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Altri documenti che non occorre conservare sono le varie Prime Note.
La primanota più comune è il libro di Cassa, nel quale vanno annotati tutti i movimenti di denaro contante. E’È un libro che si tiene non perché qualche legge lo prescriva, bensì per un’utilità propria, per sapere come viene speso il denaro. E’È perciò indifferente la forma che gli si vuole dare, l’importante è che risulti pratico per la persona che lo deve usare. Alla fine della giornata, quando l’addetto fa il controllo e “chiude” la cassa, il saldo della prima nota rappresenta il denaro contante effettivamente presente e la primanota passa in contabilità per la registrazione ufficiale. Di solito il contabile registra i movimenti della giornata subito il giorno dopo, ma alle volte ci sono degli impegni più urgenti e la cassa viene ufficialmente aggiornata solo dopo qualche tempo. Comunque la primanota va conservata con cura fino alla registrazione in contabilità. Da questo momento in poi è una cartaccia da buttare, non va conservata. In pratica però moltissime volte la primanota di cassa viene conservata perché ci sono dei movimenti che non vengono riportati nei documenti ufficiali. Si tratta innanzitutto dei cosiddetti “buoni” che nelle piccole aziende rappresentano i prestiti a brevissimo termine concessi dalla cassa ai dipendenti ed ai titolari e che si presume debbano rientrare in giornata, al massimo entro un paio di giorni. Trattandosi di operazione che appesantirebbero la contabilità, è anche giusto che non vengano registrati, ma sorge allora il problema della gestione dei buoni. Sono nient’altro che dei foglietti con l’annotazione della data, dell’importo uscito e della firma della persona che l’ha preso, e vengono restituiti alla stessa o stracciati in sua presenza quando il denaro rientra. Va detto subito che questo modo di procedere è scorretto, ma purtroppo generalmente accettato nella maggior parte delle aziende. Il problema va comunque risolto dal contabile, come è pure solo il contabile che deve sincerarsi di passare all’archivio (e dunque al macero) solo carte senza importanza, cioè solo i fogli di primanota totalmente registrati. Per l’archivista anche questi buoni, nel caso che qualcuno gliene venga passato per errore, sebbene si tratti di annotazioni di una certa importanza, non sono da conservare. Altro discorso invece va fatto per le cosiddette “pezze d’appoggio” che sono in pratica delle giustificazioni di spesa e vanno conservate. Parliamo di scontrini, ricevute, fotocopie di fatture con l’annotazione “pagato”, o qualsiasi altro pezzo di carta che provi un’uscita di cassa. Questi documenti vanno archiviati per data in un raccoglitore apposito, sul dorso del quale scriveremo ad esempio CASSA, MOVIMENTI DAL 01.01.1991 AL 31.03.1991 oppure USCITE DI CASSA 1995 o altra dicitura simile.
Ci sono ancora svariati tipi di primanota che variano di contenuto e di forma a seconda del tipo di azienda, ma sono tutti da trattare nello stesso modo. Le primanote non si conservano, si stracciano, e questo perché la caratteristica di ogni primanota consiste nella sua provvisorietà. Se i dati che contiene sono eventualmente da conservare, vanno sempre riportati “in bella copia”, sia che si tratti di elenchi ufficiali o di semplici raccolte di appunti, di scadenzari o previsioni di budget. In questo modo non abbiamo più una primanota, ma un documento diverso da archiviare.
==Banche==
Altro archivio voluminoso è la raccolta dei documenti che ci pervengono dalle banche. E’È un archivio importante e spesso consultato, perciò deve essere tenuto in modo da favorire al massimo ogni ricerca.
Ovviamente la prima distinzione è tra banca e banca, non teniamo mai due banche nello stesso raccoglitore. La seconda distinzione, molto importante, è quella tra i vari conti presenti nella stessa banca; solitamente abbiamo nella stessa banca uno o più conti correnti e vari conti di anticipi, e dobbiamo tenerli assolutamente separati. Nell’ambito dello stesso conto poi, dividiamo gli estratti conto (che comprendono pure i conteggi di fine periodo, gli scalari, e le comunicazioni) dalle contabili dei movimenti. Queste contabili vanno infine divise in entrate e uscite ed archiviate per data, la più recente di sopra.
==Parco macchine==
E’È un archivio che naturalmente non servirà all’azienda che non possiede mezzi di trasporto, ma sarà molto utile anche in presenza di una sola macchina, e diverrà oltremodo importante ed indispensabile quando i mezzi saranno parecchi. Vi si conserveranno tutti i documenti relativi ad ogni automobile, mezzo di trasporto o mezzo di lavoro presente in azienda. I documenti che devono accompagnare il veicolo verranno fotocopiati, ma non devono mancare. Si conserveranno in fotocopia anche le fatture pagate per riparazioni o migliorie dei mezzi. Aggiungeremo anche copia del foglio aggiornato del Libro Cespiti Ammortizzabili relativo a quel bene, in modo che la situazione degli ammortamenti possa essere controllata in ogni momento.
Tutti i documenti relativi allo stesso veicolo verranno conservati in un fascicolo o in una busta di plastica, sulla quale verrà scritta una breve descrizione dello stesso e la targa. Le buste di plastica verranno poi messe in un raccoglitore con la scritta ad esempio VEICOLI oppure i raccoglitori saranno più numerosi ed avremmo AUTOVETTURE e MEZZI D’OPERA e MOTOCICLI, eccetera. Non guasterà, all’inizio del raccoglitore, un elenco dei mezzi presenti in esso. Quello che però non deve mai mancare è lo scadenzario, posto addirittura prima di questo elenco. Lo scadenzario riporterà in uno schemino aggiornatissimo tutte le operazioni che devono essere fatte entro una certa data, ad esempio le revisioni, ma anche i pagamenti della tassa di circolazione e dell’assicurazione. Così, aprendo il raccoglitore, salterà subito all’occhio l’imminente scadenza.
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