Archiviazione documenti cartacei/Archivi societari: differenze tra le versioni

Si tratta dei cosiddetti “libri bollati” che contengono la registrazione ufficiale di quanto succede in una società. Alcune aziende li tengono ancora a mano, cioè scrivendo materialmente con penna su appositi libri prestampati. Altre, e sono ormai la grande maggioranza, compilano questi libri a computer. La legge non distingue tra le due modalità, quello che importa è che la carta su cui vengono riportati i dati sia stata preventivamente bollata.

 

 

Parliamo invece dei documenti compilati a computer. Si tratta essenzialmente delle raccolte di verbali delle varie assemblee, sia dei SOCI, o degli AMMINISTRATORI, o dei SINDACI, ecc.

Per questi libri vengono usati dei raccoglitori più sottili (dorso di 3-5 cm), dato che solitamente le assemblee si fanno al massimo due o tre volte all’anno, per cui un raccoglitore di questa grandezza è sufficiente per parecchi anni. Ogni verbale va piegato in modo da vedere la pagina di inizio, ed inserito in una busta trasparente: Le buste vengono messe nel raccoglitore in ordine di data, la più recente di sopra. Ci sarà poi un cartoncino separatore dopo ogni anno, con ben evidenziato appunto l’anno di gestione a cui i verbali si riferiscono.