORELLE”. Questa è una prima deroga alla regola che impone l’osservanza della denominazione ufficiale.

Sul dorso di un raccoglitore, di solito in basso, deve essere anche indicato il periodo a cui l’archivio si riferisce, di solito l’anno. E’È preferibile infatti che ogni anno contabile abbia i suoi raccoglitori, ma non è indispensabile. Alle volte un raccoglitore può servire anche per dieci anni, se contiene documentazione che non si accresce di molto nel tempo, ad esempio i documenti attestanti l’inizio di attività. Altre volte è necessario servirsi di due o più raccoglitori per lo stesso anno, ad esempio quando contengono le fatture di vendita di un’azienda di distribuzione.

Il primo lavoro che deve fare è decidere quali documenti deve trasferire in sede. Di regola si mandano in sede gli archivi che per legge devono venir conservati, mentre restano presso la filiale quei documenti che potrebbero tornare utili solo nella filiale appunto, ma che in sede servirebbero solo ad occupare spazio. Alcuni di questi documenti, ad esempio le copie fatture emesse, in centrale non servono perché ne hanno già un esemplare, mentre in filiale potranno forse servire ancora per qualche riferimento; però quando nemmeno in filiale serviranno più, non devono venir mandate in sede, vanno cestinate. Nell’occasione di questa cernita l’archivista provvede pure all’eliminazione di quei documenti che non vanno conservati per legge e non servono alla filiale, sono dunque cartacce da buttare. Non deve lasciarsi prendere dalla tentazione di demandare il compito al magazziniere o di buttare tutto quanto assieme in un paio di scatoloni “e che si arrangino alla centrale”. E’È lui, l’archivista della filiale, la persona più adatta a dividere in tre gruppi ben distinti tutto il materiale d’archivio, perché già ne conosce il contenuto. Procederà perciò per primo ad eliminare le carte che non servono, come secondo ad archiviare nei propri archivi quanto può ancora servire alla filiale, e come ultimo riempirà gli scatoloni da mandare alla centrale.