Archiviazione documenti cartacei/Archivi di utilità: differenze tra le versioni

In pratica però abbiamo imparato tutti a leggere i mastrini direttamente dal monitor e le stampe ci servono solo per i controlli. Di conseguenza, la stampa completa dei mastrini serve raramente, la si fa perlopiù solo per l'archivio, per permettere cioè un'eventuale ricerca futura di qualche dato. Tant'è vero che normalmente le stampe dei mastrini non si conservano per più di qualche anno, anche perché costituiscono il più voluminoso degli archivi. Visto allora l'impiego che se ne fa, basterebbe che a fine anno si procedesse ad una sola stampa di tutti i movimenti dell'anno, ed in effetti è ciò che molte ditte fanno. Altre invece, forse per agevolare la lettura dei movimenti o forse soltanto per dimostrare una certa diligenza nel lavoro, lo fanno molto più spesso, anche settimanalmente, ed è davvero un'esagerazione. Se in realtà il mastrino di un anno intero può davvero risultare poco utilizzabile perché troppo esteso, specialmente per i conti tipo Merci o Cassa o Banche, il troppo frazionamento ne diminuisce anche di più l'utilità in quanto non se ne può dedurre una logica consecuzione delle operazioni. Prendiamo per esempio l'uso più frequente che si fa dei mastrini, il controllo dei movimenti di un cliente. Se prendiamo in mano il mastrino di tutto un anno, e si tratta di un cliente abituale che ritira merce settimanalmente, la mole di dati che ci viene data è tale che non riusciamo a renderci esattamente conto delle varie fluttuazioni nel consumo e nei pagamenti. Se invece prendiamo il mastrino di un solo mese, non possiamo controllare i pagamenti - che si presumono differiti di 15 o 30 giorni - con le fatture. Ecco allora che, sempre in conformità con le esigenze dell'azienda e con il suo modus operandi, bisogna decidere quale sia il giusto periodo di tempo che si vuole visualizzare, il che significa ogni quanto tempo dovrà venir fatta la stampa dei mastrini. Di solito si opta per il trimestre e si fanno dunque quattro stampe annue. Molte volte l'ultima stampa dell'anno si fa alla fine dell'esercizio prima delle chiusure contabili, ed un'altra poi dopo le chiusure, ma non è una regola.

 

 

Nella realtà questa procedura è talmente complessa e prende tanto di quel tempo che si preferisce avere un archivio meno perfetto ma fatto più velocemente, per cui semplicemente si archivia tutto il pacco ricevuto dalla contabilità così come sta e la faccenda è chiusa. In questo modo abbiamo un archivio dove i dati non sono conservati per conto, ma per periodo e una ricerca può non essere molto agevolata. Ma si preferisce un sicuro guadagno di tempo in sede di archiviazione, ad un'eventuale perdita di tempo durante la ricerca. Ad ogni modo, anche quando si archivia in questa maniera, bisogna avere l'accortezza di girare il tabulato in modo che non inizi con il verso bianco del foglio, e che presenti sempre i numeri di conto bassi di sopra. Dato che non sempre un periodo è costituito da un unico pezzo di modulo continuo, mettere sempre dei cartoncini separatori tra i periodi e indicarne gli estremi, ad esempio ''II° TRIMESTRE 1998''. Non guasterà mai un Piano dei Conti all'inizio di ogni raccoglitore, prima del primo cartoncino. Anche all'esterno del raccoglitore stesso bisognerà indicare chiaramente i periodi che contiene, ad esempio ''MASTRI 1997 - I°-II°-II° TRIMESTRE'' oppure ''MASTRI 01.01-30.06 1999''.

Ovviamente la prima distinzione è tra banca e banca, non teniamo mai due banche nello stesso raccoglitore. La seconda distinzione, molto importante, è quella tra i vari conti presenti nella stessa banca; solitamente abbiamo nella stessa banca uno o più conti correnti e vari conti di anticipi, e dobbiamo tenerli assolutamente separati. Nell'ambito dello stesso conto poi, dividiamo gli estratti conto (che comprendono pure i conteggi di fine periodo, gli scalari, e le comunicazioni) dalle contabili dei movimenti. Queste contabili vanno infine divise in entrate e uscite ed archiviate per data, la più recente di sopra.

 

 

Logicamente, se le contabili da archiviare sono molte, invece di tenere tutta la banca in un solo raccoglitore, ci serviremo di un raccoglitore per ciascun gruppo, cioè per ciascun conto bancario e questo è infatti il modo più corretto di conservazione dei documenti bancari. Scriveremo dunque sui raccoglitori ad esempio: ''COMIT, C/C n. 1234, dal 01.07.1998 al 31.12.1998'' oppure ''CARIPLO, CONTO ANTICIPI n. 4567, 1996''.

Un ultimo gruppo che rientra nella serie degli archivi utili è quello delle pendenze legali. Purtroppo ogni azienda si trova prima o poi a parlare tramite avvocati, sia per difendersi che per accusare. Molte volte ne nascono delle pratiche voluminose che rimangono attuali per vari anni, per cui bisogna tenerle ben distinte dagli archivi che si ripongono annualmente.

 

 

Ci sono dei documenti in questi fascicoli che per la loro importanza devono venir in qualche modo evidenziati. Si tratta per esempio di una prima sentenza del Tribunale alla quale in seguito ci si appella. Questi documenti vanno conservati singolarmente in buste trasparenti, in modo che non si stropiccino e che vengano subito individuati nel contesto della pratica.