Archiviazione documenti cartacei/Regole generiche: differenze tra le versioni
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Dato che tutte le aziende prima o poi in qualche modo escono dall’ambito nazionale, bisogna usare l’alfabeto inglese, quello di 26 lettere, aggiungendo all’alfabeto italiano, nel giusto ordine, le lettere J K W X Y. Se poi una ditta ha dei contatti con aziende dei paesi slavi o scandinavi o altri ancora, dovrà ampliare di conseguenza l’alfabeto in uso. E’ importante infatti comprendere che se un linguaggio ha avuto il bisogno di creare una lettera, significa che il suo popolo ne ha bisogno e noi dobbiamo rispettare i nostri partner. Personalmente non perdonerei la persona che mi chiamasse Karlo (se mi chiamo Carlo), e perciò io non posso chiamarlo Gion (se lui si chiama John).
Ma ordinare per alfabeto non è tanto semplice quanto sembra, proprio perchè si tratta quasi sempre di ordinare nomi propri. Prendiamo l’esempio più classico, un archivio di Clienti o Fornitori, dove le parole che dobbiamo mettere in ordine alfabetico sono le intestazioni delle aziende. Il signor Andrea Rossi gestisce una cartoleria; può intestare la sua carta ANDREA ROSSI oppure ROSSI ANDREA oppure CARTOLERIA di A. ROSSI o altro ancora. L’energia elettrica ci viene fornita dalla
Una delle regole base di ogni relazione d’affari è quella di chiedere subito all’inizio una visura camerale della controparte, in modo da sapere, tra l’altro, l’esatta denominazione della ditta. Se non si vuole chiedere la visura, bisogna comunque chiedere esplicitamente questo dato, preferibilmente per iscritto. Non dimentichiamo che sugli elenchi richiesti dal Fisco devono essere riportati i nominativi esattamente come risultano dall’iscrizione alla C.C.I.A.A. Ed oltre a ciò è questo l’unico modo per sapere come esattamente tale azienda debba essere schedata.
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Lo stesso discorso vale per una ditta che cambia. Se cambia la Partita Iva, si tratta di una nuova azienda ed ha un posto tutto suo nel nostro archivio: Ma se viene cambiata solo la denominazione, e la Partita Iva resta la stessa (cosa peraltro assai improbabile), l’archivio rimane unico e va spostato in toto sotto la nuova denominazione.
===Scritte esterne===
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