Archiviazione documenti cartacei/Regole generiche: differenze tra le versioni

In quanto ai raccoglitori, c’è chi preferisce quelli classici (dal dorso largo 6-10 cm), tutti eguali, e c’è chi opta per una soluzione più variopinta e differenziata, perché così la ricerca viene aiutata dalle varie forme e dai colori diversi dei contenitori.
<br/>Comunque sia, la scelta va fatta con '''criteri di praticità''', per cui va data la precedenza a quei raccoglitori che risultano più maneggiabili e che salvaguardano l’integrità dei documenti. E’
<br/>&Egrave; da tenere presente che i raccoglitori che non possiedono un '''fermo''' (il ferretto che tiene le carte ferme nella posizione corretta) non sono raccoglitori “verticali”, cioè non li si può mettere in fila sullo scaffale come si mettono i libri, perché i documenti non fermati si piegherebbero e finirebbero per strapparsi. Questi raccoglitori sono fatti per stare orizzontalmente, cioè con la copertina sulla scrivania, per cui non sono adatti per l’archivio, ma per un uso corrente di consultazione e trasporto.
<br/>La stessa cosa possiamo dire per i classici raccoglitori '''a falda''' che, sebbene possano agevolmente contenere tutti di documenti proprio perché trattenuti dalle falde e dall’elastico, non hanno però il “dorso” sul quale annotarne il contenuto. Solo negli ultimi anni sono stati messi in commercio dei raccoglitori a falda con dorso di un paio di centimetri e si sono dimostrati molto utili non solo per il trasporto di documenti, ma anche per una corretta archiviazione degli stessi. Il solo difetto di questi raccoglitori è il loro prezzo, perchédal momento che costano circa quanto un raccoglitore classico, ma contengono circa un quarto delle carte che quest’ultimo può comprendere. In archiviazione vengono usati perlopiù quando si deve raggruppare pochi documenti che non devono venir mischiati con altri, e dei quali non si prevede un maggior numero nemmeno con il passare degli anni.

Ci sono però dei documenti che non sono del formato [[w: DIN A4|A4]] sopra previsto, e che non è possibile costringere nei raccoglitori classici. Non stiamo parlando di fogli leggermente più grandi che si possono eventualmente piegare (certe fatture ad esempio), ma dei tabulati di formato largo che ancora si usano in certe contabilità. E’ vero che la maggior parte dei contabili oggi opta per la scrittura “stretta” che permette di stampare su normale carta A4, ma non è certo una regola.
<br/>Ci sono ancora moltissimi operatori che preferiscono le “lenzuola” come vanno scherzosamente chiamati i fogli larghi (praticamente un [[w:DIN A3|A3]]), sia per abitudine che per avere spazio dove annotare le correzioni sulle stampe di prova. Comunque sia, l’archivista non può decidere in merito, deve solo archiviare queste carte nel modo più corretto possibile. Visto che si tratta di documenti ufficiali di contabilità (libro giornale ad esempio), sarà bene usare i raccoglitori della forma adatta, cioè alti come gli altri, ma profondi (o larghi) il doppio, affinché i documenti non si stropiccino. Dato però che questi raccoglitori sono molto scomodi e prendono tanto spazio, sarà bene riservarli solo per i documenti importanti, non per eventuali stampe di prova o per gli archivi di uso corrente.

Le aziende che archiviano alcuni documenti raggruppandoli in '''fascicoli''', ad esempio i Clienti nell’archiviazione specifica (meglio illustrata più avanti), hanno bisogno di grandi '''faldoni''' in cui contenere questi fascicoli. I faldoni sono cartelle dalla copertina rigida e senza schienale (o con schienale floscio), e si chiudono con tre lacci. Sono un po’ più grandi delle altre cartelle, appunto perché le devono contenere. Non sono molto pratici, in quanto lo schienale floscio e la chiusura a lacci non agevolano una forma compatta, “a cubo”, dell’insieme, bensì creano dei blocchi sformati e “a cuneo” che, sovrapposti, rischiano di scivolare, mentre allineati su uno scaffale lasciano fuoriuscire contenuti di piccolo formato. Oggi i faldoni sono largamente sostituiti dalle '''scatole di archivio''' che sono in pratica degli scatoloni in cartone ondulato o pressato, della giusta misura per contenere un raccoglitore o due.
<br/>In effetti, alcune ditte usano queste scatole per archiviare quanto sta in un raccoglitore e usare quest’ultimo per un nuovo anno, ma non è questo il loro impiego migliore. Le scatole infatti prendono lo spazio che prende un raccoglitore, ma non riescono a conservare il suo l’ordine, perché i documenti ci stanno alla rinfusa. E’ vero che i raccoglitori costano di più, ma anche valgono di più. Le scatole sono invece indispensabili quando vanno a sostituire i faldoni, cioè quando contengono i fascicoli di qualche tipo. Sono molto più solide dei faldoni, più squadrate, e - da non sottovalutare - preservano i documenti dalla polvere. Oltre a ciò vi si può incollare un’etichetta, cosa che sullo schienale floscio dei faldoni era praticamente impossibile.
<br/>Quest’etichetta va incollata sul dorso o su un lato, dipende dall’altezza dello scaffale a disposizione, con l’indicazione del contenuto, ad esempio OPERAZIONI 1996 DAL N. 123 AL N. 456 oppure PROGETTI 1996 GEN-APR oppure PENDENZE LEGALI 1992/1993, eccetera.

C’è da dire ancora qualcosa sulle buste interne dei raccoglitori, cioè quei sacchetti di plastica trasparente con il '''“punching”''' (perforatura, una serie di buchi) che ne permette l’inserimento in ogni tipo di raccoglitore. Appena apparse sul mercato queste buste vennero snobbate a causa del costo relativamente alto, ma con il tempo la loro utilità ha sgominato ogni pregiudizio. Sono degli strumenti indispensabili per una corretta archiviazione, ma bisogna servirsene con criterio. A questo punto c’è da osservare infatti che queste buste si trovano in varie misure, dove dobbiamo principalmente considerare l’uso che se ne prevede. La prima distinzione è: la busta servirà per contenere un foglio o tanti fogli? Non è una questione frivola. Le buste della misura esatta A4 contengono perfettamente un foglio solo, e servono quando dobbiamo proteggere certi documenti, sia che non li vogliamo perforare per l’archivio (ad esempio un disegno), sia che si tratti di documenti che vengono tanto maneggiati da stropicciarsi in breve tempo (ad esempio un listino). Ma queste buste non vanno bene se dobbiamo inserirvi più fogli, perché proprio materialmente non ci stanno. Dobbiamo allora servirci delle buste leggermente più larghe, solo di circa un centimetro, ma quanto basta per contenere parecchie carte. Sono queste le buste che servono quando ad esempio, nella cartella di un cliente, si vuole tenere raggruppate, e separate dal resto, le copie delle fatture emesse a suo nome; quando, in un progetto si vogliono tenere distinte le varie fasi; quando, in un qualsiasi insieme, si vogliono tenere presenti alcuni aspetti senza intralciare la routine lavorativa. Nell’archiviazione, mentre le buste strette praticamente non servono, quelle larghe sono un valido aiuto nella sottodivisione nei raccoglitori classici. Bisogna però considerare che, con il tempo, la stampa tende ad attaccarsi alla plastica ed a “smontare” dal documento. Perciò, se prevediamo che un documento dovrà stare in quella busta per parecchio tempo o per sempre, interponiamo tra busta e stampa una velina che ci permetterà comunque di vedere in trasparenza, ma impedirà il deterioramento del documento.