Archiviazione documenti cartacei/Regole generiche: differenze tra le versioni
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{{w}}{{Come gestire gli archivi cartacei}}
Prima di iniziare ad illustrare un metodo di archiviazione tra i più diffusi, bisogna ripetere che comunque ogni sua regola è flessibile, in quanto ciascuno deve adattarla ai propri bisogni, alle circostanze in cui deve operare. Ogni azienda ha delle necessità specifiche, sia per il tipo di attività che svolge, sia per il numero degli addetti, sia anche per le richieste che vengono poste dai dirigenti. Non dobbiamo infatti dimenticare che non tutti i dirigenti vedono le cose allo stesso modo. C’è ad esempio chi imposta tutto il lavoro sulla statistica, e in questo caso un archivio deve essere organizzato in modo da agevolare le ricerche statistiche. C’è poi il capo che pone alla base del proprio operato un budget che riflette entrate e uscite dei brevi periodi, per cui bisognerà tenerne conto nell’archiviazione. Anche quando il dirigente si fida prevalentemente del proprio sesto senso negli affari, un buon impiegato deve tenere pronte alla
Per poter far fronte a tutte queste - e a moltissime altre - variabili, la regola principale è quella della precisione. Se un metodo è magari un po’ originale, basta che venga applicato sempre nello stesso modo e comunque con precisione, per risultare utilissimo in ogni circostanza.
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Altra raccomandazione apparentemente superflua è quella di tenere sempre raccoglitori ben distinti per ogni serie di numeri presenti in azienda. Se ad esempio sono presenti due modi di numerazione delle fatture emesse, dobbiamo per forza gestire due raccoglitori; in questo caso sarà molto utile che i due raccoglitori siano diversi, almeno di diverso colore, e che ogniqualvolta un documento vi viene riposto, si controlli bene di averlo archiviato nel giusto gruppo di appartenenza.
Molte volte poi le fatture vengono numerate non solo con numeri ma con lettere e numeri, ad esempio A00036. In questo caso bisogna innanzitutto sapere a che cosa si riferiscono le lettere. Se, come di norma succede, la lettera indica uno specifico reparto dell’azienda (poniamo A per ingrosso e B per dettaglio), abbiamo due serie di numerazioni che procedono indipendentemente l’una dall’altra. Ma certe aziende mettono delle lettere prima dei numeri per indicare la persona (o il reparto) che ha gestito quell’affare, così A0012 significa che la fattura n. 0012 conclude un affare gestito da Antonio, mentre la B0013 conclude una trattativa di Biagio. E’ un sistema che definirei perlomeno complicato, ma chi lo usa da anni ci si trova bene. Ora, la differenza con il caso precedente è enorme, perché qui abbiamo una sola serie di numeri, solo che di volta in volta hanno una diversa lettera davanti. In questo caso l’archiviazione va fatta ignorando le lettere. In sostanza, tutto sta nel distinguere le serie di numerazioni, e archiviare
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