Archiviazione documenti cartacei/Archivi Clienti e Fornitori: differenze tra le versioni

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== Archiviazione generica ==
 
In questo caso teniamo due archivi ben distinti, uno per i clienti e l’altro per i fornitori. Innanzi tutto bisogna definire chi sono i clienti ed i fornitori. Sembra una domanda facile, ma in pratica presenta alcune difficoltà. Per non sbagliare mai, atteniamoci alla regola che un nominativo diventa cliente o fornitore solo quando viene emessa una fattura (o parcella o simile). FinchèFinché non c’è fattura, il nominativo non deve comparire in questi archivi.
 
Decidiamo poi quali sono i documenti che vogliamo conservare in questi archivi. Di solito vi si conserva tutta la corrispondenza ed in genere tutti i documenti che interessano solo questo nominativo, eventualmente una copia di ogni fattura ed una stampa mensile del suo conto, cioè l’estratto conto della sua situazione contabile. Questo perché tali archivi devono rispecchiare il più chiaramente possibile la posizione di questo nominativo nei confronti della ditta. Rimarranno perciò tra questi documenti anche eventuali appunti presi durante una telefonata, o eventuali progetti, proposte, e soprattutto reclami.