Archiviazione documenti cartacei/Archivi Clienti e Fornitori: differenze tra le versioni

Sia comunque che si scelga l’archiviazione generica che quella specifica, di solito si tiene anche uno schedario dei clienti, dove su ogni scheda viene riportato non solo il nominativo, ma anche le condizioni di vendita a lui riservate, le persone da contattare, il fido concesso, eccetera. Comprensibilmente questo schedario non è necessario nelle aziende con pochi clienti, in quanto tutti questi dati sono reperibili nei fascicoli personali o addirittura possono essere ricordati. E’ invece uno strumento indispensabile per l’azienda con molti clienti, e deve essere assolutamente aggiornato e velocemente consultabile. Questo schedario si rinnova continuamente, per cui all’archivista non arriverà mai, ma possono venir archiviate schede di nominativi che certamente non si ripresenteranno. La miglior cosa è tenere tutte queste schede assieme in un apposito raccoglitore, ma possono venir anche cestinate. Se questo schedario viene tenuto in computer, come ormai correntemente si usa, sarà bene farne ogni anno una stampa completa ed archiviarla in un raccoglitore tipo NOMINATIVI CLIENTI.

 

 

In questo caso teniamo due archivi ben distinti, uno per i clienti e l’altro per i fornitori. Innanzi tutto bisogna definire chi sono i clienti ed i fornitori. Sembra una domanda facile, ma in pratica presenta alcune difficoltà. Per non sbagliare mai, atteniamoci alla regola che un nominativo diventa cliente o fornitore solo quando viene emessa una fattura (o parcella o simile). Finchè non c’è fattura, il nominativo non deve comparire in questi archivi.

Ad ogni modo, tutte le carte relative ad un certo nominativo vanno tenute in ordine di data, la più recente di sopra. Normalmente basterà una busta trasparente a contenerle e in questo caso vi infileremo sul davanti un foglio con scritto ben in grande il nominativo, l’indirizzo, i numeri di telefono e la persona a cui rivolgersi. Queste buste verranno poi messe in raccoglitori più capaci, in ordine alfabetico, la A di sopra, dove bisognerà mettere un separatore tra ogni lettera dell’alfabeto. Questo separatore sarà del tipo rubrica, cioè un foglio di cartoncino colorato un po’ più largo del formato A4, con le lettere dell’alfabeto in vista sul bordo destro. Subito sotto questo cartoncino metteremo un elenco sempre aggiornato dei nominativi contenuti sotto quella lettera. Può succedere che un nominativo solo abbia tanta corrispondenza da riempire da solo un intero contenitore, il che non deve preoccupare. Anzi, se questi archivi vengono usati spesso, poniamo che li si usi consultare direttamente anche durante le telefonate, sarà bene che i raccoglitori siano molto stretti, fino ad arrivare a contenere un nominativo solo ciascuno.

 

 

 

Per alcuni tipi di azienda non è conveniente tenere un archivio dei clienti come sopra descritto. Si tratta principalmente di due categorie: aziende con moltissimi clienti e quelle con pochissimi clienti.

Anche queste aziende che hanno optato per l’archiviazione specifica dei clienti, solitamente si attengono all’archiviazione di tipo generico per i fornitori, ma non è una regola. Come già detto, in ogni azienda si sceglie il metodo più pratico.

 

 

Strettamente connesse a questi archivi sono anche le evidenze dei probabili clienti e dei probabili fornitori. Questi sono semplicemente nominativi con cui sono in corso delle trattative, ma non si è ancora giunti ad una fatturazione. L’archivio si chiamerà ad esempio RICERCA CLIENTI o OFFERTE DI VENDITA oppure POSSIBILI FORNITORI o OFFERTE RICEVUTE e simili.