Archiviazione documenti cartacei/Archivi Clienti e Fornitori: differenze tra le versioni

 

L’archivio più voluminoso è quello dei clienti e dei fornitori. Non solo è il più voluminoso, ma nella gestione quotidiana è anche il più consultato. Bisogna perciò idearlo e poi mantenerlo con la massima cura. Sono questi gli archivi che più possono differire da una azienda all’altra, dato che ogni attività ha un diverso rapporto con i clienti ed i fornitori. Cerchiamo comunque di trovare alcune regole valide per tutti.

 

Per i possibili clienti invece il criterio sarà diverso, in quanto si presuppone che l’iniziativa partirà da noi, cioè saremo noi ad andare alla ricerca di clienti, ad esempio con varie forme di mailing. In questo caso catalogheremo i documenti per zona avendo cura di conservare l’elenco dei nominativi già contattati e, sopra lo stesso, la documentazione relativa ai vari contatti che il mailing ha generato, unitamente ad eventuali contatti spontanei, cioè non dovuti al mailing. Questi documenti sono destinati per la maggior parte a restare riferimenti unici a un dato nominativo, perché molto spesso purtroppo non hanno seguito. Ma per quei nominativi che continueranno la relazione, sarà nostra cura raccogliere tutte le carte in una busta trasparente, in attesa di una prima fatturazione, dopo la quale verrà compilata una scheda nello Schedario Clienti e tutta la documentazione andrà spostata nel raccoglitore dei Clienti, sotto la prima fattura, ossia (nell’archiviazione specifica) diventerà un’Operazione.