Archiviazione documenti cartacei/Archivio del personale: differenze tra le versioni

Contenuto cancellato Contenuto aggiunto
Ramac (discussione | contributi)
mNessun oggetto della modifica
RamaccoloBot (discussione | contributi)
m Bot: Sostituzione automatica (-E’ +È)
Riga 1:
{{Da wikificare}}{{Archiviazione documenti cartacei}}
 
I libri che la legge prevede per il personale dipendente sono il libro Matricola e il libro delle Presenze. Il libro Matricola va conservato assieme agli altri libri bollati tenuti a mano, in quanto sinora non viene compilato a computer. Il libro delle Presenze va invece tenuto aggiornato costantemente, in quanto vi si devono annotare le ore di presenza di ogni singolo dipendente in ogni singola giornata. E’È perciò un libro di gestione e non un libro di archivio come praticamente tutti gli altri bollati. Per chiarire il concetto, gli altri bollati servono a registrare ufficialmente le operazioni fatte, e una volta stampati si possono mettere da parte perché non dovrebbero più essere consultati se non sporadicamente. Il libro delle Presenze serve invece da prima nota per calcolare gli stipendi ed emettere le buste paga e diventa perciò importante solo quando definitivamente compilato. Trattandosi di un libro bollato, va tenuto con cura, ma dato che lo si deve aprire innumerevoli volte e scriverci moltissimi dati, succede che si sgualcisca o che si macchi o addirittura che si strappi. E’È perciò consigliabile trovargli una copertina rigida o almeno conservarlo in una cartella rigida e riporlo dove possa essere raggiunto con immediatezza ma dove non sia esposto a logorio. Molto spesso questo libro si trova nel primo cassetto del capoufficio o dell’addetto alla registrazione delle presenze, assieme alla cancelleria ed ai timbri che immancabilmente finiscono per macchiarlo. Altre volte il suo posto è addirittura ben in vista sulla scrivania, ovviamente macchiato di caffè. Sono proprio i due posti da evitare, mettiamolo piuttosto in uno scaffale vicino, ben in piedi nella sua cartellina: occuperà poco spazio, sarà al sicuro e sottomano.
 
I documenti relativi al personale dipendente sono però molto più numerosi di quanto si creda e, cosa molto importante, a differenza di tutti gli altri archivi presenti in azienda, non vengono tenuti dall’ultimo dipendente assunto, ma dai dirigenti. Dato però che molte volte i dirigenti sono anche meno pratici di archiviazione di quanto lo siano i pivellini, illustrerò in breve le modalità di archiviazione anche per questi documenti.
Riga 23:
Per l’archivista comunque la situazione è analoga. Anche queste persone avranno una cartella personale, nella quale si conserveranno praticamente gli stessi documenti. Non ci saranno ovviamente le buste paga, ma bensì le ricevute per i compensi ricevuti. Per i collaboratori occasionali in effetti ci saranno solo queste ultime e qualche scarsa corrispondenza, in quanto non si parla di ferie e non interessa la situazione sanitaria. L’unica cosa da tener presente è che ad ogni ricevuta archiviata bisogna allegare il cedolino di pagamento della relativa ritenuta, o almeno se ne devono annotare gli estremi sulla ricevuta stessa. Ad ogni fine anno si allegherà anche copia della dichiarazione delle ritenute pagate.
 
Per gli amministratori e simili invece, la cartella dovrebbe contenere, oltre alle ricevute e quanto sopra detto, anche parecchi altri documenti. Ci sarà ad esempio un dettagliato curriculum aggiornato che comprenda pure eventuali attività presso altre aziende, nonché copia delle dichiarazioni dei redditi personali. Nelle ditte più grandi si tiene pure un’evidenza di tutti gli interventi che quell’amministratore ha fatto in seno alle assemblee. E’È chiaro che solo una persona gerarchicamente superiore, diciamo un sindaco o uno specifico supervisore, può tenere questi archivi e non sempre ne ha voglia o semplicemente non lo ritiene necessario.
 
[[Categoria:Archiviazione documenti cartacei|Archivi del personale]]