Archiviazione documenti cartacei/Archivi di contabilità: differenze tra le versioni

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===Fatture di vendita===
 
Le fatture00fatture00yara di vendita, anzi più precisamente le loro copie, vanno messe nel raccoglitore dietro numero il che significa anche dietro data, visto che per legge la numerazione deve progredire col tempo, senza possibilità di deroga. In alcune aziende le Note di Accredito (che sono poi solo fatture con importo negativo) seguono la numerazione delle fatture stesse, cioè sono intercalate tra le fatture e se ne distinguono solo per la dicitura “Nota d’Accredito” al posto di “Fattura”. Vanno archiviate tutte assieme, in ordine di numero. In altre aziende, le Note d’Accredito hanno una numerazione propria, ed in questo caso vengono conservate in raccoglitori a parte. Analogamente, dove per necessità particolari si emette più di una serie di fatture, l’archiviazione è separata. Il caso più comune è quello delle fatture “accompagnatorie” che seguendo una propria numerazione, devono rimanere ben separate dalle “differite”. Di norma le fatture si emettono in più copie, di cui solo la superiore si chiama “originale” e viene consegnata al cliente. Delle altre copie una deve andare nell’archivio, e le altre il cui smistamento in tempi non molto lontani costituiva un discreto impegno, stanno diventando inutili. Sarebbe molto utile che una di queste copie andasse archiviata nella cartella personale del cliente, dove queste cartelle vengono gestite, ma l’operazione richiede tempo notevole e molte volte non è conveniente. Lo stesso dicasi per la copia che andrebbe nella cartella del rappresentante. Oggi infatti le provvigioni vengono automaticamente calcolate dall’elaboratore al momento della fatturazione, e la conservazione di una copia nella cartella del rappresentante non ha senso. E’ ben più importante invece, e non si deve omettere, di inviare o consegnare quanto prima una copia della fattura al rappresentante, in modo che sia informato dell’avvenuta spedizione con tempestività. Le altre copie delle fatture emesse possono servire per molteplici scopi, ma sono tutte esigenze particolari dell’azienda e vengono archiviate di conseguenza. Per lo più si tratta di scopi obsoleti, come nel caso della copia per la cartella del rappresentante o quella che serviva per lo scarico del magazzino, che con l’avvento della fatturazione computerizzata hanno cessato di esistere.
 
In definitiva, le fatture da archiviare, dopo averne consegnato o spedito l’originale al cliente, sono solo quelle che vanno archiviate perchè la legge lo esige. Anche quella che oggi si deve inoltrare al rappresentante, è eliminata quando i rappresentanti sono collegati in rete con la casa madre.