Archiviazione documenti cartacei/Regole generiche: differenze tra le versioni
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Prima di iniziare ad illustrare un '''metodo di archiviazione''' tra i più diffusi, bisogna ripetere che comunque '''ogni sua regola è
Ogni azienda ha delle '''necessità specifiche''', sia per il tipo di attività che svolge, sia per il numero degli addetti, sia anche per le richieste che vengono poste dai dirigenti. Per poter far fronte a tutte queste - e a moltissime altre - variabili, la regola principale è quella della precisione. Se un metodo è magari un po’ originale, basta che venga applicato sempre nello stesso modo e comunque con precisione, per risultare utilissimo in ogni circostanza.
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==L’ambiente==
A parte il fatto determinante della disponibilità di spazio, l’archivio ottimale dovrebbe trovarsi un una o più '''camere''' separate dagli uffici operativi, ma vicinissimo ad essi.
==I mezzi==
Sono in pratica i contenitori degli archivi, cioè '''raccoglitori''', cartelle, buste e scatole, e comprensibilmente, quando si decide sull’acquisto di questi accessori, è tutto una questione di gusti, e alle volte anche di costi. ▼
In quanto ai raccoglitori, c’è chi preferisce quelli classici (dal dorso largo 6-10 cm), tutti eguali, e c’è chi opta per una soluzione più variopinta e differenziata, perché così la ricerca viene aiutata dalle varie forme e dai colori diversi dei contenitori.
▲Sono in pratica i contenitori degli archivi, cioè raccoglitori, cartelle, buste e scatole, e comprensibilmente, quando si decide sull’acquisto di questi accessori, è tutto una questione di gusti, e alle volte anche di costi.
▲In quanto ai raccoglitori, c’è chi preferisce quelli classici (dal dorso largo 6-10 cm), tutti eguali, e c’è chi opta per una soluzione più variopinta e differenziata, perché così la ricerca viene aiutata dalle varie forme e dai colori diversi dei contenitori. Comunque la scelta va fatta con criteri di praticità, per cui va data la precedenza a quei raccoglitori che risultano più maneggiabili e che salvaguardano l’integrità dei documenti. E’ da tenere presente che i raccoglitori che non possiedono un fermo (il ferretto che tiene le carte ferme nella posizione corretta) non sono raccoglitori “verticali”, cioè non li si può mettere in fila sullo scaffale come si mettono i libri, perché i documenti non fermati si piegherebbero e finirebbero per strapparsi. Questi raccoglitori sono fatti per stare orizzontalmente, cioè con la copertina sulla scrivania, per cui non sono adatti per l’archivio, ma per un uso corrente di consultazione e trasporto. La stessa cosa possiamo dire per i classici raccoglitori a falda che, sebbene possano agevolmente contenere tutti di documenti proprio perché trattenuti dalle falde e dall’elastico, non hanno però il “dorso” sul quale annotarne il contenuto. Solo negli ultimi anni sono stati messi in commercio dei raccoglitori a falda con dorso di un paio di centimetri e si sono dimostrati molto utili non solo per il trasporto di documenti, ma anche per una corretta archiviazione degli stessi. Il solo difetto di questi raccoglitori è il loro prezzo perché costano circa quanto un raccoglitore classico, ma contengono circa un quarto delle carte che quest’ultimo può comprendere. In archiviazione vengono usati perlopiù quando si deve raggruppare pochi documenti che non devono venir mischiati con altri, e dei quali non si prevede un maggior numero nemmeno con il passare degli anni.
Ci sono però dei documenti che non sono del formato A4 sopra previsto, e che non è possibile costringere nei raccoglitori classici. Non stiamo parlando di fogli leggermente più grandi che si possono eventualmente piegare (certe fatture ad esempio), ma dei tabulati di formato largo che ancora si usano in certe contabilità. E’ vero che la maggior parte dei contabili oggi opta per la scrittura “stretta” che permette di stampare su normale carta A4, ma non è certo una regola. <br/>Ci sono ancora moltissimi operatori che preferiscono le “lenzuola” come vanno scherzosamente chiamati i fogli larghi (praticamente un A3), sia per abitudine che per avere spazio dove annotare le correzioni sulle stampe di prova. Comunque sia, l’archivista non può decidere in merito, deve solo archiviare queste carte nel modo più corretto possibile. Visto che si tratta di documenti ufficiali di contabilità (libro giornale ad esempio), sarà bene usare i raccoglitori della forma adatta, cioè alti come gli altri, ma profondi (o larghi) il doppio, affinché i documenti non si stropiccino. Dato però che questi raccoglitori sono molto scomodi e prendono tanto spazio, sarà bene riservarli solo per i documenti importanti, non per eventuali stampe di prova o per gli archivi di uso corrente.
Le aziende che archiviano alcuni documenti raggruppandoli in fascicoli, ad esempio i Clienti nell’archiviazione specifica (meglio illustrata più avanti), hanno bisogno di grandi faldoni in cui contenere questi fascicoli. I faldoni sono cartelle dalla copertina rigida e senza schienale (o con schienale floscio), e si chiudono con tre lacci. Sono un po’ più grandi delle altre cartelle, appunto perché le devono contenere. Non sono molto pratici, in quanto lo schienale floscio e la chiusura a lacci non agevolano una forma compatta, “a cubo”, dell’insieme, bensì creano dei blocchi sformati e “a cuneo” che, sovrapposti, rischiano di scivolare, mentre allineati su uno scaffale lasciano fuoriuscire contenuti di piccolo formato. Oggi i faldoni sono largamente sostituiti dalle scatole di archivio che sono in pratica degli scatoloni in cartone ondulato o pressato, della giusta misura per contenere un raccoglitore o due. In effetti, alcune ditte usano queste scatole per archiviare quanto sta in un raccoglitore e usare quest’ultimo per un nuovo anno, ma non è questo il loro impiego migliore. Le scatole infatti prendono lo spazio che prende un raccoglitore, ma non riescono a conservare il suo l’ordine, perché i documenti ci stanno alla rinfusa. E’ vero che i raccoglitori costano di più, ma anche valgono di più. Le scatole sono invece indispensabili quando vanno a sostituire i faldoni, cioè quando contengono i fascicoli di qualche tipo. Sono molto più solide dei faldoni, più squadrate, e - da non sottovalutare - preservano i documenti dalla polvere. Oltre a ciò vi si può incollare un’etichetta, cosa che sullo schienale floscio dei faldoni era praticamente impossibile. Quest’etichetta va incollata sul dorso o su un lato, dipende dall’altezza dello scaffale a disposizione, con l’indicazione del contenuto, ad esempio OPERAZIONI 1996 DAL N. 123 AL N. 456 oppure PROGETTI 1996 GEN-APR oppure PENDENZE LEGALI 1992/1993, eccetera.
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