Archiviazione documenti cartacei/Archivi di contabilità: differenze tra le versioni

Bisogna parlare a questo punto dei documenti che vengono archiviati assieme alla fattura, cioè proprio pinzati assieme. Si tratta di tutti i DDT (documenti di trasporto), sia quelli emessi dal venditore prima dell’emissione della fattura, sia quelli emessi dal corriere. Vanno attaccati alla fattura anche i documenti doganali e quelli dello spedizioniere; quando i documenti di queste due categorie formano un protocollo (sono cioè a sua volta vere e proprie fatture e come tali hanno un suo posto specifico), se ne allega una fotocopia oppure se ne indicano gli estremi sulla fattura di compravendita. Se non si gestisce l’archivio dei Clienti e dei Fornitori (di cui parleremo più avanti), tutti i documenti relativi alla stessa transizione vengono allegati alla fattura che la conclude, a partire dal primo contatto telefonico via via fino alla spedizione e fatturazione della merce. In particolare per le fatture di servizi o di assistenza, allegare i Rapporti di intervento. Sono questi dei fogli con l’indicazione del servizio reso in quella data, del riferimento all’eventuale contratto, e della durata dell’intervento, controfirmati sempre da chi ha goduto del servizio.

 

 

Un ultimo raccoglitore che rientra in questo gruppo è quello che contiene i risultati ufficiali dei vari esercizi contabili. Lo chiameremo ad esempio DICHIARAZIONI ANNUALI e vi conserveremo la dichiarazione annuale dei redditi e dichiarazione IVA, ed il bilancio depositato, separati da cartoncini con l’indicazione dell’anno contabile a cui si riferiscono. Non dimenticare di corredare le dichiarazioni con la prova dell’avvenuta consegna (la ricevuta o la ricevuta di raccomandata). Aggiungeremo all’occasione un raccoglitore di RIMBORSI IVA, nel quale ogni annata verrà tenuta in una apposita busta trasparente o cartella interna con l’indicazione degli estremi ben in vista.