Archiviazione documenti cartacei/Archivi di contabilità: differenze tra le versioni
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==Libro Giornale==
Il più voluminoso è il libro giornale. Dato che per legge i movimenti devono essere registrati ogni giorno, ma non occorre che si stampino direttamente su bollato, di solito la stampa si fa mensilmente, o nelle aziende più grandi, settimanalmente. Ognuno di questi periodi va piegato con la prima pagina di sopra ed infilato in una busta trasparente. Le buste vengono archiviate nel raccoglitore secondo data, la più recente di sopra. Tra le buste si mettono dei cartoncini separatori per dividere le registrazioni per anno, o semestre, o mese, a seconda delle esigenze dell’azienda. L’importante è che non ci si possa confondere quando si ha la necessità di trovare una certa registrazione di una certa data. Non basta scrivere sui cartoncini ad esempio “III° trimestre”,
==Libro Acquisti e Libro Vendite==
I Registri degli ACQUISTI e delle VENDITE sono molto più sottili, in quanto sono soltanto elenchi delle fatture. Per la corretta archiviazione di questi due registri bisogna distinguere se l’IVA viene liquidata mensilmente o trimestralmente,
Come ben si capisce, per questi due libri non abbiamo bisogno di raccoglitori grossi, ma usiamo quelli dal dorso stretto, oppure possiamo utilizzarne uno dal dorso largo per più anni. In questo caso avremo cura di inserire tra ogni anno un cartoncino separatore con l’indicazione dell’anno contabile sottostante. Comunque sul dorso dovremo attaccare la scritta con l’indicazione del periodo a cui i documenti in esso contenuti si riferiscono, ad esempio ACQUISTI 1997 se il contenuto è di un anno, ma ACQUISTI 1995-1996-1997 se i documenti contenuti sono relativi a tre anni, e così via.
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Le fatture di vendita, anzi più precisamente le loro copie, vanno messe nel raccoglitore dietro numero il che significa anche dietro data, visto che per legge la numerazione deve progredire col tempo, senza possibilità di deroga. In alcune aziende le Note di Accredito (che sono poi solo fatture con importo negativo) seguono la numerazione delle fatture stesse, cioè sono intercalate tra le fatture e se ne distinguono solo per la dicitura “Nota d’Accredito” al posto di “Fattura”. Vanno archiviate tutte assieme, in ordine di numero. In altre aziende, le Note d’Accredito hanno una numerazione propria, ed in questo caso vengono conservate in raccoglitori a parte. Analogamente, dove per necessità particolari si emette più di una serie di fatture, l’archiviazione è separata. Il caso più comune è quello delle fatture “accompagnatorie” che seguendo una propria numerazione, devono rimanere ben separate dalle “differite”. Di norma le fatture si emettono in più copie, di cui solo la superiore si chiama “originale” e viene consegnata al cliente. Delle altre copie una deve andare nell’archivio, e le altre il cui smistamento in tempi non molto lontani costituiva un discreto impegno, stanno diventando inutili. Sarebbe molto utile che una di queste copie andasse archiviata nella cartella personale del cliente, dove queste cartelle vengono gestite, ma l’operazione richiede tempo notevole e molte volte non è conveniente. Lo stesso dicasi per la copia che andrebbe nella cartella del rappresentante. Oggi infatti le provvigioni vengono automaticamente calcolate dall’elaboratore al momento della fatturazione, e la conservazione di una copia nella cartella del rappresentante non ha senso. E’ ben più importante invece, e non si deve omettere, di inviare o consegnare quanto prima una copia della fattura al rappresentante, in modo che sia informato dell’avvenuta spedizione con tempestività. Le altre copie delle fatture emesse possono servire per molteplici scopi, ma sono tutte esigenze particolari dell’azienda e vengono archiviate di conseguenza. Per lo più si tratta di scopi obsoleti, come nel caso della copia per la cartella del rappresentante o quella che serviva per lo scarico del magazzino, che con l’avvento della fatturazione computerizzata hanno cessato di esistere.
In definitiva, le fatture da archiviare, dopo averne consegnato o spedito l’originale al cliente, sono solo quelle che vanno archiviate
===Fatture di acquisto===
E’ un po’ diverso il discorso delle fatture ricevute, cioè le fatture di acquisto. Queste fatture pervengono in azienda perlopiù via posta e se è lo stesso archivista ad aprire la posta, come di solito succede, deve badare a non archiviarle, ma di passarle al reparto contabilità o dove gli viene indicato. Sembra una precisazione di troppo, ma succede molte volte che delle fatture vadano diritte in archivio senza passare dalla contabilità, è in effetti questo uno degli errori più frequenti. Quando poi queste fatture sono state registrate in contabilità e controllate dal responsabile per gli acquisti, ritornano dall’archivista. L’archiviazione classica prevede che queste fatture vengano conservate secondo il “protocollo” che è il numero progressivo con cui la fattura è stata contabilizzata nel libro bollato degli acquisti. Ma questo si faceva prevalentemente
Avremo così dei raccoglitori per le fatture di vendita tipo FATTURE VENDITA DAL N. O1 AL N. 514 - GEN-APR 1996, mentre per le fatture di acquisto avremo FATTURE ACQUISTO ADANI-FORTI 1996.
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