Archiviazione documenti cartacei/Archivi Clienti e Fornitori: differenze tra le versioni

Sia comunque che si scelga l’archiviazione generica che quella specifica, di solito si tiene anche uno schedario dei clienti, dove su ogni scheda viene riportato non solo il nominativo, ma anche le condizioni di vendita a lui riservate, le persone da contattare, il fido concesso, eccetera. Comprensibilmente questo schedario non è necessario nelle aziende con pochi clienti, in quanto tutti questi dati sono reperibili nei fascicoli personali o addirittura possono essere ricordati. E’ invece uno strumento indispensabile per l’azienda con molti clienti, e deve essere assolutamente aggiornato e velocemente consultabile. Questo schedario si rinnova continuamente, per cui all’archivista non arriverà mai, ma possono venir archiviate schede di nominativi che certamente non si ripresenteranno. La miglior cosa è tenere tutte queste schede assieme in un apposito raccoglitore, ma possono venir anche cestinate. Se questo schedario viene tenuto in computer, come ormai correntemente si usa, sarà bene farne ogni anno una stampa completa ed archiviarla in un raccoglitore tipo NOMINATIVI CLIENTI.

 

 

 

Decidiamo poi quali sono i documenti che vogliamo conservare in questi archivi. Di solito vi si conserva tutta la corrispondenza ed in genere tutti i documenti che interessano solo questo nominativo, eventualmente una copia di ogni fattura ed una stampa mensile del suo conto, cioè l’estratto conto della sua situazione contabile. Questo perchè tali archivi devono rispecchiare il più chiaramente possibile la posizione di questo nominativo nei confronti della ditta. Rimarranno perciò tra questi documenti anche eventuali appunti presi durante una telefonata, o eventuali progetti, proposte, e soprattutto reclami.