Archiviazione documenti cartacei/Archivi di contabilità: differenze tra le versioni

per la valentina E’ un po’ diverso il discorso delle fatture ricevute, cioè le fatture di acquisto. Queste fatture pervengono in azienda perlopiù via posta e se è lo stesso archivista ad aprire la posta, come di solito succede, deve badare a non archiviarle, ma di passarle al reparto contabilità o dove gli viene indicato. Sembra una precisazione di troppo, ma succede molte volte che delle fatture vadano diritte in archivio senza passare dalla contabilità, è in effetti questo uno degli errori più frequenti. Quando poi queste fatture sono state registrate in contabilità e controllate dal responsabile per gli acquisti, ritornano dall’archivista. L’archiviazione classica prevede che queste fatture vengano conservate secondo il “protocollo” che è il numero progressivo con cui la fattura è stata contabilizzata nel libro bollato degli acquisti. Ma questo si faceva prevalentemente perchè in questo modo si teneva sotto controllo la correttezza del protocollo, cioè si controllava che nessun numero venisse saltato. Oggi è l’elaboratore a pensarci e conviene archiviare le fatture di acquisto per nominativo, cioè mettendo assieme tutte le fatture dello stesso fornitore in ordine di data, la più recente di sopra. Questo metodo consente una ricerca più facile e soprattutto permette un controllo dei prezzi praticamente istantaneo.