Archiviazione documenti cartacei/Regole generiche: differenze tra le versioni
Contenuto cancellato Contenuto aggiunto
Nessun oggetto della modifica |
Nessun oggetto della modifica |
||
Riga 1:
{{Come gestire gli archivi cartacei}}
Prima di iniziare ad illustrare
Per poter far fronte a tutte queste - e a moltissime altre - variabili, la regola principale è quella della precisione. Se un metodo è magari
==L’ambiente==
A parte il fatto determinante della disponibilità di spazio, l’archivio ottimale dovrebbe trovarsi un una o più camere separate dagli uffici operativi, ma vicinissimo ad essi. Dovrebbe essere luminoso e gli armadi dovrebbero essere disposti in modo tale da poter essere raggiunti senza difficoltà. Così pure eventuali scaffali a giorno non dovrebbero contenere documenti in doppia fila. Cosa che sembrerebbe superfluo esigere, ma purtroppo non si ottiene quasi mai, gli archivi dovrebbero essere tenuti puliti; non che la donna delle pulizie debba passare con l’aspirapolvere ogni giorno come nel reparto operativo, ma almeno una volta al mese sì. Alcuni degli armadi dovrebbero potersi chiudere a chiave, ma - per strano che sembri - non con chiusure della massima sicurezza. Questo perchè in caso di incursioni di ladri possano venir aperti ma non danneggiati: un ladro che si trova davanti ad una cassaforte viene oltre modo tentato di aprirla con ogni mezzo, ma solitamente non ha motivo di rubare semplici documenti di archivio. La chiave su un armadio serve in effetti solo al personale, affinchè le nuove leve e le persone comunque inesperte non vadano a far disordine tra le carte di una qualche importanza.
==I mezzi==
Riga 13:
Sono in pratica i contenitori degli archivi, cioè raccoglitori, cartelle, buste e scatole, e comprensibilmente, quando si decide sull’acquisto di questi accessori, è tutto una questione di gusti, e alle volte anche di costi.
In quanto ai raccoglitori, c’è chi preferisce quelli classici (dal dorso largo 6-10 cm), tutti eguali, e c’è chi opta per una soluzione più variopinta e differenziata, perchè così la ricerca viene aiutata dalle varie forme e dai colori diversi dei contenitori.
Ci sono però dei documenti che non sono del formato A4 sopra previsto, e che non è possibile costringere nei raccoglitori classici. Non
Le aziende che archiviano alcuni documenti raggruppandoli in fascicoli, ad esempio i Clienti nell’archiviazione specifica (meglio illustrata più avanti), hanno bisogno di grandi faldoni in cui contenere questi fascicoli. I faldoni sono cartelle dalla copertina rigida e senza schienale (o con schienale floscio), e si chiudono con tre lacci. Sono un po’ più grandi delle altre cartelle, appunto perchè le devono contenere. Non sono molto pratici, in quanto lo schienale floscio e la chiusura a lacci non agevolano una forma compatta, “a cubo”, dell’insieme, bensì creano dei blocchi sformati e “a cuneo” che, sovrapposti, rischiano di scivolare, mentre allineati su uno scaffale lasciano fuoriuscire contenuti di piccolo formato. Oggi i faldoni sono largamente sostituiti dalle scatole di archivio che sono in pratica degli scatoloni in cartone ondulato o pressato, della giusta misura per contenere un raccoglitore o due. In effetti, alcune ditte usano queste scatole per archiviare quanto sta in un raccoglitore e usare quest’ultimo per un nuovo anno, ma non è questo il loro impiego migliore. Le scatole infatti prendono lo spazio che prende un raccoglitore, ma non riescono a conservare il suo l’ordine, perchè i documenti ci stanno alla rinfusa. E’ vero che i raccoglitori costano di più, ma anche valgono di più. Le scatole sono invece indispensabili quando vanno a sostituire i faldoni, cioè quando contengono i fascicoli di qualche tipo. Sono molto più solide dei faldoni, più squadrate, e - da non sottovalutare - preservano i documenti dalla polvere. Oltre a ciò vi si può incollare un’etichetta, cosa che sullo schienale floscio dei faldoni era praticamente impossibile. Quest’etichetta va incollata sul dorso o su un lato, dipende dall’altezza dello scaffale a disposizione, con l’indicazione del contenuto, ad esempio OPERAZIONI 1996 DAL N. 123 AL N. 456 oppure PROGETTI 1996 GEN-APR oppure PENDENZE LEGALI 1992/1993, eccetera.
C’è da dire ancora qualcosa sulle buste interne dei raccoglitori, cioè quei sacchetti di plastica trasparente con il “punching” (perforatura, una serie di buchi) che ne permette l’inserimento in ogni tipo di raccoglitore. Appena apparse sul mercato queste buste vennero snobbate a causa del costo relativamente alto, ma con il tempo la loro utilità ha sgominato ogni pregiudizio. Sono degli strumenti indispensabili per una corretta archiviazione, ma bisogna servirsene con criterio. A questo punto c’è da osservare infatti che queste buste si trovano in varie misure, dove dobbiamo principalmente considerare l’uso che se ne prevede. La prima distinzione è: la busta servirà per contenere un foglio o tanti fogli? Non è una questione frivola. Le buste della misura esatta A4 contengono perfettamente un foglio solo, e servono quando dobbiamo proteggere certi documenti, sia che non li vogliamo perforare per l’archivio (ad esempio un disegno), sia che si tratti di documenti che vengono tanto maneggiati da stropicciarsi in breve tempo (ad esempio un listino). Ma queste buste non vanno bene se dobbiamo inserirvi più fogli, perchè proprio materialmente non ci stanno. Dobbiamo allora servirci delle buste leggermente più larghe, solo di circa un centimetro, ma quanto basta per contenere parecchie carte. Sono queste le buste che servono quando ad esempio, nella cartella di un cliente, si vuole tenere raggruppate, e separate dal resto, le copie delle fatture emesse a suo nome; quando, in un progetto si vogliono tenere distinte le varie fasi; quando, in un qualsiasi insieme, si
Un ultimo strumento per la corretta archiviazione, ma non certo il meno importante, sono i separatori, cioè i cartoncini che separano i vari gruppi di carte contenuti nello stesso raccoglitore. Sono dei cartoncini un po’ più larghi delle carte che devono tenere separate, in modo da evidenziare subito all’apertura del raccoglitore l’esatto punto da aprire, tipo rubrica telefonica. Sul bordo portano infatti l’indicazione del contenuto che segue, ad esempio un raccoglitore di progetti avrà bisogno di separatori che indicheranno sul bordo il nome di ogni singolo progetto. Alle volte i separatori sono semplici rubriche, cioè cartoncini con sul bordo le lettere dell’alfabeto, e servono perlopiù nelle piccole aziende, per contenere ad esempio tutti i clienti la cui ragione sociale inizia con la stessa lettera. Se ne trovano vari esempi in commercio, ma
==Le tecniche==
|