Archiviazione documenti cartacei/Regole generiche: differenze tra le versioni

{{Archiviazione documenti cartacei}}

 

 

Ogni azienda ha delle '''necessità specifiche''', sia per il tipo di attività che svolge, sia per il numero degli addetti, sia anche per le richieste che vengono poste dai dirigenti.<br/>Non dobbiamo infatti dimenticare che non tutti i dirigenti vedono le cose allo stesso modo.<br/>C’è ad esempio chi imposta tutto il lavoro sulla statistica, e in questo caso un archivio deve essere organizzato in modo da agevolare le ricerche statistiche. C’è poi il capo che pone alla base del proprio operato un budget che riflette entrate e uscite dei brevi periodi, per cui bisognerà tenerne conto nell’archiviazione. Anche quando il dirigente si fida prevalentemente del proprio sesto senso negli affari, un buon impiegato deve tenere pronte alla mano delle carte per confutare o confermare certe previsioni.

<br/>Comunque sia, la scelta va fatta con '''criteri di praticità''', per cui va data la precedenza a quei raccoglitori che risultano più maneggiabili e che salvaguardano l’integrità dei documenti.

<br/>&Egrave; da tenere presente che i raccoglitori che non possiedono un '''fermo''' (il ferretto che tiene le carte ferme nella posizione corretta) non sono raccoglitori “verticali”, cioè non li si può mettere in fila sullo scaffale come si mettono i libri, perché i documenti non fermati si piegherebbero e finirebbero per strapparsi. Questi raccoglitori sono fatti per stare orizzontalmente, cioè con la copertina sulla scrivania, per cui non sono adatti per l’archivio, ma per un uso corrente di consultazione e trasporto.

 

Ci sono però dei documenti che non sono del formato [[w: DIN A4|A4]] sopra previsto, e che non è possibile costringere nei raccoglitori classici. Non stiamo parlando di fogli leggermente più grandi che si possono eventualmente piegare (certe fatture ad esempio), ma dei tabulati di formato largo che ancora si usano in certe contabilità. È vero che la maggior parte dei contabili oggi opta per la scrittura “stretta” che permette di stampare su normale carta A4, ma non è certo una regola.

 

Le aziende che archiviano alcuni documenti raggruppandoli in '''fascicoli''', ad esempio i Clienti nell’archiviazione specifica (meglio illustrata più avanti), hanno bisogno di grandi '''faldoni''' in cui contenere questi fascicoli. I faldoni sono cartelle dalla copertina rigida e senza schienale (o con schienale floscio), e si chiudono con tre lacci. Sono un po’ più grandi delle altre cartelle, appunto perché le devono contenere. Non sono molto pratici, in quanto lo schienale floscio e la chiusura a lacci non agevolano una forma compatta, “a cubo”, dell’insieme, bensì creano dei blocchi sformati e “a cuneo” che, sovrapposti, rischiano di scivolare, mentre allineati su uno scaffale lasciano fuoriuscire contenuti di piccolo formato. Oggi i faldoni sono largamente sostituiti dalle '''scatole di archivio''' che sono in pratica degli scatoloni in cartone ondulato o pressato, della giusta misura per contenere un raccoglitore o due.

<br/>Quest’etichetta va incollata sul dorso o su un lato, dipende dall’altezza dello scaffale a disposizione, con l’indicazione del contenuto, ad esempio OPERAZIONI 1996 DAL N. 123 AL N. 456 oppure PROGETTI 1996 GEN-APR oppure PENDENZE LEGALI 1992/1993, eccetera.

 

C’è da dire ancora qualcosa sulle buste interne dei raccoglitori, cioè quei sacchetti di plastica trasparente con il '''“punching”''' (perforatura, una serie di buchi) che ne permette l’inserimento in ogni tipo di raccoglitore. Appena apparse sul mercato queste buste vennero snobbate a causa del costo relativamente alto, ma con il tempo la loro utilità ha sgominato ogni pregiudizio. Sono degli strumenti indispensabili per una corretta archiviazione, ma bisogna servirsene con criterio. A questo punto c’è da osservare infatti che queste buste si trovano in varie misure, dove dobbiamo principalmente considerare l’uso che se ne prevede. La prima distinzione è: la busta servirà per contenere un foglio o tanti fogli? Non è una questione frivola. Le buste della misura esatta A4 contengono perfettamente un foglio solo, e servono quando dobbiamo proteggere certi documenti, sia che non li vogliamo perforare per l’archivio (ad esempio un disegno), sia che si tratti di documenti che vengono tanto maneggiati da stropicciarsi in breve tempo (ad esempio un listino). Ma queste buste non vanno bene se dobbiamo inserirvi più fogli, perché proprio materialmente non ci stanno. Dobbiamo allora servirci delle buste leggermente più larghe, solo di circa un centimetro, ma quanto basta per contenere parecchie carte. Sono queste le buste che servono quando ad esempio, nella cartella di un cliente, si vuole tenere raggruppate, e separate dal resto, le copie delle fatture emesse a suo nome; quando, in un progetto si vogliono tenere distinte le varie fasi; quando, in un qualsiasi insieme, si vogliono tenere presenti alcuni aspetti senza intralciare la routine lavorativa. Nell’archiviazione, mentre le buste strette praticamente non servono, quelle larghe sono un valido aiuto nella sottodivisione nei raccoglitori classici. Bisogna però considerare che, con il tempo, la stampa tende ad attaccarsi alla plastica ed a “smontare” dal documento. Perciò, se prevediamo che un documento dovrà stare in quella busta per parecchio tempo o per sempre, interponiamo tra busta e stampa una velina che ci permetterà comunque di vedere in trasparenza, ma impedirà il deterioramento del documento.

 

 

==Le tecniche==

====Ordine numerico====

 

 

Altra raccomandazione apparentemente superflua è quella di tenere sempre raccoglitori ben distinti per ogni serie di numeri presenti in azienda. Se ad esempio sono presenti due modi di numerazione delle fatture emesse, dobbiamo per forza gestire due raccoglitori; in questo caso sarà molto utile che i due raccoglitori siano diversi, almeno di diverso colore, e che ogniqualvolta un documento vi viene riposto, si controlli bene di averlo archiviato nel giusto gruppo di appartenenza.

 

Sul dorso di un raccoglitore, di solito in basso, deve essere anche indicato il periodo a cui l’archivio si riferisce, di solito l’anno. È preferibile infatti che ogni anno contabile abbia i suoi raccoglitori, ma non è indispensabile. Alle volte un raccoglitore può servire anche per dieci anni, se contiene documentazione che non si accresce di molto nel tempo, ad esempio i documenti attestanti l’inizio di attività. Altre volte è necessario servirsi di due o più raccoglitori per lo stesso anno, ad esempio quando contengono le fatture di vendita di un’azienda di distribuzione.

 

Un’ultima osservazione. Si sa che molte volte si ha necessità di scrivere titoli più lunghi di quanto la larghezza del raccoglitore consenta, Il pensiero va subito alla scritta verticale, ma asteniamocene. Una scritta verticale è una scritta illeggibile.