Archiviazione documenti cartacei/Archivio del personale: differenze tra le versioni

 

I libri che la legge prevede per il personale dipendente sono il libro Matricola e il libro delle Presenze. Il libro Matricola va conservato assieme agli altri libri bollati tenuti a mano, in quanto sinora non viene compilato a computer. Il libro delle Presenze va invece tenuto aggiornato costantemente, in quanto vi si devono annotare le ore di presenza di ogni singolo dipendente in ogni singola giornata. E’ perciò un libro di gestione e non un libro di archivio come praticamente tutti gli altri bollati. Per chiarire il concetto, gli altri bollati servono a registrare ufficialmente le operazioni fatte, e una volta stampati si possono mettere da parte perché non dovrebbero più essere consultati se non sporadicamente. Il libro delle Presenze serve invece da prima nota per calcolare gli stipendi ed emettere le buste paga e diventa perciò importante solo quando definitivamente compilato. Trattandosi di un libro bollato, va tenuto con cura, ma dato che lo si deve aprire innumerevoli volte e scriverci moltissimi dati, succede che si sgualcisca o che si macchi o addirittura che si strappi. E’ perciò consigliabile trovargli una copertina rigida o almeno conservarlo in una cartella rigida e riporlo dove possa essere raggiunto con immediatezza ma dove non sia esposto a logorio. Molto spesso questo libro si trova nel primo cassetto del capoufficio o dell’addetto alla registrazione delle presenze, assieme alla cancelleria ed ai timbri che immancabilmente finiscono per macchiarlo. Altre volte il suo posto è addirittura ben in vista sulla scrivania, ovviamente macchiato di caffè. Sono proprio i due posti da evitare, mettiamolo piuttosto in uno scaffale vicino, ben in piedi nella sua cartellina: occuperà poco spazio, sarà al sicuro e sottomano.

 

Per gli amministratori e simili invece, la cartella dovrebbe contenere, oltre alle ricevute e quanto sopra detto, anche parecchi altri documenti. Ci sarà ad esempio un dettagliato curriculum aggiornato che comprenda pure eventuali attività presso altre aziende, nonché copia delle dichiarazioni dei redditi personali. Nelle ditte più grandi si tiene pure un’evidenza di tutti gli interventi che quell’amministratore ha fatto in seno alle assemblee. E’ chiaro che solo una persona gerarchicamente superiore, diciamo un sindaco o uno specifico supervisore, può tenere questi archivi e non sempre ne ha voglia o semplicemente non lo ritiene necessario.