Archiviazione documenti cartacei/Archivi facoltativi: differenze tra le versioni

==Statistiche==

 

 

Dobbiamo tenere presente che ogni elenco presente in ditta è a suo modo una statistica, si tratti di un elenco clienti che di un bilancio, ma non li conserveremo in questo archivio finché non avremo dato loro una “forma” statistica, cioè un riassunto in percentuale oppure una rappresentazione grafica. Se perciò abbiamo ad esempio un elenco delle vendite fatte da un rappresentante, lo archivieremo nella cartella di quel rappresentante; ma se questo elenco è corredato da un riassunto che riporta la percentuale di queste vendite rispetto al complessivo ammontare delle vendite aziendali, oppure se possiamo produrre una “torta” dove le vendite aziendali sono ripartite tra i vari rappresentanti, ecco che abbiamo una statistica da conservare in questo archivio.

==Ricerche di mercato==

 

 

Se non teniamo l’archivio dei “Possibili clienti”, metteremo in questo gruppo anche i vari “mailing” di ricerca clienti; conserveremo una copia di ciascuno allegandovi i nominativi dei clienti che vi hanno risposto.

==Biblioteca==

 

 

Per praticità, distingueremo tra libri, riviste in abbonamento, e altre riviste. Non è, come si vede, una distinzione per contenuto che sarebbe quella più utile, semplicemente perché, come in ogni biblioteca, prevale la necessità di riporre le pubblicazioni secondo formato. Sarà perciò facile distribuire sugli scaffali i libri in modo per quanto possibile omogeneo, cercando cioè di tenere distinti ad esempio i contratti collettivi di lavoro dai vocabolari e dai libri inerenti il proprio settore di attività. Per le riviste, avremo cura di raggruppare quelle a cui siamo abbonati, in annate, le altre verranno riposte preferibilmente per data. Con ciò il lavoro dell’archivista potrebbe essere finito, al massimo gli si potrà chiedere di evidenziare con cartoncini separatori (infilati tra un libro e l’altro in modo che ne sporgano un po’) le annate o i gruppi di contenuti.

Ma un buon archivista è anche bibliotecario, e questo non è affatto un lavoro da poco, perché prende tanto tempo, e purtroppo il tempo manca sempre. I libri devono essere infatti anche catalogati, deve cioè esisterne un elenco in cui vengono riportati almeno Autore, Titolo, Argomento (non più di una riga). Con l’aiuto del computer, questi dati, variamente ordinati, permettono di trovare subito il libro che si cerca. Se la biblioteca occupa più scaffali, l’elenco dovrebbe contenere anche l’indicazione dell’Ubicazione.

 

 

In linea di massima, l’elenco degli articoli sarà simile a quello dei libri: Nome della rivista, Numero/Anno, Autore, Articolo, Argomento. Se questi elenchi vengono gestiti a mano, sarà opportuno conservarli tutti assieme in un raccoglitore. Se invece, come preferibile, vengono compilati con il calcolatore, se ne potranno conservare delle stampe in un raccoglitore, ma la vera ricerca verrà fatta “in macchina”, cioè chiedendo al calcolatore la forma che di volta in volta servirà (elenco per autore, o per titolo, o per annata, ecc.). In questo modo la biblioteca risulterà veramente utile.