Archiviazione documenti cartacei/Regole generiche: differenze tra le versioni

A parte il fatto determinante della disponibilità di spazio, l’archivio ottimale dovrebbe trovarsi un una o più '''camere''' separate dagli uffici operativi, ma vicinissimo ad essi.<br/>Dovrebbe essere luminoso e gli '''armadi''' dovrebbero essere disposti in modo tale da poter essere raggiunti senza difficoltà. Così pure eventuali scaffali a giorno non dovrebbero contenere documenti in doppia fila. Cosa che sembrerebbe superfluo esigere, ma purtroppo non si ottiene quasi mai, gli archivi dovrebbero essere tenuti puliti; non che la donna delle pulizie debba passare con l’aspirapolvere ogni giorno come nel reparto operativo, ma almeno una volta al mese sì.
<br/>Alcuni degli armadi dovrebbero potersi chiudere a chiave, ma - per strano che sembri - non con chiusure della massima sicurezza. Questo perché in caso di incursioni di ladri possano venir aperti ma non danneggiati: un ladro che si trova davanti ad una cassaforte viene oltre modo tentato di aprirla con ogni mezzo, ma solitamente non ha motivo di rubare semplici documenti di archivio. La chiave su un armadio serve in effetti solo al personale, affinché le nuove leve e le persone comunque inesperte non vadano a far disordine tra le carte di una qualche importanza. Così, dovendo richiedere la chiave all’addetto, questa gente non si trova mai lontano dall’occhio vigile dell’archivista.<br/>Oltre a ciò, l’archivio dovrebbe contenere almeno una grande [[w:scrivania|scrivania]] con relativa sedia, l’occorrente per prendere appunti e l’occorrente per archiviare le carte (perforatori, pennarelli, timbri ove richiesto, ecc.).