Archiviazione documenti cartacei/Archivi di utilità: differenze tra le versioni

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==Prodotti==
 
Nelle aziende di produzione, cioè quelle che materialmente producono qualcosa, sia che si tratti di industria che di artigiano o di impresa di servizi, molto spesso si ha bisogno di un archivio dei prodotti. Naturalmente stiamo parlando di aziende che sono in grado di offrire dei prodotti standard, non dell’artigiano-artista che non è in grado o non desidera ripetere la stessa produzione. La necessità di questo archivio si presenta solo quando vendiamo un prodotto del quale il cliente desidera una fornitura regolare e scaglionata nel tempo, per cui dobbiamo produrre esattamente sempre lo stesso tipo di prodotto. Per poterlo fare devono esistere delle regole di produzione, o delle formule, o dei progetti, o delle tabelle di marcia che bisogna rispettare ogniqualvolta è richiesta la fornitura di quel particolare prodotto. Non è certamente professionale affidarsi al caso ed alla memoria, questi procedimenti devono venir scritti, conservati ed ottemperati alla lettera. Si crea così l’archivio dei Prodotti, composto da tanti fascicoli quanti sono i prodotti che possiamo produrre. Molte volte in questi fascicoli c’è tutta la ricchezza dell’azienda, per cui vengono conservati con cura e sotto chiave dal personale responsabile. Comunque sia, ognuno di questi fascicoli deve contenere tutta la procedura con cui il prodotto viene ottenuto, deve riportare la descrizione degli eventuali sbagli commessi e delle correzioni apportate. Deve contenere la descrizione del materiale necessario e dei relativi costi, nonchènonché uno specchietto dei possibili prezzi di vendita per varie fasce di utenti e per vari quantitativi. Nelle aziende maggiori vi si conservano i grafici relativi ai costi orari ed i prospetti delle varie politiche di mercato possibili. Le aziende produttrici di alcuni settori, ad esempio gli alimentaristi, vi conservano le analisi di ogni singolo prodotto. I chimici vi conservano le formule. I geometri ci mettono i progetti completi dei relativi costi. Un’azienda di assistenza farà un fascicolo per ogni pacchetto di servizi offerto all’acquirente, con un’esatta specifica e con un computo dei costi di trasferta rapportato al prezzo richiesto.
 
Si potrebbe elencare a lungo i documenti che potrebbero venir conservati in questi fascicoli, in quanto praticamente ogni azienda ha un prodotto da offrire ed è giusto che i responsabili dell’azienda stessa si facciano una ben precisa idea di che cosa vendono, ancor prima di sottoporla al cliente. La via più breve è senz’altro la gestione di questo archivio che ognuno si costruirà secondo le proprie necessità.
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==Altri archivi==
 
Ci sono poi degli archivi minori ma molto importanti e che all’occorrenza devono fornire immediatamente i documenti desiderati. FinchèFinché il numero di questi documenti è esiguo, possiamo tenerli tutti nello stesso raccoglitore, debitamente separati per gruppo. Ma è preferibile dare a ciascuna di queste categorie il suo raccoglitore.
 
===Assicurazioni===