Prima di iniziare ad illustrare il metodimetodo di archiviazione che io ho trovato giusto, devo ripetere che comunque ogni sua regola è flessibile, in quanto ciascuno deve adattarla ai propri bisogni, alle circostanze in cui deve operare. Ogni azienda ha delle necessità specifiche, sia per il tipo di attività che svolge, sia per il numero degli addetti, sia anche per le richieste che vengono poste dai dirigenti. Non dobbiamo infatti dimenticare che non tutti i dirigenti vedono le cose allo stesso modo. C’è ad esempio chi imposta tutto il lavoro sulla statistica, e in questo caso un archivio deve essere organizzato in modo da agevolare le ricerche statistiche. C’è poi il capo che pone alla base del proprio operato un budget che riflette entrate e uscite dei brevi periodi, per cui bisognerà tenerne conto nell’archiviazione. Anche quando il dirigente si fida prevalentemente del proprio sesto senso negli affari, un buon impiegato deve tenere pronte alla mano delle carte per confutare o confermare certe previsioni.
Per poter far fronte a tutte queste - e a moltissime altre - variabili, la regola principale è quella della precisione. Se un metodo è magari anche un po’ scorretto, basta che venga applicato sempre nello stesso modo e comunque con precisione, per risultare utilissimo in ogni circostanza.
