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Archiviazione documenti cartacei/Archivi facoltativi: differenze tra le versioni

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{{w}}{{Come gestire gli archivi cartacei}}
 
Gli archivi facoltativi sono quelli che molte ditte non ritengono di organizzare, semplicemente perchèperché non li ritengono utili, o anche perchèperché il tempo che richiede la loro tenuta può essere meglio impiegato. Questo può essere vero nelle piccole ditte dove le carte “sparse” sono poche e quindi recuperabili in breve tempo anche se non catalogate. Il discorso cambia quando la ditta si allarga e si gonfiano a dismisura i mucchietti solitamente etichettati con “Varie” o qualcosa di simile. Con una parvenza di ordine, nelle aziende di piccole dimensioni tutte queste carte, cioè tutte quelle che sinora non abbiamo menzionato, vanno messe in un unico raccoglitore, spesso alla rinfusa o al massimo in ordine di data. Che si opti per un singolo raccoglitore con la scritta VARIE sul dorso va anche bene, ma cerchiamo di fare un buon ordine all’interno. Basterà dividerne il contenuto in gruppi separati dai cartoncini, farne un elenco ed inserirlo come primo foglio nel raccoglitore.
 
Forse l’unico problema è individuare quali possono essere questi gruppi che, nelle aziende grandi, conterranno tante carte da richiedere un raccoglitore (o più) ciascuno. La prima regola è cercare di inserire queste carte negli archivi di cui già abbiamo parlato. Se ad esempio ci perviene un opuscolo pubblicitario di un macchinario, possiamo metterlo tra i Possibili Fornitori. Se vogliamo conservare un ritaglio di giornale che parla di un nostro cliente, lo inseriamo tra le carte di quel cliente. Se si tratta di un numero di telefono scarabocchiato in fretta su un pezzo di carta, inseriamolo nella rubrica telefonica e buttiamo via l’appunto. Se la nostra banca ci comunica qualsiasi cosa, inseriamo tale lettera tra le Comunicazioni della banca, ma se l’opuscolo ci perviene da una banca di cui non ci serviamo, sarà opportuno metterlo tra i Possibili Fornitori (anche le banche sono fornitori, dato che forniscono un servizio). Cerchiamo insomma in tutti i modi di non incrementare il Varie o Miscellanea o Da Archiviare o come altro abbiamo deciso di chiamare questo raccoglitore delle cose che non servono ma che non vogliamo buttare. Se le conserviamo, teniamole sempre in ordine e impegniamoci a buttare periodicamente via quanto non può più servire.
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==Fiere==
 
Se la ditta partecipa a fiere, esposizioni e altri tipi di mercato fuori sede, dovremo tenere un archivio per tutti i documenti che ne derivano. Si tratta di opuscoli nostri e di altri, di resoconti delle dimostrazioni, di elenchi dei contatti avuti con i visitatori, ma anche delle modalità di accesso a queste strutture, delle procedure per gestire uno stand, degli elenchi di persone da impiegare per il tempo necessario, delle indicazioni logistiche per il personale. Tutte queste carte vanno conservate perchèperché possono essere di grande utilità. Il raccoglitore FIERE o ESPOSIZIONI conterrà una busta trasparente per ogni fiera, della quale verrà indicato il nome ed il periodo sul primo foglio ben in vista. Come già detto per altri archivi simili, se le carte relative ad una fiera sono tante da richiedere più spazio, bisognerà provvedere con più buste e con i cartoncini separatori. In questo caso potremmo avere dei sottogruppi di documenti tipo Allestimento, Personale, Costi, Contatti con il pubblico, Rendiconti.
 
==Legislazione==
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Per chiarire il concetto pensiamo alla famosa legge 626 di recente applicazione: non c’è azienda che la possa ignorare, eppure ben poche aziende ne hanno il testo. Sarebbe invece corretto non soltanto procurarsi una copia del testo, ma conservare pure eventuali articoli apparsi su giornali specializzati che hanno cercato di spiegarla. Quelle aziende che per vari motivi non hanno degli obblighi specifici da adempiere in ottemperanza a questa legge, ne conserveranno il testo in un raccoglitore generico tipo LEGISLAZIONE, ma quelle che devono tenere qualche evidenza, faranno bene a riservare un raccoglitore alla sola LEGGE 626 dove conservare, sopra il testo della legge, tutta la documentazione richiesta dalla stessa.
 
Vale lo stesso discorso per esempio quando la ditta produce articoli che vanno poi venduti imballati. La legge sugli imballi è molto articolata e bisogna conoscerla bene, dedichiamo anche ad essa un raccoglitore perchèperché ne avremo bisogno. Analogamente ci saranno altre leggi per altri tipi di attività e in ditta ci deve essere qualcuno che le conosca e che abbia cura di farle ottemperare: lo farà meglio se avrà a disposizione un buon archivio specifico.
 
==Tipografia==
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==Biblioteca==
 
Rimane da illustrare solo il più classico degli archivi, la biblioteca. E’ un archivio presente in tutte le aziende, non solo in quelle grandi, perchèperché proprio le aziende individuali devono essere sempre ben documentate se vogliono risultare concorrenziali. Si tratterà magari solo di manuali e di riviste del settore, ma per poterne trarre profitto bisogna tenerli in ordine.
 
Per praticità, distingueremo tra libri, riviste in abbonamento, e altre riviste. Non è, come si vede, una distinzione per contenuto che sarebbe quella più utile, semplicemente perchèperché, come in ogni biblioteca, prevale la necessità di riporre le pubblicazioni secondo formato. Sarà perciò facile distribuire sugli scaffali i libri in modo per quanto possibile omogeneo, cercando cioè di tenere distinti ad esempio i contratti collettivi di lavoro dai vocabolari e dai libri inerenti il proprio settore di attività. Per le riviste, avremo cura di raggruppare quelle a cui siamo abbonati, in annate, le altre verranno riposte preferibilmente per data. Con ciò il lavoro dell’archivista potrebbe essere finito, al massimo gli si potrà chiedere di evidenziare con cartoncini separatori (infilati tra un libro e l’altro in modo che ne sporgano un po’) le annate o i gruppi di contenuti.
 
Ma un buon archivista è anche bibliotecario, e questo non è affatto un lavoro da poco, perchèperché prende tanto tempo, e purtroppo il tempo manca sempre. I libri devono essere infatti anche catalogati, deve cioè esisterne un elenco in cui vengono riportati almeno Autore, Titolo, Argomento (non più di una riga). Con l’aiuto del computer, questi dati, variamente ordinati, permettono di trovare subito il libro che si cerca. Se la biblioteca occupa più scaffali, l’elenco dovrebbe contenere anche l’indicazione dell’Ubicazione.
 
Analogamente si dovrebbero schedare non le riviste, bensì gli articoli delle riviste, e questo purtroppo non si fa quasi mai, perchèperché non se ne vede l’utilità (in rapporto con il costo orario dell’addetto). E’ invece un lavoro della massima utilità, in quanto, una volta letta una rivista, si tende a dimenticarne il contenuto, e tanto valeva non leggerla. Se non si ha la possibilità di trovare subito un certo articolo, non vale la pena di conservarlo, alle volte neanche di leggerlo. Ne consegue che è inutile conservare le riviste se non si provvede a catalogarne il contenuto. Ecco perchèperché anche l’ordine fisico delle riviste su di uno scaffale non è tanto importante: quello che conta è poterne trovare il contenuto.
 
In linea di massima, l’elenco degli articoli sarà simile a quello dei libri: Nome della rivista, Numero/Anno, Autore, Articolo, Argomento. Se questi elenchi vengono gestiti a mano, sarà opportuno conservarli tutti assieme in un raccoglitore. Se invece, come preferibile, vengono compilati con il calcolatore, se ne potranno conservare delle stampe in un raccoglitore, ma la vera ricerca verrà fatta “in macchina”, cioè chiedendo al calcolatore la forma che di volta in volta servirà (elenco per autore, o per titolo, o per annata, ecc.). In questo modo la biblioteca risulterà veramente utile.
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