Archiviazione documenti cartacei/Regole generiche: differenze tra le versioni

Non dimentichiamo poi che, per l’archivista, il dato più importante di ogni documento è l’intestazione, perchè è in base a questo dato che verrà fatta ogni futura ricerca. Perciò l’intestazione non deve venir coperta da eventuali appunti o allegati che qualcuno ha ritenuto di attaccare al documento. Se l’archivista riceve un documento con l’intestazione coperta, è suo dovere staccare attentamente e senza far danni il foglietto (appunto, cedolino, scontrino) e riattaccarlo sullo stesso foglio, ma più in basso dove non coprirà l’intestazione, o eventualmente sul retro dello stesso foglio. La stessa regola deve venir osservata quando il foglio da archiviare è di dimensioni troppo grandi (superiori al formata A4). Prima di riporre questi documenti, ne dobbiamo ripiegare il lato destro e quello inferiore, in modo che rimanga ben visibile l’intestazione. In questo modo sacrifichiamo la possibilità dell’immediata lettura di dati spesso molto importanti, ad esempio in una fattura vanno ripiegati di sotto i prezzi ed il totale ammontare della fattura, ma è questo il modo corretto di riporla. Analogamente, se il documento è di grandezza giusta, ma stampato orizzontalmente, non dobbiamo archiviarlo come sta, perchè così facendo l’intestazione verrebbe a trovarsi in basso a sinistra o in alto a destra, e in caso di ricerca potremmo passare oltre senza vederla. Queste carte vanno archiviate nel senso della lettura, cioè con l’intestazione in alto a sinistra, e ripiegate a destra. Attenzione anche ai fogli troppo piccoli. Il più piccolo dei formati archiviabili è la metà dell’A4, il cosiddetto memorandum e va archiviato sempre nel senso della lettura, cioè con l’intestazione in alto a sinistra. Ogni foglietto più piccolo di questo (ad esempio uno scontrino) deve essere attaccato con la colla o meglio con la cucitrice su un pezzo di carta bianca formato A4 o almeno memorandum che poi regolarmente viene perforato ae riposto. Si usa questo metodo anche con documenti che è meglio non danneggiare con il perforatore, o che sono difficili da perforare, ad esempio campioni di stoffe o altri materiali.