Archiviazione documenti cartacei/Regole generiche: differenze tra le versioni

 

Dovrebbe essere luminoso e gli '''armadi''' dovrebbero essere disposti in modo tale da poter essere raggiunti senza difficoltà. Così pure eventuali scaffali a giorno non dovrebbero contenere documenti in doppia fila. Cosa che sembrerebbe superfluo esigere, ma purtroppo non si ottiene quasi mai, gli archivi dovrebbero essere tenuti puliti; non che il personale addetto alle pulizie debba passare con l'aspirapolvere ogni giorno come nel reparto operativo, ma almeno una volta al mese sì.

 

Alcuni degli armadi dovrebbero potersi chiudere a chiave, ma - per strano che sembri - non con chiusure della massima sicurezza. Questo perché in caso di incursioni di ladri possano venir aperti ma non danneggiati: un ladro che si trova davanti ad una cassaforte viene oltre modo tentato di aprirla con ogni mezzo, ma solitamente non ha motivo di rubare semplici documenti di archivio. La chiave su un armadio serve in effetti solo al personale, affinché le nuove leve e le persone comunque inesperte non vadano a far disordine tra le carte di una qualche importanza. Così, dovendo richiedere la chiave all'addetto, questa gente non si trova mai lontano dall'occhio vigile dell'archivista.

 

In quanto ai raccoglitori, c'è chi preferisce quelli classici (dal dorso largo 6-10 cm), tutti eguali, e c'è chi opta per una soluzione più variopinta e differenziata, perché così la ricerca viene aiutata dalle varie forme e dai colori diversi dei contenitori.

 

Comunque sia, la scelta va fatta con '''criteri di praticità''', per cui va data la precedenza a quei raccoglitori che risultano più maneggiabili e che salvaguardano l'integrità dei documenti.

 

È da tenere presente che i raccoglitori che non possiedono un '''fermo''' (il ferretto che tiene le carte ferme nella posizione corretta) non sono raccoglitori "verticali", cioè non li si può mettere in fila sullo scaffale come si mettono i libri, perché i documenti non fermati si piegherebbero e finirebbero per strapparsi. Questi raccoglitori sono fatti per stare orizzontalmente, cioè con la copertina sulla scrivania, per cui non sono adatti per l'archivio, ma per un uso corrente di consultazione e trasporto.

 

La stessa cosa possiamo dire per i classici raccoglitori '''a falda''' che, sebbene possano agevolmente contenere tutti i tipi di documenti proprio perché trattenuti dalle falde e dall'elastico, non hanno però il "dorso" sul quale annotarne il contenuto. Solo negli ultimi anni sono stati messi in commercio dei raccoglitori a falda con dorso di un paio di centimetri e si sono dimostrati molto utili non solo per il trasporto di documenti, ma anche per una corretta archiviazione degli stessi. Il solo difetto di questi raccoglitori è il loro prezzo, dal momento che costano circa quanto un raccoglitore classico ma contengono circa un quarto delle carte che quest'ultimo può comprendere. In archiviazione vengono usati perlopiù quando si deve raggruppare pochi documenti che non devono venir mischiati con altri, e dei quali non si prevede un incremento nemmeno con il passare degli anni.

 

Ci sono però dei documenti che non sono del formato [[w: DIN A4|A4]] sopra previsto, e che non è possibile costringere nei raccoglitori classici. Non stiamo parlando di fogli leggermente più grandi che si possono eventualmente piegare (certe fatture ad esempio), ma dei tabulati di formato largo che ancora si usano in certe contabilità. È vero che la maggior parte dei contabili oggi opta per la scrittura "stretta" che permette di stampare su normale carta A4, ma non è certo una regola.

 

Ci sono ancora moltissimi operatori che preferiscono le "lenzuola" come vanno scherzosamente chiamati i fogli larghi (praticamente un [[w:DIN A3|A3]]), sia per abitudine che per avere spazio dove annotare le correzioni sulle stampe di prova. Comunque sia, l'archivista non può decidere in merito, deve solo archiviare queste carte nel modo più corretto possibile. Visto che si tratta di documenti ufficiali di contabilità (libro giornale ad esempio), sarà bene usare i raccoglitori della forma adatta, cioè alti come gli altri, ma profondi (o larghi) il doppio, affinché i documenti non si stropiccino. Dato però che questi raccoglitori sono molto scomodi e prendono tanto spazio, sarà bene riservarli solo per i documenti importanti, non per eventuali stampe di prova o per gli archivi di uso corrente.

 

Le aziende che archiviano alcuni documenti raggruppandoli in '''fascicoli''', ad esempio i Clienti nell'archiviazione specifica (meglio illustrata più avanti), hanno bisogno di grandi '''faldoni''' in cui contenere questi fascicoli. I faldoni sono cartelle dalla copertina rigida e senza schienale (o con schienale floscio), e si chiudono con tre lacci. Sono un po' più grandi delle altre cartelle, appunto perché le devono contenere. Non sono molto pratici, in quanto lo schienale floscio e la chiusura a lacci non agevolano una forma compatta, "a cubo", dell'insieme, bensì creano dei blocchi sformati e "a cuneo" che, sovrapposti, rischiano di scivolare, mentre allineati su uno scaffale lasciano fuoriuscire contenuti di piccolo formato. Oggi i faldoni sono largamente sostituiti dalle '''scatole di archivio''' che sono in pratica degli scatoloni in cartone ondulato o pressato, della giusta misura per contenere un raccoglitore o due.

 

In effetti, alcune ditte usano queste scatole per archiviare quanto sta in un raccoglitore e usare quest'ultimo per un nuovo anno, ma non è questo il loro impiego migliore. Le scatole infatti prendono lo spazio che prende un raccoglitore, ma non riescono a conservare il suo ordine, perché i documenti vi si trovano alla rinfusa. È vero che i raccoglitori costano di più, ma anche valgono di più. Le scatole sono invece indispensabili quando vanno a sostituire i faldoni, cioè quando contengono i fascicoli di qualche tipo. Sono molto più solide dei faldoni, più squadrate, e - da non sottovalutare - preservano i documenti dalla polvere. Oltre a ciò vi si può incollare un'etichetta, cosa che sullo schienale floscio dei faldoni era praticamente impossibile.

 

Quest'etichetta va incollata sul dorso o su un lato, dipende dall'altezza dello scaffale a disposizione, con l'indicazione del contenuto, ad esempio OPERAZIONI 1996 DAL N. 123 AL N. 456 oppure PROGETTI 1996 GEN-APR oppure PENDENZE LEGALI 1992/1993, eccetera.

 

La prima caratteristica che deve interessare all'archivista quando riceve un documento è la '''carta''' sulla quale è stato scritto. Questo perché ogni scritta su carta chimica o su carta tecnica sbiadisce col tempo, fino a cancellarsi totalmente in un periodo relativamente breve.

 

È il caso dei fax e degli scontrini, come pure di certi lucidi. Archiviarli come stanno non servirebbe a nulla, equivarrebbe a buttarli. Bisogna perciò farne delle '''fotocopie''' e pinzarle sull'originale prima di procedere all'archiviazione. Non guasterà il timbro "Copia conforme all'originale" e la firma dell'addetto.

 

Non dimentichiamo poi che, per l'archivista, il dato più importante di ogni documento è l''''intestazione''', perché è in base a questo dato che verrà fatta ogni futura ricerca. Per questo motivo l'intestazione non deve venir coperta da eventuali appunti o allegati che qualcuno ha ritenuto di attaccare al documento.

 

Se l'archivista riceve un documento con l'intestazione coperta, è suo dovere staccare attentamente e senza far danni il foglietto (appunto, cedolino, scontrino) e riattaccarlo sullo stesso foglio, ma più in basso dove non coprirà l'intestazione, o eventualmente sul retro dello stesso foglio. La stessa regola deve venir osservata quando il foglio da archiviare è di dimensioni troppo grandi (superiori al formato A4). Prima di riporre questi documenti, ne dobbiamo ripiegare il lato destro e quello inferiore, in modo che rimanga ben visibile l'intestazione. In questo modo sacrifichiamo la possibilità dell'immediata lettura di dati spesso molto importanti, ad esempio in una fattura vanno ripiegati di sotto i prezzi ed il totale ammontare della fattura, ma è questo il modo corretto di riporla.

 

Analogamente, se il documento è di grandezza giusta, ma stampato orizzontalmente, non dobbiamo archiviarlo come sta, perché così facendo l'intestazione verrebbe a trovarsi in basso a sinistra o in alto a destra, e in caso di ricerca potremmo passare oltre senza vederla. Queste carte vanno archiviate nel senso della lettura, cioè con l'intestazione in alto a sinistra, e ripiegate a destra. Attenzione anche ai fogli troppo piccoli. Il più piccolo dei formati archiviabili è la metà dell'A4, il cosiddetto memorandum e va archiviato sempre nel senso della lettura, cioè con l'intestazione in alto a sinistra. Ogni foglietto più piccolo di questo (ad esempio uno scontrino) deve essere attaccato con la colla o meglio con la cucitrice su un pezzo di carta bianca formato A4 o almeno memorandum che poi regolarmente viene perforato e riposto. Si usa questo metodo anche con documenti che è meglio non danneggiare con il perforatore, o che sono difficili da perforare, ad esempio campioni di stoffe o altri materiali.

 

Molte volte poi le fatture vengono numerate non solo con numeri ma con lettere e numeri, ad esempio A00036. In questo caso bisogna innanzitutto sapere a che cosa si riferiscono le lettere. Se, come di norma succede, la lettera indica uno specifico reparto dell'azienda (poniamo A per ingrosso e B per dettaglio), abbiamo due serie di numerazioni che procedono indipendentemente l'una dall'altra. Ma certe aziende mettono delle lettere prima dei numeri per indicare la persona (o il reparto) che ha gestito quell'affare, così A0012 significa che la fattura n. 0012 conclude un affare gestito da Antonio, mentre la B0013 conclude una trattativa di Biagio.

 

È un sistema che si può definire perlomeno complicato, ma chi lo usa da anni si trova bene. Ora, la differenza con il caso precedente è enorme, perché qui abbiamo una sola serie di numeri, solo che di volta in volta hanno una diversa lettera davanti. In questo caso l'archiviazione va fatta ignorando le lettere. In sostanza, tutto sta nel distinguere le serie di numerazioni, e archiviare ogni serie autonomamente.

 

Dato che tutte le aziende prima o poi in qualche modo escono dall'ambito nazionale, bisogna usare l''''alfabeto''' inglese, quello di 26 lettere, aggiungendo all'alfabeto italiano, nel giusto ordine, le lettere J K W X Y. Se poi una ditta ha dei contatti con aziende dei paesi slavi o scandinavi o altri ancora, dovrà ampliare di conseguenza l'alfabeto in uso. È importante infatti comprendere che se un linguaggio ha avuto il bisogno di creare una lettera, significa che il suo popolo ne ha bisogno e noi dobbiamo rispettare i nostri partner.

 

Ad esempio, sarebbe scorretto che un ipotetico sig. Carlo venisse schedato come Karlo; allo stesso modo non è corretto archiviare John sotto Gion...

Tuttavia ordinare per alfabeto non è tanto semplice quanto sembra, proprio perché si tratta quasi sempre di ordinare '''nomi propri'''.

 

 

Una delle regole base di ogni relazione d'affari è quella di chiedere subito all'inizio una '''visura camerale''' della controparte, in modo da sapere, tra l'altro, l'esatta denominazione della ditta. Se non si vuole chiedere la visura, bisogna comunque chiedere esplicitamente questo dato, preferibilmente per iscritto. Non dimentichiamo che sugli elenchi richiesti dal Fisco devono essere riportati i nominativi esattamente come risultano dall'iscrizione alla C.C.I.A.A. Ed oltre a ciò è questo l'unico modo per sapere come esattamente tale azienda debba essere schedata.

 

In quanto alle denominazioni abbreviate tipo [[w:ENEL|ENEL]], [[w:FIAT|FIAT]], [[w:TIM|TIM]], [[w:UTET|UTET]], è meglio non scrivere le relative parole per esteso, proprio perché si rischierebbe di non individuare subito l'azienda, abituati come siamo al nome "breve".

 

L'unico problema è quello dei punti dopo le singole iniziali (E.N.E.L.) che talune aziende mettono ben in mostra sull'intestazione delle loro fatture, altre invece li omettono. Per il nostro archivio è una cosa senza importanza e possiamo decidere di puntare le iniziali o no, ma dobbiamo fare una regola valida sempre e comunque, e non sgarrare, specialmente se ci serviamo di un computer.

 

Più sotto, centrata nell'altezza del raccoglitore, viene messa la scritta che ne indichi chiaramente il contenuto in modo comprensibile a tutti, che sia concisa ed a caratteri grandi e netti. Una volta nelle scuole di ragioneria si imparava anche la calligrafia, proprio per imparare delle tecniche di titolazione. Ora, con l'aiuto del computer si possono fare delle scritte veramente chiare e belle con pochissimo sforzo. Basta tenere presenti alcune piccole regole che cercherò di riassumere in poche parole.

 

Intanto cerchiamo di usare meno parole possibili, quattro sono già troppe. Se necessario possiamo usare un sottotitolo, ma solo quando non se ne può fare a meno (ad esempio, sul raccoglitore CLIENTI potremmo avere un sottotitolo A - M per differenziarlo dal raccoglitore CLIENTI con il sottotitolo N - Z). Per quanto possibile usiamo sempre la stessa altezza di carattere per i titoli, un po' minore per i sottotitoli; il fatto che la parola "clienti" sia più breve della parola "fornitori" non ci autorizza a fare la scritta CLIENTI con caratteri più grandi. Non usiamo scritture stravaganti ed artistiche, scegliamo un font classico, marcato e ben visibile a distanza. E sempre lo stesso per tutti i raccoglitori. Non dobbiamo dimenticare che i titoli sui dorsi dei raccoglitori servono a noi ed ai nostri colleghi per trovare le carte, ma sono anche uno specchio della nostra precisione.

 

Sul dorso di un raccoglitore, di solito in basso, deve essere anche indicato il periodo a cui l'archivio si riferisce, di solito l'anno. È preferibile infatti che ogni anno contabile abbia i suoi raccoglitori, ma non è indispensabile. Alle volte un raccoglitore può servire anche per dieci anni, se contiene documentazione che non si accresce di molto nel tempo, ad esempio i documenti attestanti l'inizio di attività. Altre volte è necessario servirsi di due o più raccoglitori per lo stesso anno, ad esempio quando contengono le fatture di vendita di un'azienda di distribuzione.

 

Avremo così indicazioni tipo 1990 oppure 1990-1995 oppure gen-mar 1990, ecc. Evitiamo assolutamente di accorciare gli anni scrivendo solo le due ultime cifre, specialmente in questi anni di passaggio millennio. Abbreviamo invece volentieri i mesi, scrivendo solo le prime tre lettere, mentre eviteremo di indicarli con i numeri.

 

Un'ultima osservazione. Si sa che molte volte si ha necessità di scrivere titoli più lunghi di quanto la larghezza del raccoglitore consenta, Il pensiero va subito alla scritta verticale, ma asteniamocene. Una scritta verticale è una scritta illeggibile.

 

Il secondo pensiero va all''''abbreviazione''' della parola, ma le abbreviazioni finiscono per essere incomprensibili anche a chi le ha coniate. Cerchiamo invece di trovare la parola più breve o di scrivere in più righe. Invece di "Registro delle fatture di Acquisto" scriviamo solo "fatture" e in seconda riga "acquisto" (non reg. fatt. acq.). Invece di "Cartelle personali dei dipendenti" scriviamo solo "dipendenti" ed in seconda riga "cartelle" (non cart. dip.). Invece di scrivere "Ricerche di mercato" aiutiamoci con "marketing". Invece di "Formulazioni del dott. Rossi" scriviamo "A. Rossi" ed in seconda riga "formule", eccetera.

 

Con tutta la buona volontà, però, alle volte non si trova una parola sufficientemente breve e bisogna proprio scrivere in verticale e ciò vale particolarmente per i raccoglitori dal dorso di due o tre centimetri. Diciamo subito che la vera scritta verticale, cioè quella tipo insegna di bar, con le lettere una sotto l'altra, è da scartare decisamente e irrevocabilmente. Viene presa in considerazione una scritta normale che si può leggere solo mettendo il raccoglitore "a faccia in giù", cioè di piatto.

 

In questo caso scegliamo un font bello grande che ci aiuterà a leggere il titolo anche senza girare il raccoglitore o inclinare la testa in modo ridicolo. Poi, cosa della massima importanza, decidiamo una volta per sempre e non facciamo mai eccezioni, se la scritta parte dall'alto o dal basso. Non ci sono regole a questo riguardo, l'unica è appunto quella di fare sempre nello stesso modo. E poi, se possibile, mettiamo questi raccoglitori stretti dalle scritte che fanno girare il capo, tutti assieme sullo stesso scaffale, in omaggio all'estetica. Il massimo sarebbe poterli mettere di piatto uno sopra l'altro, in modo da conservare la scritta orizzontale, ma certamente questa è una soluzione non sempre possibile.