Archiviazione documenti cartacei/Archivi facoltativi: differenze tra le versioni

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Gli archivi facoltativi sono quelli che molte ditte non ritengono di organizzare, semplicemente perché non li ritengono utili, o anche perché il tempo che richiede la loro tenuta può essere meglio impiegato. Questo può essere vero nelle piccole ditte dove le carte “sparse” sono poche e quindi recuperabili in breve tempo anche se non catalogate. Il discorso cambia quando la ditta si allarga e si gonfiano a dismisura i mucchietti solitamente etichettati con “Varie” o qualcosa di simile. Con una parvenza di ordine, nelle aziende di piccole dimensioni tutte queste carte, cioè tutte quelle che sinora non abbiamo menzionato, vanno messe in un unico raccoglitore, spesso alla rinfusa o al massimo in ordine di data. Che si opti per un singolo raccoglitore con la scritta VARIE sul dorso va anche bene, ma cerchiamo di fare un buon ordine all’interno. Basterà dividerne il contenuto in gruppi separati dai cartoncini, farne un elenco ed inserirlo come primo foglio nel raccoglitore.
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In linea di massima, l’elenco degli articoli sarà simile a quello dei libri: Nome della rivista, Numero/Anno, Autore, Articolo, Argomento. Se questi elenchi vengono gestiti a mano, sarà opportuno conservarli tutti assieme in un raccoglitore. Se invece, come preferibile, vengono compilati con il calcolatore, se ne potranno conservare delle stampe in un raccoglitore, ma la vera ricerca verrà fatta “in macchina”, cioè chiedendo al calcolatore la forma che di volta in volta servirà (elenco per autore, o per titolo, o per annata, ecc.). In questo modo la biblioteca risulterà veramente utile.
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