Archiviazione documenti cartacei/Regole generiche: differenze tra le versioni

Contenuto cancellato Contenuto aggiunto
Nikbot (discussione | contributi)
m Robot: Automated text replacement (-finchè +finché)
Nessun oggetto della modifica
Riga 1:
{{w}}{{Come gestire gli archivi cartacei}}
 
Prima di iniziare ad illustrare un metodo di archiviazione tra i più diffusi, bisogna ripetere che comunque ogni sua regola è flessibile, in quanto ciascuno deve adattarla ai propri bisogni, alle circostanze in cui deve operare. Ogni azienda ha delle necessità specifiche, sia per il tipo di attività che svolge, sia per il numero degli addetti, sia anche per le richieste che vengono poste dai dirigenti. Non dobbiamo infatti dimenticare che non tutti i dirigenti vedono le cose allo stesso modo. C’è ad esempio chi imposta tutto il lavoro sulla statistica, e in questo caso un archivio deve essere organizzato in modo da agevolare le ricerche statistiche. C’è poi il capo che pone alla base del proprio operato un budget che riflette entrate e uscite dei brevi periodi, per cui bisognerà tenerne conto nell’archiviazione. Anche quando il dirigente si fida prevalentemente del proprio sesto senso negli affari, un buon impiegato deve tenere pronte alla manoFIGA delle carte per confutare o confermare certe previsioni.
 
Per poter far fronte a tutte queste - e a moltissime altre - variabili, la regola principale è quella della precisione. Se un metodo è magari un po’ originale, basta che venga applicato sempre nello stesso modo e comunque con precisione, per risultare utilissimo in ogni circostanza.
Riga 43:
Altra raccomandazione apparentemente superflua è quella di tenere sempre raccoglitori ben distinti per ogni serie di numeri presenti in azienda. Se ad esempio sono presenti due modi di numerazione delle fatture emesse, dobbiamo per forza gestire due raccoglitori; in questo caso sarà molto utile che i due raccoglitori siano diversi, almeno di diverso colore, e che ogniqualvolta un documento vi viene riposto, si controlli bene di averlo archiviato nel giusto gruppo di appartenenza.
 
Molte volte poi le fatture vengono numerate non solo con numeri ma con lettere e numeri, ad esempio A00036. In questo caso bisogna innanzitutto sapere a che cosa si riferiscono le lettere. Se, come di norma succede, la lettera indica uno specifico reparto dell’azienda (poniamo A per ingrosso e B per dettaglio), abbiamo due serie di numerazioni che procedono indipendentemente l’una dall’altra. Ma certe aziende mettono delle lettere prima dei numeri per indicare la persona (o il reparto) che ha gestito quell’affare, così A0012 significa che la fattura n. 0012 conclude un affare gestito da Antonio, mentre la B0013 conclude una trattativa di Biagio. E’ un sistema che definirei perlomeno complicato, ma chi lo usa da anni ci si trova bene. Ora, la differenza con il caso precedente è enorme, perché qui abbiamo una sola serie di numeri, solo che di volta in volta hanno una diversa lettera davanti. In questo caso l’archiviazione va fatta ignorando le lettere. In sostanza, tutto sta nel distinguere le serie di numerazioni, e archiviare ogni serie autonomamente.
 
====Ordine alfabetico====
 
Dato che tutte le aziende prima o poi in qualche modo escono dall’ambito nazionale, bisogna usare l’alfabeto inglese, quello di 26 lettere, aggiungendo all’alfabeto italiano, nel giusto ordine, le lettere J K W X Y. Se poi una ditta ha dei contatti con aziende dei paesi slavi o scandinavi o altri ancora, dovrà ampliare di conseguenza l’alfabeto in uso. E’ importante infatti comprendere che se un linguaggio ha avuto il bisogno di creare una lettera, significa che il suo popolo ne ha bisogno e noi dobbiamo rispettare i nostri partner. Personalmente non perdonerei la persona che mi chiamasse Karlo (se mi chiamo Carlo), e perciò io non posso chiamarlo Gion (se lui si chiama John).
 
Ma ordinare per alfabeto non è tanto semplice quanto sembra, proprio perché si tratta quasi sempre di ordinare nomi propri. Prendiamo l’esempio più classico, un archivio di Clienti o Fornitori, dove le parole che dobbiamo mettere in ordine alfabetico sono le intestazioni delle aziende. Il signor Andrea Rossi gestisce una cartoleria; può intestare la sua carta ANDREA ROSSI oppure ROSSI ANDREA oppure CARTOLERIA di A. ROSSI o altro ancora. L’energia elettrica ci viene fornita dalla ENEL o E.N.E.L. o ENTE NAZIONALE PER L'ENERGIA ELETTRICA, eccetera. Abbiamo un cliente OASI VERDE ed un altro L’OASI VERDE, uno con la carta intestata 4 NOVEMBRE ed un altro che si chiama QUATTRO SORELLE. Una multinazionale emette una fattura con il proprio nome ed un’altra a nome della filiale italiana. Un’azienda cambia ragione sociale. E cosi via, le possibilità di dubbio sono tante.
 
Una delle regole base di ogni relazione d’affari è quella di chiedere subito all’inizio una visura camerale della controparte, in modo da sapere, tra l’altro, l’esatta denominazione della ditta. Se non si vuole chiedere la visura, bisogna comunque chiedere esplicitamente questo dato, preferibilmente per iscritto. Non dimentichiamo che sugli elenchi richiesti dal Fisco devono essere riportati i nominativi esattamente come risultano dall’iscrizione alla C.C.I.A.A. Ed oltre a ciò è questo l’unico modo per sapere come esattamente tale azienda debba essere schedata.
Distingueremo poi le ditte individuali dalle società. Questo perché le ditte individuali, quando chiamate con nome e cognome, come le persone fisiche, vengono archiviate per cognome. Il sig. Rossi di cui sopra può scrivere sulla carta intestata quello che vuole, noi lo archivieremo sotto la R. Solo se la sua azienda, alla C.C.I.A.A., è denominata CARTOLERIA ROSSI, questo non è più il nome e cognome del proprietario, bensì il “nome” della sua ditta, e viene messo sotto la C. Analogamente, quando una società è denominata ANDREA ROSSI SRL, questo non è più il nome e cognome di una persona, ma il “nome” di un’azienda, e va messo sotto la A. Ecco perché una visura camerale è indispensabile.
 
In quanto alle denominazioni abbreviate tipo ENEL, FIAT, TIM, UTET, è meglio non scrivere le relative parole per esteso, proprio perché si rischierebbe di non individuare subito l’azienda, abituati come siamo al nome “breve”. L’unico problema è quello dei punti dopo le singole iniziali (E.N.E.L.) che talune aziende mettono ben in mostra sull’intestazione delle loro fatture, altre invece li omettono. Per il nostro archivio è una cosa senza importanza e possiamo decidere di puntare le iniziali o no, ma dobbiamo fare una regola valida sempre e comunque, e non sgarrare, specialmente se ci serviamo di un computer.
 
E’ un problema di computer anche quando dobbiamo archiviare nominativi che iniziano per numero. Di solito infatti i numeri si mettono prima di tutte le lettere, per cui la ditta ufficialmente denominata “4 NOVEMBRE” verrà prima di ANDREA ROSSI SRL. Ma per alcuni programmi di computer la descrizione del nominativo non è un campo alfanumerico, per cui non accetta numeri. Dobbiamo perciò ripiegare sulla descrizione QUATTRO NOVEMBRE e riporre le carte sotto la Q, come già abbiamo fatto per la ditta ufficialmente denominata “QUATTRO SORELLE”. E questa è una prima deroga alla regola che impone l’osservanza della denominazione ufficiale.
 
La seconda deroga è quella che ci permette di eliminare gli articoli iniziali. Se dovessimo archiviare l’azienda L’OASI VERDE e tante altre che iniziano con l’articolo, sotto la L, avremmo un’infinità di nominativi sotto la L, il che certamente non facilita le eventuali ricerche. Ecco perché ribattezzeremo questa azienda in “OASI VERDE (L’)”
 
Ho accennato ad una società che alle volte fattura tramite una sua filiale. Qui il criterio è quello della Partita Iva. Se la Partita Iva è la stessa, l’azienda è una sola e come tale viene trattata anche in archivio. Se invece le Partita Iva sono diverse, si tratta di due aziende, cioè due diversi nominativi e devono venir trattati separatamente.
 
Lo stesso discorso vale per una ditta che cambia. Se cambia la Partita Iva, si tratta di una nuova azienda ed ha un posto tutto suo nel nostro archivio: Ma se viene cambiata solo la denominazione, e la Partita Iva resta la stessa (cosa peraltro assai improbabile), l’archivio rimane unico e va spostato in toto sotto la nuova denominazione.
 
===Scritte esterne===
 
Come ultima operazione prima di riporre un raccoglitore, c’è la scritta sul dorso. La prima scritta che ogni raccoglitore deve riportare è l’intestazione della ditta, subito nel primo spazio disponibile. Non occorre metterci i vari indirizzi e tutte quelle informazioni che vengono riportate sulla carta intestata. Basta la denominazione, ad esempio ROSSI S.R.L. oppure OFFICINE BENEDETTO S.N.C. oppure ALIMENTARI GIORGIO (senza aggiungere “di Giorgio Rossi”).
 
Più sotto, centrata nell’altezza del raccoglitore, viene messa la scritta che ne indichi chiaramente il contenuto in modo comprensibile a tutti, che sia concisa ed a caratteri grandi e netti. Una volta nelle scuole di ragioneria si imparava anche la calligrafia, proprio per imparare delle tecniche di titolazione. Ora, con l’aiuto del computer si possono fare delle scritte veramente chiare e belle con pochissimo sforzo. Basta tenere presenti alcune piccole regole che cercherò di riassumere in poche parole. Intanto cerchiamo di usare meno parole possibili, quattro sono già troppe. Se necessario possiamo usare un sottotitolo, ma solo quando non se ne può fare a meno (ad esempio, sul raccoglitore CLIENTI potremmo avere un sottotitolo A - M per differenziarlo dal raccoglitore CLIENTI con il sottotitolo N - Z). Per quanto possibile usiamo sempre la stessa altezza di carattere per i titoli, un po’ minore per i sottotitoli; il fatto che la parola “clienti” sia più breve della parola “fornitori” non ci autorizza a fare la scritta CLIENTI con caratteri più grandi. Non usiamo scritture stravaganti ed artistiche, scegliamo un font classico, marcato e ben visibile a distanza. E sempre lo stesso per tutti i raccoglitori. Non dobbiamo dimenticare che i titoli sui dorsi dei raccoglitori servono a noi ed ai nostri colleghi per trovare le carte, ma sono anche uno specchio della nostra precisione.
 
Sul dorso di un raccoglitore, di solito in basso, deve essere anche indicato il periodo a cui l’archivio si riferisce, di solito l’anno. E’ preferibile infatti che ogni anno contabile abbia i suoi raccoglitori, ma non è indispensabile. Alle volte un raccoglitore può servire anche per dieci anni, se contiene documentazione che non si accresce di molto nel tempo, ad esempio i documenti attestanti l’inizio di attività. Altre volte è necessario servirsi di due o più raccoglitori per lo stesso anno, ad esempio quando contengono le fatture di vendita di un’azienda di distribuzione. Avremo così l’indicazioni tipo 1990 oppure 1990-1995 oppure gen-mar 1990, ecc. Evitiamo assolutamente di accorciare gli anni scrivendo solo le due ultime cifre, specialmente in questi anni di passaggio millennio. Abbreviamo invece volentieri i mesi, scrivendo solo le prime tre lettere, mentre eviteremo di indicarli con i numeri.
 
Un’ultima osservazione. Si sa che molte volte si ha necessità di scrivere titoli più lunghi di quanto la larghezza del raccoglitore consenta, Il pensiero va subito alla scritta verticale, ma asteniamocene. Una scritta verticale è una scritta illeggibile. Il secondo pensiero va all’abbreviazione della parola, ma le abbreviazioni finiscono per essere incomprensibili anche a chi le ha coniate. Cerchiamo invece di trovare la parola più breve o di scrivere in più righe. Invece di “Registro delle fatture di Acquisto” scriviamo solo “fatture” e in seconda riga “acquisto” (non reg. fatt. acq.). Invece di “Cartelle personali dei dipendenti” scriviamo solo “dipendenti” ed in seconda riga “cartelle” (non cart. dip.). Invece di scrivere “Ricerche di mercato” aiutiamoci con “marketing”. Invece di “Formulazioni del dott. Rossi” scriviamo “A. Rossi” ed in seconda riga “formule”, eccetera.
 
Con tutta la buona volontà, però, alle volte non si trova una parola sufficientemente breve e bisogna proprio scrivere in verticale e ciò vale particolarmente per i raccoglitori dal dorso di due o tre centimetri. Diciamo subito che la vera scritta verticale, cioè quella tipo insegna di bar, con le lettere una sotto l’altra, è da scartare decisamente e irrevocabilmente. Viene presa in considerazione una scritta normale che si può leggere solo mettendo il raccoglitore “a faccia in giù”, cioè di piatto. In questo caso scegliamo un font bello grande che ci aiuterà a leggere il titolo anche senza girare il raccoglitore o inclinare la testa in modo ridicolo. Poi, cosa della massima importanza, decidiamo una volta per sempre e non facciamo mai eccezioni, se la scritta parte dall’alto o dal basso. Non ci sono regole a questo riguardo, l’unica è appunto quella di fare sempre nello stesso modo. E poi, se possibile, mettiamo questi raccoglitori stretti dalle scritte che fanno girare il capo, tutti assieme sullo stesso scaffale, in omaggio all’estetica. Il massimo sarebbe poterli mettere di piatto uno sopra l’altro, in modo da conservare la scritta orizzontale, ma certamente questa è una soluzione non sempre possibile.
 
===Archivi decentrati===
 
Nelle imprese più grandi, quelle cioè con filiali o reparti decentrati, logicamente ogni unità operativa avrà i propri archivi, autonomamente gestiti. Siccome però di solito a fine anno o periodo gestionale gli archivi vengono tutti trasferiti nell’archivio centrale, l’archivista della filiale deve attenersi a qualche ulteriore regola.
 
Il primo lavoro che deve fare è decidere quali documenti deve trasferire in sede. Di regola si mandano in sede gli archivi che per legge devono venir conservati, mentre restano presso la filiale quei documenti che potrebbero tornare utili solo nella filiale appunto, ma che in sede servirebbero solo ad occupare spazio. Alcuni di questi documenti, ad esempio le copie fatture emesse, in centrale non servono perché ne hanno già un esemplare, mentre in filiale potranno forse servire ancora per qualche riferimento; però quando nemmeno in filiale serviranno più, non devono venir mandate in sede, vanno cestinate. Nell’occasione di questa cernita l’archivista provvede pure all’eliminazione di quei documenti che non vanno conservati per legge e non servono alla filiale, sono dunque cartacce da buttare. Non deve lasciarsi prendere dalla tentazione di demandare il compito al magazziniere o di buttare tutto quanto assieme in un paio di scatoloni “e che si arrangino alla centrale”. E’ lui, l’archivista della filiale, la persona più adatta a dividere in tre gruppi ben distinti tutto il materiale d’archivio, perché già ne conosce il contenuto. Procederà perciò per primo ad eliminare le carte che non servono, come secondo ad archiviare nei propri archivi quanto può ancora servire alla filiale, e come ultimo riempirà gli scatoloni da mandare alla centrale.
 
Inizierà col sincerarsi che ogni raccoglitore porti, subito sotto l’intestazione dell’azienda, l’indicazione del reparto o della filiale, ad esempio ROSSI SRL - BOLOGNA se la ditta ha sede a Milano e una filiale a Bologna. Questo dato che al momento della creazione del raccoglitore non sembra degno di nota in quanto tutti gli archivi presenti si riferiscono ovviamente allo stesso luogo, diventa di vitale importanza quando gli archivi vengono unificati, in quanto è l’unico mezzo per distinguere gli archivi della filiale da quelli della sede.
 
Analogamente bisogna fare attenzione ai numeri che distinguono le varie Operazioni (di cui parleremo più esaurientemente nel capitolo Clienti e Fornitori). Questi numeri infatti di norma contengono tutte le indicazioni utili a identificare un’Operazione, ad esempio possiamo trovare un’Operazione con il numero 1234ts97567, che potrebbe stare per “cliente numero 1234 nella filiale di Trieste nell’anno 1997 numero progressivo di operazione 567”. Non è sufficiente dunque scrivere sul raccoglitore delle Operazioni solo “operazioni dal 1001 al 2200”, perché evidentemente non significa nulla. Solo un archivista che conosce perfettamente il significato dei vari numeri che compongono la cifra identificativa di una certa Operazione, potrebbe forse permettersi di accorciarla. Ma è senza dubbio preferibile annotare per esteso tutte le cifre scritte sul fascicolo.
 
La stessa raccomandazione va fatta per gli scatoloni che conterranno i raccoglitori da mandare alla centrale. Il contenuto deve essere identificato a colpo d’occhio e senza dubbi. Le parole più importanti sono “archivio”, “filiale”, e “anno”, per cui vanno marcate ben in grande. Scriveremo perciò sugli scatoloni qualcosa come ARCHIVIO FILIALE BOLOGNA 1997 - LIBRI BOLLATI oppure ARCHIVIO REPARTO MERCI - OPERAZIONI DAL 123456789 AL 234567890 - PRIMO SEMESTRE 1996 oppure ARCHIVIO LABORATORIO - FORMULE 1995/1996.