Archiviazione documenti cartacei/Archivi Clienti e Fornitori: differenze tra le versioni

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Grosso modo le possibilità di archiviazione sono due e le chiameremo archiviazione generica ed archiviazione specifica. La scelta tra le due dipende dall’attività svolta nell’azienda. L’archiviazione generica è la procedura che più si adatta alla maggior parte delle aziende, sia piccole che grandi, ed è perciò la più usata. Contiene un archivio CLIENTI ed uno FORNITORI. L’archiviazione specifica invece è una raccolta di fascicoli relativi ad ogni OPERAZIONE. Se nell’archiviazione generica l’unità di riferimento era il Cliente, in quella specifica è l’Operazione. Se cioè abbiamo bisogno di rintracciare, ad esempio, un pagamento di un dato cliente, nell’archivio generico cercheremo nel raccoglitore CLIENTI, mentre nell’archivio specifico cercheremo tra le Operazioni.
 
Sia comunque che si scelga l’archiviazione generica che quella specifica, di solito si tiene anche uno schedario dei clienti, dove su ogni scheda viene riportato non solo il nominativo, ma anche le condizioni di vendita a lui riservate, le persone da contattare, il fido concesso, eccetera. Comprensibilmente questo schedario non è necessario nelle aziende con pochi clienti, in quanto tutti questi dati sono reperibili nei fascicoli personali o addirittura possono essere ricordati. E’È invece uno strumento indispensabile per l’azienda con molti clienti, e deve essere assolutamente aggiornato e velocemente consultabile. Questo schedario si rinnova continuamente, per cui all’archivista non arriverà mai, ma possono venir archiviate schede di nominativi che certamente non si ripresenteranno. La miglior cosa è tenere tutte queste schede assieme in un apposito raccoglitore, ma possono venir anche cestinate. Se questo schedario viene tenuto in computer, come ormai correntemente si usa, sarà bene farne ogni anno una stampa completa ed archiviarla in un raccoglitore tipo NOMINATIVI CLIENTI.
 
== Archiviazione generica ==